Pracownicze plany kapitałowe - za co odpowie księgowy

Outsourcing kadr czy płac nie zwalnia przedsiębiorcy jako pracodawcy z odpowiedzialności dotyczącej pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Biura rachunkowe powinny tę sprawę uregulować w umowie, ponieważ prowadzenie PPK będzie dodatkową usługą.

Publikacja: 17.07.2019 06:40

Foto: Adobe Stock

Kolejną rzeczą, o którą należy zadbać jest rozpisanie odpowiedzialności między biurem a klientem, wyraźnie wskazując, kto za co odpowiada i w jakich terminach mają być przekazywane dokumenty. Dyrektorzy finansowi lub główni księgowi powinni również przygotować odpowiednie procedury – w krytycznych sytuacjach pozwoli to ustalić osobę odpowiedzialną za błąd czy brak nadzoru.

Czytaj także: Składki na Pracownicze Plany Kapitałowe PPK już od lipca 2019 r.

Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (DzU z 2018 r., poz. 2215), co do zasady, obowiązuje od 1 stycznia 2019 r., ale od 1 lipca 2019 r. jej przepisy dotyczące finansowania i dokonywania wpłat do PPK mają obowiązek stosować duże przedsiębiorstwa, czyli zatrudniające powyżej 250 osób. W myśl art. 134 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, chodzi o podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób, według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. Eksperci radzili, by przedsiębiorcy nie czekali do 1 lipca z przygotowaniem procedur, określających funkcjonowanie PPK w ich organizacji czy opracowaniem dokumentów wewnętrznych, którymi będą się posługiwać w relacjach z pracownikami. A to tylko niektóre z nowych zadań i obowiązków, które ma przedsiębiorca jako pracodawca.

Po pierwsze procedury i dokumenty

– Nie należało czekać do 1 lipca – mówi Łukasz Kuczkowski, radca prawny, Master of Executive, MBA, partner, kierujący biurem kancelarii Raczkowski Paruch w Poznaniu. Jego zdaniem, dyrektorzy finansowi i księgowi przygotowania powinni zacząć już wcześniej, nawet na poziomie dokumentacyjnym.

Wcześniej można też było wybrać reprezentację pracowników oraz przygotować komunikację dla pracowników, licząc się z tym, że za chwilę każdy z nich będzie przychodził i pytał o pracownicze plany kapitałowe. I tych pytań mogą być tysiące.

Także z przygotowaniem dokumentacji wewnętrznej nie należało zwlekać, bo każdy pracodawca będzie musiał mieć dokumenty wewnętrzne, którymi będzie posługiwał się w relacjach z pracownikami. A to można było zrobić przed 1 lipca, bo treść tych dokumentów wynika z ustawy.

– Po co mamy później brać dokumenty, które narzuci nam jakaś instytucja finansowa i je później analizować, czy są dobre, czy nie, skoro to mają być nasze dokumenty wewnętrzne i sami możemy je przygotować. To można zrobić już teraz – podkreśla mec. Łukasz Kuczkowski. I dodaje:

– Co więcej, ja na PPK patrzę z punktu widzenia compliance. PPK stoi odpowiedzialnością karną. W ustawie jest mnóstwo kar finansowych, osobistych do 1 miliona złotych, a nawet i wyższych. Kto zostanie ukarany w przypadku naruszenia? Może zostać ukarany prezes firmy, kierownik HR, i to nawet w sytuacji, kiedy ten błąd popełni szeregowy pracownik, który ma zajmować się PPK. Dlaczego? Bo może się okazać, że ten pracownik nie został przeszkolony, nie ma niczego w zakresie obowiązków, nie ma narzędzi itd.

Zatem, żeby tym wszystkim zarządzić, pracodawcy powinni pomyśleć o szkoleniach dla pracowników, i nie chodzi tu o spotkania informacyjne o tym, co to jest PPK, ale o szkolenia techniczne, jak prowadzić PPK, gdzie są pułapki i jak ich unikać.

Zdaniem mec. Kuczkowskiego, to pierwsza rzecz, o jaką powinni zadbać pracodawcy. Druga to przygotowanie procedury compliance, czyli procedury opisującej, jak funkcjonuje PPK w naszym przedsiębiorstwie, kto za co odpowiada, gdzie przekazuje się informacje i gdzie się przekazuje dokumenty.

– Tej procedurze powinny też towarzyszyć nowe zakresy obowiązków dla osób, które w firmie mają się PPK zajmować – radzi mec. Łukasz Kuczkowski.

Na przykład, jeżeli osoba zajmuje się rozliczeniami, to powinna mieć w zakresie swoich obowiązków rozliczenia wpłat PPK, a kierownik powinien mieć tylko nadzór nad ich prawidłowością. Należy pamiętać o odpowiednim uregulowaniu, ponieważ w przypadku kontroli, gdy przyjdzie inspekcja i będzie chciała nałożyć karę, zacznie się szukanie kozła ofiarnego. Jeśli pracownik odmówi przyjęcia mandatu, bo stwierdzi np., że robił PPK, bo go o to poproszono, ale nie został przeszkolony, to sprawa trafi do sądu i zacznie się postępowanie o ukaranie za wykroczenie. Dlatego w celu uniknięcia takich sytuacji w przyszłości warto nie tylko przyjąć procedurę compliance, ale i pomyśleć o rozpisaniu obowiązków.

