fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Płace

Pensja za czas urlopu: stawka urlopowa może się zmienić w trakcie wypoczynku

Fotolia
Pensja za czas urlopu powinna być jak najbardziej zbliżona do tej, jaką pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Jeśli więc w trakcie wypoczynku zmienią się zasady wynagradzania, stawkę urlopową trzeba przeliczyć.

Kwestie związane z obliczaniem należności za urlop wypoczynkowy reguluje kodeks pracy oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej: rozporządzenie urlopowe).

Czytaj także: Wynagrodzenie urlopowe - wakacje na przełomie miesięcy z tą samą stawką

Podstawa wymiaru

Najważniejszą regułę dotyczącą wynagrodzenia należnego pracownikowi za urlop wypoczynkowy zawiera art. 172 k.p. Zgodnie z tym przepisem wynagrodzenie za okres przebywania na urlopie powinno być takie samo (lub możliwie najbardziej zbliżone do takiego), jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

O tej zasadzie warto pamiętać szczególnie wtedy, gdy pojawią się wątpliwości związane z kalkulacją tej należności. Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego jest bowiem ściśle powiązany z rodzajem wynagrodzenia, które otrzymuje pracownik i zależy od systemu wynagradzania.

Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop należy brać pod uwagę następujące kwestie:

- przyporządkowanie danego rodzaju należności do źródła przychodu, jakim jest stosunek pracy,

- rodzaj składników wynagrodzenia wliczanych oraz pomijanych,

- stałość lub zmienność elementów wynagrodzenia.

Tylko z etatu

Urlop wypoczynkowy to uprawnienie przysługujące na podstawie prawa pracy jedynie pracownikom, czyli osobom pozostającym w stosunku pracy. W związku z tym należność za czas tego urlopu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia przysługującego wyłącznie z tytułu takiego zatrudnienia. Nie należy brać pod uwagę przychodu np. z umowy zlecenia, którą zawarto z własnym pracownikiem.

Wliczane i pomijane

Wynagrodzenie za pracę, w szerokim ujęciu, często składa się z więcej niż jednego elementu w postaci wynagrodzenia zasadniczego. W systemach wynagradzania poszczególnych przedsiębiorstw mogą występować różne składniki, np. premie, nagrody, prowizje, dodatki zadaniowe, funkcyjne, stażowe. Pracodawcy wypłacają również wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny, dodatki za pracę w porze nocnej oraz odprawy i odszkodowania.

Jeśli chodzi o rodzaj składników wliczanych do podstawy wynagrodzenia urlopowego, mówi o nich § 6 rozporządzenia urlopowego. Co do zasady pensję urlopową ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc.

Ważne!

W podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop nie uwzględnia się składników wynagrodzenia wypłacanych za okres dłuższy niż miesiąc, takich jak np. premie kwartalne, półroczne, roczne, dodatki za nadgodziny z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy (gdy okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc).

Przywołany przepis zawiera przy tym katalog elementów płacy, których nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Należą do nich:

1) jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3) gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

4) wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5) ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

6) dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7) wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

7a) kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

8) nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

9) odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

10) wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Nazwa nie przesądza

Istotną kwestią, która wywołuje wiele wątpliwości w kontekście powyższego katalogu wyłączeń z podstawy urlopowej, jest rozróżnienie premii i nagrody uznaniowej. Wszelkiego rodzaju nagrody o charakterze uznaniowym, o których przyznaniu swobodnie decyduje pracodawca, nie są bowiem wliczane do wynagrodzenia urlopowego. Natomiast premie, jako składniki o charakterze roszczeniowym, czyli takie, do których pracownik nabył prawo po spełnieniu określonych przez pracodawcę kryteriów, są brane pod uwagę.

Zapewne większość z nas spotkała się w praktyce ze składnikiem wynagrodzenia nazwanym w przedsiębiorstwie „premią uznaniową", co sugeruje ów uznaniowy charakter, pozwalający na wyłączenie tego elementu z podstawy urlopowej. Jednak to nie nazwa przesądza o wliczeniu bądź pominięciu danego składnika pensji w wynagrodzeniu urlopowym, lecz sposób jego przyznania i wypłaty przez pracodawcę.

