Długie okresy rozliczeniowe a elastyczne planowanie pracy

Koniec roku kalendarzowego sprzyja podsumowaniom i planom. Wielu pracodawców zastanawia się nad wprowadzeniem w firmie od stycznia 12-miesięcznego rozliczenia czasu pracy. Czy warto je stosować? Zanim firma się na to zdecyduje, musi skrupulatnie przeanalizować wady i zalety takiego rozwiązania.

Dla kogo

12-miesięczny okres rozliczeniowy może wprowadzić każdy pracodawca. Pod warunkiem jednak że jest to uzasadnione „przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy". Tak stanowi art. 129 § 2 k.p. >patrz ramka.

Na rozwiązaniu tym skorzystają jednak głównie te zakłady, w których występuje zmienne zapotrzebowanie na pracowników i gdzie działalność intensyfikuje się sezonowo. Będą to m.in. firmy budowlane czy podmioty, których aktywność produkcyjna lub usługowa zależą od zróżnicowanego popytu na rynku lub systemu zamówień.

Na plus

Zaletą długich okresów rozliczeniowych jest elastyczne planowanie pracy. Pracodawca może zlecać pracownikom większą liczbę zadań do wykonania w wybranych miesiącach przy równoczesnym zaplanowaniu im mniejszej liczby dni roboczych w innym okresie. W ten sposób firmy dostosowują czas pracy załogi do zmiennego zapotrzebowania na nią bez konieczności kwalifikowania zwiększonego wymiaru czasu pracy jako nadgodzin.

Bilansowanie godzin

Długie okresy rozliczeniowe pozwalają uniknąć jednak tylko tych nadgodzin, które mają charakter średniotygodniowy (tj. powstałych z tytułu pracy w dodatkowym dniu, powodujących przekroczenie normy pięciodniowego oraz 40-godzinnego tygodnia pracy). Normy te nie są bowiem sztywne (są przeciętne). Dzięki temu dopuszczalne jest ich bilansowanie w okresie rozliczeniowym, tj. zlecenie pracownikowi większej liczby dni pracy w jednym miesiącu przy jednoczesnym odpowiednim ich zmniejszeniu w innych tygodniach okresu rozliczeniowego. Celem takich działań jest to, aby tygodniowy czas pracy nie przekraczał średnio pięciu dni i 40 godzin.

Dłuższe okresy rozliczeniowe są korzystne także w tych systemach, które pozwalają zwiększyć dobowy wymiar czasu pracy powyżej ośmiu godzin (np. w równoważnym czasie, gdzie dopuszczalne jest wykonywanie zadań do 12 godzin na dobę). W takim przypadku przedłużony dobowy wymiar jest równoważony krótszym czasem pracy w innych dniach lub dniami wolnymi od zadań. Dłuższe okresy rozliczeniowe pozwalają zatem „oddać" czas wolny nawet po kilku miesiącach od wystąpienia wzmożonej aktywności.

Z zachowaniem norm

Wydłużenie okresu rozliczeniowego nie uprawnia jednak pracodawcy do dowolnego podwyższania dobowego czasu pracy w podstawowym systemie. W nim norma ośmiogodzinna jest bowiem sztywna i nieprzekraczalna. W takim przypadku praca ponadnormatywna będzie zawsze powodować powstanie nadgodzin dobowych, a te nie są niwelowane przez rozłożenie ich w czasie. Wydłużony okres rozliczeniowy nie pozwoli także uniknąć nadgodzin dobowych powstałych z racji przekroczenia maksymalnego dobowego wymiaru obowiązującego w innych systemach (np. przy przekroczeniu 12 godzin pracy na dobę u zatrudnionych w systemie równoważnym).

Mimo że długi okres rozliczeniowy nie zapobiegnie powstaniu nadgodzin dobowych, to jednak będzie korzystny pod względem terminu ich rozliczania (w formie udzielenia czasu wolnego).

Późniejsza rekompensata

Jeżeli bowiem czas wolny przyznawany jest przez pracodawcę bez wniosku pracownika, to art. 1512 § 2 k.p. nakazuje szefowi udzielić go do końca okresu rozliczeniowego. Wydłużenie tego okresu pozwala zrekompensować nadgodziny nawet po kilku miesiącach od ich wystąpienia. Długość okresu rozliczeniowego traci jednak na znaczeniu, gdy nadgodziny rozliczane są na wniosek pracownika. Jeżeli czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach udziela się z inicjatywy zatrudnionego, może on przypadać w dowolnym terminie – także po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Przy wydłużeniu okresu pracodawca zyskuje także więcej czasu na udzielenie dnia wolnego z tytułu pracy w niedziele i święta. Trzeba go bowiem zapewnić do końca okresu rozliczeniowego (art. 15111 k.p.).