– To są takie rzeczy, które dotyczą i dyrektora HR, i dyrektora finansowego, który też może mieć jakąś odpowiedzialność w tym zakresie. Warto się nad tym pochylić, bo dziś nikt o tym nie mówi – zauważa mec. Kuczkowski.

Za co odpowie księgowy

Przy okazji wdrażania zasad funkcjonowania pracowniczych planów kapitałowych w przedsiębiorstwie warto zastanowić się i uregulować we własnym zakresie przede wszystkim to, kto powinien ponosić odpowiedzialność za funkcjonowanie PPK: czy ma to być dyrektor finansowy (główny księgowy) przedsiębiorstwa czy może dyrektor kadr (działu HR). A to zależy od tego, jak funkcjonuje firma. Ciężar ten może spoczywać np. na dyrektorze finansowym (głównym księgowym), zwłaszcza jeśli w firmie odpowiada także za rozliczenia z ZUS-em. Jeżeli natomiast część obowiązków leży po stronie finansów, a część po stronie kadr, wówczas można też rozważyć podział odpowiedzialności między obu dyrektorów działów.

Warto o tym pamiętać, ponieważ w Polsce nie można ubezpieczyć się od odpowiedzialności z tytułu wykroczeń czy przestępstw. Co prawda można ubezpieczyć się od odpowiedzialności odszkodowawczej, ale posiadanie ubezpieczenia OC, które pokrywa szkody popełnione przy świadczeniu usług np. przez dyrektora finansowego czy głównego księgowego na niewiele się zda, bo takie ubezpieczenie nie obejmuje np. postawionego zarzutu karnego.

– Jedyną formą ograniczenia tej odpowiedzialności jest wdrożenie compliance w zakresie PPK, odpowiedni podział obowiązków, dbanie o szkolenie pracowników, a także o odpowiednie narzędzia i czuwanie nad tym tak, aby nikt nie mógł postawić zarzutu braku nadzoru albo winy w wyborze – podkreśla mec. Kuczkowski.

Jeden czy kilka systemów

Czas, jaki pozostaje do wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych warto przeznaczyć też na skontaktowanie się z dostawcą używanego w firmie oprogramowania, by dowiedzieć się, czy i jakie rozwiązania, jeśli chodzi o rozliczanie PPK, może zaoferować. Przy ich wyborze warto wziąć pod uwagę mnogość operacji, jakie będzie musiał wykonać pracodawca, a dokładnie jego służby finansowo-kadrowe. Uwzględnić warto chociażby to, że pracownik może zechcieć zrezygnować z oszczędzania w PPK, jeżeli dojdzie do wniosku, że comiesięczna kwota, potrącana z tego tytułu z pensji, jest dla niego jednak za wysoka. A ponieważ wniosek o wypisanie się ma prawo złożyć u swojego pracodawcy w każdej chwili (podobnie jak i wniosek o zapisanie się do PPK), to może to spowodować pewne zamieszanie na linii kadry-płace, zwłaszcza jeśli tych pracowników będzie więcej. Pracodawca, po otrzymaniu wniosku o nieoszczędzanie, będzie musiał dokonać korekty rozliczenia wpłat potrąconych w miesiącu, w którym pracownik złożył wniosek: oddać pracownikowi potrąconą kwotę i podatek, a następnie ponownie przeliczyć wartość do wypłaty i podatek.

Mnogość operacji, które będzie należało wykonać, pokazuje, że prosta „nakładka" na używane w firmie oprogramowanie, typu „potrąć 3 proc. przed wszystkimi potrąceniami" może nie wystarczyć, i że oprogramowanie rozliczające PPK powinno zawierać wiele innych funkcjonalności.

Nie należy się jednak koncentrować tylko na kwestiach rachunkowych. Taka nakładka może i powinna zawierać wiele innych elementów. Chociażby system, do którego przedsiębiorca jako pracodawca będzie wprowadzał dane zatrudnianej osoby. Danych potrzebnych pracodawcy jest coraz więcej, ponieważ musi mieć nie tylko imię i nazwisko pracownika oraz jego numer PESEL, by móc go zapisać do PPK, ale także adres zamieszkania, korespondencyjny i mailowy, numer telefonu, a jeżeli pracownik jest cudzoziemcem – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. System powinien to uwzględniać, jak również przypominać pracodawcy o różnych terminach, np. o zbliżającym się trzymiesięcznym okresie zatrudnienia i związanej z tym konieczności sprawdzenia, czy pracownik złożył deklarację o nieoszczędzaniu w PPK. Bo jeśli taką deklarację złożył, to pracodawca nie będzie musiał już go do PPK zapisywać.

– Rozwiązania informatyczne w tym zakresie mogą być o wiele bardziej skomplikowane, a nawet powinny rozliczać PPK nie tylko na płaszczyźnie finansowej, ale i zarządzać procesem uczestniczenia i nieuczestniczenia w pracowniczych planach kapitałowych – mówi mec. Łukasz Kuczkowski.

Najlepszym rozwiązaniem wydaje się posiadanie jednego systemu, do którego dostęp będą miały kadry (dział HR) i dział finansowy. Jeżeli natomiast firma zdecyduje się na różne programy, to ważne jest, aby systemy te były ze sobą kompatybilne i aby możliwa była między nimi wymiana informacji.

Pracodawca a instytucja finansowa

Pracodawcy, decydując się na wybór określonego systemu, powinni także brać pod uwagę przepływ informacji pomiędzy swoim przedsiębiorstwem a instytucją finansową, zwłaszcza standardy wymiany informacji dotyczące rodzaju danych, jakie powinny być przekazywane, komu i w jakich formatach. Wszystko będzie jednak zależało od tego, jakich formatów i jakiego zakresu informacji będzie wymagała konkretna instytucja finansowa, którą wybiorą. Zatem stosowany w firmie system kadrowo-płacowy powinien uwzględniać wymogi, które narzuci instytucja finansowa po to, aby zapewnić łatwość wymiany informacji oraz łatwość weryfikacji błędu.

W niektórych przypadkach wymiana będzie się odbywała w ten sposób, że pracodawca ze swojego systemu wygeneruje plik w formacie xml, ładując go tak, jak ładuje się np. do drop boxa, choć – jak twierdzą eksperci – będą pewnie systemy bardziej skomplikowane, które załadują informacje za pośrednictwem aplikacji. Wówczas dwa systemy funkcjonujące u pracodawcy i instytucji finansowej nie będą ze sobą powiązane, ale za pośrednictwem dodatkowej aplikacji samodzielnie się połączą, zapewniając wymianę informacji.

– Warto o tym pamiętać i zadbać choćby o najprostszą formułę, tak aby pracownicy nie musieli tych informacji ładować ręcznie i aby analiza błędu odbywała się na poziomie przekazywanych informacji. Tak, aby nie dochodziło do sytuacji, kiedy po kilku tygodniach pracodawca dowie się, że część przekazanych rekordów zawiera błędy i należy to poprawiać – podkreśla mec. Kuczkowski.

– Niewiadomą jest tylko to, w jakiej formule to wszystko będzie generowane, czyli w jakich tabelach i w jakim kodowaniu. Myślę, że zostanie to rozwiązane w podobny sposób, jak jest w wielu systemach kadrowych, które umożliwiają przeniesienie wygenerowanych danych do excela czy worda – zaznacza prawnik z kancelarii Raczkowski Paruch.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Outsourcing kadr czy płac nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności dotyczącej PPK. I to, komu on powierzy rozliczenia czy prowadzenie dokumentacji PPK, z punktu widzenia tej odpowiedzialności nie ma znaczenia. Pracodawca zawsze może zostać ukarany za winę w wyborze, np. gdy źle wybrał firmę, która nie zapewniła mu takiego rozwiązania i źle obliczała wpłaty do PPK.

Nieco inaczej wygląda sytuacja biur rachunkowych, prowadzących księgowość firm, które przejąć mogą również rozliczenia pracowniczych planów kapitałowych. Biura rachunkowe powinny te kwestie szczegółowo uregulować w umowie, ponieważ prowadzenie PPK będzie dla nich dodatkową usługą świadczoną na rzecz klienta. Zadbać należy zwłaszcza o rozpisanie odpowiedzialności między biurem rachunkowym a obsługiwaną firmą.

Warto o tym pamiętać chociażby w kontekście art. 107 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Przepis ten stanowi, że ten, kto jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, albo nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK – podlega karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.

I choć usługa nie będzie różniła się np. od rozliczania płac, czym księgowi na co dzień się zajmują, to zagrożenie odpowiedzialnością za wykroczenia powinna skłaniać do precyzyjnego uregulowania współpracy w umowie.

System zgodności

Compliance to system zapewnienia zgodności działalności z regulacjami prawnymi, normami lub zestawami zaleceń; w organizacji jego celem jest zapewnienie zgodności działania z prawem oraz innymi dobrowolnie przyjętymi normami postępowania, by zapobiec stratom finansowym lub utracie reputacji.

Kolejną rzeczą, o którą należy zadbać jest rozpisanie odpowiedzialności między biurem a klientem, wyraźnie wskazując, kto za co odpowiada i w jakich terminach mają być przekazywane dokumenty. Dyrektorzy finansowi lub główni księgowi powinni również przygotować odpowiednie procedury – w krytycznych sytuacjach pozwoli to ustalić osobę odpowiedzialną za błąd czy brak nadzoru.

Czytaj także: Składki na Pracownicze Plany Kapitałowe PPK już od lipca 2019 r.

Pozostało 96% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe