ZFŚS: decyzja o uwzględnianiu 500 plus należy do pracodawcy

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zfśs, tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1316 ze zm.). Ustawodawca nie wymaga zatem, aby prawo do świadczeń było zależne od osiąganego dochodu. Dochód może być jednym z kryteriów branym pod uwagę przy ustalaniu sytuacji materialnej pracownika, ale nie jedynym.

Czytaj także:

Program 500 plus może wpływać na pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Własne reguły

Przepisy nie wskazują wprost, jak ustalać sytuację socjalną osoby uprawnionej do korzystania z zfśs. Pracodawcy mogą swobodnie określać szczegółowe zasady wydatkowania środków funduszu oraz sposób ustalania sytuacji bytowej (kryteria socjalne) osób uprawnionych w regulacjach zakładowych. Wymaga to uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy takie w firmie nie działają – z pracownikiem wyłonionym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Dotyczy to również spornych kwestii dotyczących uwzględniania w dochodzie rodziny pracownika ubiegającego się o świadczenia z zfśs świadczenia wychowawczego, tzw. 500 plus, przy ustalaniu jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Kilka wariantów

W regulaminie zfśs należy określić jasne kryteria, co jest wliczane do dochodu, a co nie. Można przy tym wziąć pod uwagę:

- tylko dochód opodatkowany – tj. wszystkie uzyskane dochody brutto, z wyjątkiem tych zwolnionych z podatku dochodowego, a więc i z wyjątkiem świadczenia wychowawczego,

- dochód brutto – tj. wszystkie uzyskane przychody w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zarówno podlegające opodatkowaniu, jak i zwolnione z tego podatku,

- dochód netto – tj. wszystkie uzyskane dochody, zarówno opodatkowane jak i nie, po odliczeniu zapłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych.

Interpretacja zapisów regulaminowych w zakresie ustalenia kryterium badania sytuacji socjalnej osoby uprawnionej należy do stron uzgadniających treść tego regulaminu, tj. pracodawcy i związków zawodowych albo reprezentanta załogi.

Nie tylko średni dochód

Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lutego 2008 r. (II PK 156/07) uznał, że: „możliwe jest przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych, bo jest to obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu". Jednak dochód przypadający na jednego członka rodziny jest tylko jednym z kryteriów branych pod uwagę w przypadku badania sytuacji życiowej, materialnej oraz rodzinnej osoby uprawnionej. Można zatem opierać się nie tyle na ocenie sytuacji materialnej, co na sytuacji życiowej. To kolejne kryterium socjalne, pozostające w związku sytuacją materialną uprawnionego.

Do innych celów

Świadczenia 500 plus nie wlicza się do dochodu, od którego uzależnione jest korzystanie z innych form wsparcia dla rodzin, w tym zasiłku rodzinnego czy świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Jednak wsparcie z zfśs do nich nie należy. Ma ono charakter uznaniowy. Pracodawca może więc w regulaminie zfśs określić, że 500 plus wpływa na ocenę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, a odmowa udzielenia informacji na temat pobierania świadczenia wychowawczego uniemożliwi rzeczywiste zbadanie sytuacji bytowej.

Mając na uwadze socjalny charakter pomocy przyznawanej z zfśs oraz ustawowe przesłanki jej ustalania, regulacje zakładowe definiujące sytuację materialną osoby uprawnionej powinny umożliwić w miarę faktyczne jej ustalenie. Uwzględnienie świadczenia 500 plus bez wątpienia wpływa nie tylko na sytuację materialną uprawnionego, ale też na jego sytuację życiową i rodzinną. Sam fakt, że 500 plus nie jest opodatkowane i jako takie nie wlicza się do dochodu, nie oznacza, że nie wpływa na sytuację życiową pobierających je osób. Z samego założenia świadczenie to powstało w celu poprawy sytuacji materialnej i bytowej beneficjentów. Nie można więc przyjąć, że jest ono obojętne pod kątem kryteriów wpływających na prawo do świadczeń z zfśs. Tak też uznał resort pracy w wyjaśnieniach z listopada 2018 r. – patrz ramka.

Oczywiście pracodawca nie może zmusić pracowników do złożenia oświadczenia o pobieraniu świadczenia 500 plus pod rygorem rozwiązania umowy czy gorszego traktowania. Złożenie oświadczenia jest dobrowolne, tak samo jak korzystanie ze świadczeń z zfśs. Wolno jednak zastrzec w regulaminie funduszu, że niezłożenie oświadczenia określającego sytuację materialną, życiową i socjalną (w tym w zakresie pobierania 500 plus) skutkuje niemożnością korzystania ze świadczeń z zfśs, które uzależnia się właśnie od tych kryteriów.

Monika Bark prawnik, Grupa Prawna Togatus

Przyczyną wielu rozbieżności przy określeniu, czy uwzględniać świadczenie 500 plus przy ocenie sytuacji bytowej pracownika, są nieprecyzyjne i wzajemnie wykluczające się przepisy. Konsekwencją tego są negatywne skutki odczuwane zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Pracodawcy chcieliby postępować zgodnie z literą prawa, jednocześnie nie naruszając zasady równego traktowania w zakładzie pracy. Z kolei pomiędzy pracownikami kwestia uwzględniania świadczeń rodzinnych przy ocenie materialnej nadal pozostaje kością niezgody i dzieli członków załogi. Rozwiązaniem jest podejmowanie prób dojścia do porozumienia przy tworzeniu regulaminu zfśs. Ustawodawca pozostawił bowiem pracodawcom swobodę w zakresie kształtowania warunków, od których uzależnione jest przyznawanie świadczeń z funduszu socjalnego, o ile pozostają one w związku z sytuacją życiową, rodzinną oraz materialną osoby uprawnionej.

Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 4 listopada 2018 r. dotyczące wypłaty świadczeń z ZFŚS

W związku z pojawiającymi się wątpliwościami, czy świadczenie wychowawcze 500 plus ma być doliczane do dochodu przez pracodawcę przy wypłacie pieniędzy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zfśs), informujemy:

Przyznawanie oraz wysokość ulgowych usług i świadczeń, a także wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Ustawa nie określa sposobu ustalania sytuacji socjalnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Pracodawca określa w regulaminie w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, zasady i warunki korzystania z funduszu, uwzględniając kryteria socjalne oraz zasady przeznaczania funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Ustalenie szczegółowych zasad wydatkowania funduszu, w tym sposób ustalania sytuacji socjalnej osoby uprawnionej w oparciu o ocenę jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, są przedmiotem regulacji zakładowych.

Dotyczy to także uwzględniania bądź nieuwzględniania świadczenia wychowawczego 500 plus w dochodzie rodziny pracownika ubiegającego się o świadczenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Uwzględniając charakter pomocy przyznawanej z funduszu oraz ustawowe przesłanki jej ustalania, regulacje zakładowe definiujące sytuację materialną osoby uprawnionej powinny umożliwić w miarę faktyczne jej ustalenie.

Interpretacji zapisów regulaminowych, także w części dotyczącej składników przyjmowanych do ustalenia sytuacji materialnej osoby uprawnionej, dokonują strony uzgadniające treść regulaminu, tzn. pracodawca i związki zawodowe lub reprezentant załogi. (...)