Na minus

Wadą długich okresów rozliczeniowych są ich koszty dla pracodawcy. Należy pamiętać, że możliwość rozliczania czasu pracy w cyklu kilkumiesięcznym nie zmienia zasad i terminów wypłaty pensji. Pracownikowi nadal przysługuje comiesięczne wynagrodzenie za przepracowany czas.

Za okres, w którym podwładny wykonuje zadania w większym wymiarze, szef zawsze musi zapłacić za rzeczywiste godziny zadań. Natomiast w miesiącu, w którym odpowiednio zmniejsza się czas pracy, szef nie obniży płacy poniżej minimalnego wynagrodzenia (art. 129 § 5 k.p.).

Ponadto wydłużenie okresu rozliczeniowego zwiększa ryzyko, że etatowiec już nie zrekompensuje pracodawcy obniżonego wymiaru, bo np. zachoruje lub rozwiąże umowę o pracę, zanim zdąży „odpracować" udzielony czas wolny.

Podwójne rozliczenie

Przy długich okresach rozliczeniowych jeszcze bardziej kosztowne okazują się godziny nadliczbowe. Z art. 1512 § 2 k.p. wynika, że przy rozliczaniu nadgodzin bez wniosku pracownika szef powinien udzielić mu czasu wolnego od pracy w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Podobną zasadę stosuje się przy udzielaniu dnia wolnego w zamian za pracującą niedzielę lub święto. Jeżeli pracodawca przyzna pracownikowi dzień wolny z własnej inicjatywy i przypadnie to w innym miesiącu niż ten, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe (bądź pracująca niedziela/święto), dojdzie do podwójnego opłacenia pracy ponadwymiarowej. Za pierwszy miesiąc, w którym etatowiec pracował ponad obowiązujące go normy, pracodawca musi mu wypłacić wynagrodzenie za rzeczywiście przepracowany czas (zarówno harmonogramowy, jak i ponadnormatywny). Natomiast w kolejnym miesiącu zatrudniający nie może pomniejszyć wynagrodzenia, choć w miesiącu pracownik będzie pracował krócej, bo odbiera czas wolny. Takiej sytuacji nie będzie, jeżeli czas wolny od pracy zostanie udzielony podwładnemu jeszcze w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny (lub pracująca niedziela/święto) albo gdy sam poprosi on o udzielenie mu odpoczynku.

Wypłaty na czas

12-miesięczne okresy rozliczeniowe nie wydłużają czasu na wypłatę pracownikom dodatków za pracę w nadgodzinach dobowych. Jeżeli bowiem szef zdecyduje się na finansową formę rekompensaty nadgodzin, dodatek oraz wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, powinny być uregulowane w zwykłym terminie wypłaty (po zakończeniu miesiąca, w którym wystąpiły nadgodziny). Jedynie dodatki za pracę w nadgodzinach średniotygodniowych należy wypłacać po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Katarzyna Michalak-Oleszczuk, adwokat Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy sp.k.

Hamują koszty

Dwunastomiesięczne okresy rozliczeniowe funkcjonują w przepisach od 23 sierpnia 2013 r. Wprowadziła je nowelizacja kodeksu pracy z 12 lipca 2013 r. (DzU z 2013 r., poz. 896). W pierwszym roku – do końca grudnia 2013 r. okres rozliczeniowy wydłużono w ponad 200 firmach. W sumie liczba porozumień z załogą i układów dotyczących wprowadzenia przedłużonych okresów rozliczeniowych od początku funkcjonwania tych przepisów do 15 października 2015 r. wyniosła 1766. Niewykluczone, że zainteresowanie byłoby większe, gdyby nie koszty. Okazuje się jednak, że wskutek konieczności m.in. bilansowania nadgodzin dłuższe okresy rozliczeniowe są dla pracodawców zbyt drogie, aby działały one w firmach.

Płace

Dla kogo

Pozostało 96% artykułu

2 / 3

artykułów

Czytaj dalej. Subskrybuj