Zasadą jest, że to pracodawca dostarcza pracownikom sprzęt niezbędny do wykonywania umówionej pracy. Jest to oczywiste, ponieważ to prowadzący działalność organizuje proces pracy i ponosi z tego tytułu tzw. ryzyko gospodarcze. Jednak w praktyce nie można wykluczyć przypadków, kiedy to pracownik będzie świadczył pracę z wykorzystaniem narzędzi pracy będących jego własnością. Taka sytuacja ma miejsce np. w przypadku wykonywania pracy w formie telepracy – wówczas strony mają prawo uzgodnić, że obowiązki będą wykonywane przy pomocy prywatnego komputera pracownika w zamian za stosowny ekwiwalent pieniężny.
W praktyce bywa jednak, że pracownik dostaje od pracodawcy polecenie wykonania zadania służbowego na prywatnym sprzęcie, mimo że formalnie nie jest telepracownikiem. Problem w tym, że taka sytuacja (poza wyjątkiem, jakim jest telepraca) nie jest w przepisach bezpośrednio uregulowana. Czy w takim razie krótkotrwałe polecenie wykonania pracy na prywatnym laptopie jest bezprawne?
Uzgodnienia stron
Przede wszystkim należy uznać, że brak stosownych przepisów nie oznacza, że pracodawca nie ma prawa porozumieć się z podwładnym co do okazjonalnego wykorzystywania jego prywatnego sprzętu. Możliwość zawarcia takiego porozumienia jak najbardziej istnieje – umowa o pracę obok elementów niezbędnych może zawierać dodatkowe postanowienia, których źródłem jest zasada swobody umów. Oznacza to, że nie można zakazać stronom zawarcia porozumienia, nawet w odrębnym od umowy dokumencie, na podstawie którego pracownik będzie świadczył mniej lub bardziej okazjonalnie pracę z wykorzystaniem prywatnych narzędzi pracy.
Nie zawsze na piśmie
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zawarcie takich uzgodnień w formie pisemnej, choć porozumienie można też zawrzeć np. w formie ustnej czy wręcz dorozumianej. Jeżeli pracodawca zwróci się do podwładnego o wykonanie zadania służbowego na jego prywatnym laptopie, a pracownik zadanie wykona, wówczas można uznać, że została zawarta umowa w sprawie wykorzystania prywatnego sprzętu do celów służbowych w formie dorozumianej. Podstawą tej umowy jest dopuszczenie pracownika do pracy z wykorzystaniem jego sprzętu.
Dodatkowe pieniądze
Istotną kwestią, jaka wiąże się z powierzeniem podwładnemu pracy z wykorzystaniem jego komputera, jest odpowiedź na pytanie, czy pracownik ma prawo obok normalnego wynagrodzenia za pracę do rekompensaty z tytułu pracy na swoim sprzęcie. Nawet zakładając, że strony we wzajemnych ustaleniach tego nie przewidziały, to nie można uznać, że pracownik nie ma prawa do dodatku z tytułu pracy na prywatnym komputerze. W końcu nie ma on obowiązku ponoszenia kosztów prowadzonej przez pracodawcę działalności – ryzyko gospodarcze, jak już podkreślono na wstępie, ponosi wyłącznie pracodawca. Brak wypłaty zatrudnionemu rekompensaty z tytułu wykonywania pracy z wykorzystaniem jego laptopa oznaczałoby nieuprawnione przerzucanie na niego części ryzyka pracodawcy, co jest działaniem zabronionym i sprzecznym zarówno z zasadami współżycia społecznego, jak i podstawowymi zasadami prawa pracy. Zatem z zasady, że pracownicy nie partycypują w kosztach prowadzonej przez pracodawcę działalności wynika, iż mają oni prawo do domagania się od pracodawcy zwrotu kosztów używania prywatnego komputera do celów służbowych.