Warto pamiętać, że katalog składników wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, których nie uwzględnia się w podstawie pensji urlopowej, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pozostałe elementy należy, co do zasady, uwzględnić. Jednak do podstawy nie wlicza się takich składników, których wypłacania z jakichś powodów pracodawca zaprzestał, czyli takich, do których pracownik nie ma już prawa. Ta reguła odzwierciedla przywołany wcześniej art. 172 kodeksu pracy, mówiący o adekwatności wynagrodzenia urlopowego do wynagrodzenia należnego za czas przepracowany.

Przykład

Pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną był zatrudniony na stanowisku uprawniającym go również do miesięcznej prowizji od sprzedaży. W związku z reorganizacją zaproponowano mu inne stanowisko, z wyższym wynagrodzeniem zasadniczym, ale bez prawa do prowizji. Pracownik przyjął ofertę. Już w pierwszym miesiącu obowiązywania nowych warunków wynagradzania skorzystał z 2 dni urlopu wypoczynkowego. W podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracodawca nie uwzględni już prowizji.

Należy również przypomnieć, że podstawy wynagrodzenia urlopowego nie stanowią wszelkiego rodzaju wypłaty, które nie mają charakteru wynagrodzenia należnego adekwatnie do rodzaju, ilości czy jakości pracy. Mowa tu m.in. o rekompensatach wydatków poniesionych przez pracowników (np. ekwiwalentach za pranie odzieży roboczej czy należnościach za podróże służbowe) oraz świadczeniach pozapłacowych, takich jak np. bony towarowe.

Składniki stałe...

Istotną cechą, mającą kluczowy wpływ na sposób obliczenia wynagrodzenia urlopowego, jest stałość lub zmienność poszczególnych, miesięcznych elementów wynagrodzenia pracownika.

Składniki stałe to takie, które są wypłacane co miesiąc w stałej wysokości. Zaliczymy do nich:

- wynagrodzenie zasadnicze określone stałą stawką miesięczną,

- stałe dodatki kwotowe czy procentowe, takie jak dodatek stażowy, dodatek funkcyjny czy stała premia regulaminowa.

Jeśli zaś chodzi o składniki zmienne, są to miesięczne elementy wynagradzania, które nie są wypłacane w równych kwotach, lecz mogą przybierać różne wartości. W tej grupie mieszczą się np.:

- prowizje,

- wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny,

- dodatki za pracę w porze nocnej,

- dodatki za pracę w szkodliwych warunkach (zależne od liczby godzin przepracowanych w takich warunkach),

- zmienne premie regulaminowe (np. uzależnione od zysku czy obrotu lub zdefiniowane jako zmienny procent wynagrodzenia),

- wynagrodzenie zasadnicze akordowe i prowizyjne oraz określone stawką godzinową.

Należy jednak pamiętać, że w kontekście przyjęcia ich do podstawy wynagrodzenia urlopowego wspólną cechą wszystkich tych elementów powinna być roszczeniowość. Oznacza to, że pracownik powinien mieć do nich prawo na mocy obowiązujących przepisów bądź regulacji wewnątrzzakładowych.

Powyższe rozróżnienie ma wpływ na sposób obliczenia wynagrodzenia urlopowego. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia urlopowego). W praktyce oznacza to, że gdy pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym jest wynagradzany wyłącznie stałym, miesięcznym wynagrodzeniem zasadniczym, zazwyczaj nie wyodrębnia się pensji urlopowej, lecz wypłaca pełną stawkę. Taka metodyka w pełni odzwierciedla regułę opisaną w przywołanym art. 172 k.p. Mimo to warto wiedzieć, jak w praktyce obliczyć wynagrodzenie należne za urlop wypoczynkowy dla pracownika ze stałym wynagrodzeniem. Jest to przydatne np. w sytuacji wykorzystania tego urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, który zakończył się w trakcie miesiąca. Aby w takim przypadku prawidłowo skalkulować pensję za urlop, należy:

1. podzielić stałą stawkę wynagrodzenia zasadniczego przez liczbę godzin przypadających do przepracowania (tzw. czas nominalny) w miesiącu wykorzystywania urlopu,

2. tak obliczoną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pracownica ze stałym wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości 4500 zł brutto przebywała przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim. Za pozostałą część wykorzystała należny jej urlop wypoczynkowy w liczbie 10 dni (80 godz.). Czas przypadający do przepracowania w tym miesiącu wynosił 176 godz. Obliczenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy:

4500 zł : 176 godz. = 25,57 zł (stawka godzinowa wynagrodzenia)

25,57 zł x 80 godz. = 2045,60 zł (wynagrodzenie urlopowe).

Powyższy schemat kalkulacji stosuje się, gdy wynagrodzenie pracownika składa się wyłącznie ze stałych składników.

Ważne!

Obliczając wynagrodzenie urlopowe pracownika wynagradzanego wyłącznie stałymi składnikami wynagrodzenia, do wyliczenia stawki za godzinę urlopu przyjmuje się czas nominalny (czyli przypadający do przepracowania) w miesiącu wykorzystywania urlopu.

... oraz zmienne

Zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się natomiast przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników zmiennych, można je wliczać w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 rozporządzenia urlopowego). W praktyce dotyczy to jednak specyficznych sytuacji, gdy natężenie pracy przypada na niektóre okresy w roku, a wysokość wynagrodzenia jest ewidentnie uzależniona od tego natężenia. Takie zjawisko można zaobserwować np. w przedsiębiorstwach cechujących się sezonowością w procesie produkcji. W takich przypadkach kwestia okresu przyjmowanego do podstawy urlopowej powinna być przedmiotem regulacji wewnętrznych lub znajdować odzwierciedlenie w umowach o pracę.

W celu obliczenia wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych należy wykonać następujące kroki:

Krok 1. obliczyć sumę składników zmiennych (tzw. podstawę wymiaru), przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaconych w okresie 3 (lub 12) miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc rozpoczęcia urlopu,

Krok 2. obliczyć łączną liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie, z którego ustalamy podstawę wymiaru. Przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, bierze się pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a więc również godziny nadliczbowe, godziny przepracowane w niedziele i święta i inne dni wolne, wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Krok 3. podstawę wymiaru podzielić przez sumę faktycznie przepracowanych godzin (obliczoną w kroku 2); uzyskamy w ten sposób wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych za godzinę urlopu wypoczynkowego.

Krok 4. wynagrodzenie urlopowe za jedną godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin rozliczanego w danym miesiącu urlopu wypoczynkowego.

Obliczając wynagrodzenie urlopowe pracownika wynagradzanego zmiennymi składnikami wynagrodzenia, do wyliczenia stawki za 1 godzinę urlopu przyjmuje się czas faktycznie przepracowany w okresie 3 (lub 12) miesięcy, z którego ustalamy podstawę wymiaru.

Przykład

Pracownik jest wynagradzany wynagrodzeniem akordowym. W lipcu wykorzystał 9 dni urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie zasadnicze za lipiec wyniosło 1850 zł. W poprzednich miesiącach pracownikowi wypłacono wynagrodzenie w następującej wysokości:

Obliczenie wynagrodzenia za urlop:

(8893 zł + 160,32 zł) : 488 godz. = 18,55 zł (wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego),

18,55 zł x 72 godz. = 1335,60 zł (wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy).

Reguły mieszane

Jeśli system wynagradzania pracownika składa się ze składników miesięcznych stałych i zmiennych, w praktyce stałą część wynagrodzenia wypłaca się zwykle w pełnej wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, natomiast z dodatkowych składników zmiennych – wypłaconych w okresie 3 (lub 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu – oblicza się dodatkowe wynagrodzenie urlopowe, określane często dodatkiem urlopowym.

Przykład

Wynagrodzenie zasadnicze pracownika, który w kwietniu korzystał z 10 dni (80 godz.) urlopu wypoczynkowego, wynosi 3400 zł. Czas nominalny w tym miesiącu wynosił 168 godz. Ponadto pracownik otrzymuje dodatek funkcyjny (stały) w kwocie 500 zł, dodatek stażowy (stały) w wysokości 7 proc. wynagrodzenia zasadniczego oraz miesięczną premię regulaminową w wysokości 8 proc. wynagrodzenia zasadniczego z umowy o pracę. Od stycznia do marca pracownik przepracował łącznie z godzinami nadliczbowymi 530 godzin. Za nadgodziny otrzymał należność w kwocie 635 zł.

Wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek funkcyjny i stażowy (stałe składniki wynagrodzenia) zostaną wypłacone w pełnej wysokości. Natomiast w związku z tym, że pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypłacono należności za nadgodziny (dodatkowe składniki zmienne wliczane do wynagrodzenia urlopowego), należy obliczyć i wypłacić mu dodatek urlopowy.

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych (dodatku urlopowego):

635 zł : 530 godz. = 1,20 zł (dodatek za 1 godz. urlopu wypoczynkowego),

1,20 zł x 80 godz. = 96 zł (dodatek za urlop wypoczynkowy).

Obliczając wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych pracownikowi, który w okresie poprzedzającym miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego był zatrudniony przez okres krótszy niż przyjmowany do podstawy wymiaru (np. tylko dwa miesiące), przyjmiemy składniki zmienne wypłacone w okresie faktycznie przepracowanym (§ 11 rozporządzenia urlopowego).

Może się również zdarzyć, że przez cały lub część okresu przyjętego do ustalenia podstawy wymiaru, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne z powodu nieprzepracowania ani jednego dnia (np. z powodu choroby). W takiej sytuacji przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się wcześniejsze, najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 rozporządzenia urlopowego).

Przykład

Pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego w sierpniu. Podstawa wymiaru ze składników zmiennych powinna zostać obliczona z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu, czyli z okresu od maja do lipca. Przez cały maj pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim i nie przepracował ani jednego dnia. Zatem do podstawy wymiaru należy przyjąć składniki zmienne wypłacone w kwietniu, czerwcu i lipcu.

Istotną kwestią, o której należy pamiętać, jest korelacja wynagrodzenia urlopowego z wynagrodzeniem za pracę, wyrażona w art. 172 k.p. Dotyczy to także takich sytuacji, gdy w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, następuje zmiana w zmiennych składnikach wynagradzania wliczanych do wynagrodzenia urlopowego. W takim przypadku podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Przykład

Zasadnicze wynagrodzenie pracownika jest określone stawką godzinową. Oprócz tego otrzymuje on miesięczne, zmienne premie, uzależnione od jakości wykonanej pracy. Do 31 sierpnia wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosiło 25 zł/godz., a od 1 września otrzymał on podwyżkę – nowa stawka wynosi 30 zł/godz. W okresie 9-17 października pracownik wykorzystał 7 dni urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenia wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wynosiły odpowiednio:

Aby podstawa wymiaru była adekwatna do wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby, gdyby zamiast urlopu pracował, należy w pierwszej kolejności zwaloryzować stawkę wynagrodzenia zasadniczego do wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu:

Premia nie podlega waloryzacji, ponieważ jej wartość nie jest uzależniona od wysokości wynagrodzenia zasadniczego. Obliczenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy: (15 360 zł + 940 zł) : 512 godz. = 31,84 zł (wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego), 31,84 zł x 56 godz. = 1783,04 zł (wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy).

Kluczowe zasady wypłaty

- Tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00).

- Pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą (wyrok z 21 września 2006 r., II PK 13/06).

- (...) świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową", wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 k.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę (wyrok z 5 grudnia 2016 r., III PK 30/16).

Zdaniem autorki

Barbara Kochańska-Mierzejewska, manager MDDP Outsourcing

Sposób obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy może być różny dla różnych grup pracowników, w zależności od systemu wynagradzania, którym są oni objęci. Inaczej kalkuluje się wynagrodzenie urlopowe pracownika, którego wynagrodzenie składa się wyłącznie z elementów stałych, a inaczej, gdy mówimy o systemie mieszanym, złożonym z elementów stałych i zmiennych lub wyłącznie zmiennych. Pewną trudność może również stanowić prawidłowa klasyfikacja poszczególnych składników wynagradzania. Kluczowym czynnikiem sukcesu jest zatem skrupulatna analiza poszczególnych elementów systemu wynagradzania oraz właściwa ocena, czy należy je włączyć lub wyłączyć z postawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA