Koronawirus: pandemia a obowiązek wypłacenia pracownikowi premii

Aby ograniczyć koszty pracownicze w czasie epidemii, część pracodawców decyduje się nie wypłacać dotychczasowych premii. Inni wciąż je wypłacają, ale chcą skorzystać ze świadczeń z tzw. tarczy antykryzysowej, aby pokryć częściowo również ich koszt. Analizujemy, czym w istocie jest premia oraz jakie możliwości mają pracodawcy, aby zoptymalizować koszty premiowe w okresie epidemii.

Charakter świadczenia

Premia to dodatkowy, nieobligatoryjny składnik wynagrodzenia, do którego pracownik nabywa prawo w przypadku spełnienia określonych kryteriów. W praktyce często operuje się zamiennie pojęciami „premia regulaminowa" i „premia uznaniowa". W istocie ten drugi rodzaj premii – przyznawanej na podstawie swobodnego uznania pracodawcy – stanowi nagrodę w rozumieniu art. 105 kodeksu pracy.

Czytaj także: Koronawirus: wynagrodzenie z tarczy antykryzysowej musi zdefiniować pracodawca

Podstawową różnicą między premią i nagrodą jest to, że ta pierwsza ma charakter roszczeniowy (pracownik nabywa do niej prawo po spełnieniu określonych przesłanek), a druga w pełni zależy od decyzji pracodawcy (prawo do nagrody powstaje dopiero z chwilą jej przyznania pracownikowi przez pracodawcę).

W dalszej części artykułu skupiamy się na premiach o charakterze roszczeniowym, zwanych potocznie regulaminowymi. Na ogół są one wypłacane w sposób stały, np. miesięcznie czy kwartalnie. Jednak wbrew temu, co wynika z tej potocznej nazwy, premie te nie muszą być uregulowane w regulaminie wynagradzania czy premiowania. Zasady premiowe mogą wynikać z umów o pracę czy układów zbiorowych.

Przesłanki premiowe mogą być bardzo zróżnicowane. Najczęściej jednak premie są przyznawane w przypadku osiągnięcia określonych wyników sprzedażowych, norm produkcyjnych czy określonego poziomu efektywności lub wydajności. Wśród przesłanek premiowych można spotkać również takie elementy, jak np. poziom absencji w danym okresie czy wymagania jakościowe związane z brakiem reklamacji klientów. Ponieważ premie mają charakter roszczeniowy, pracodawca nie może zaprzestać ich wypłaty w dowolny sposób.

Zawieszenie zapisów regulaminu lub układu

Podstawę do ograniczenia wypłacania premii w związku z aktualnymi okolicznościami dają przepisy dotyczące zawieszenia stosowania m.in. obowiązujących u pracodawcy zasad wynagradzania. Mowa tu o możliwości zawieszenia innych niż układ zbiorowy pracy źródeł prawa pracy, czyli np. regulaminu wynagradzania (art. 91 k.p.), jak też zawieszenia układu zbiorowego pracy (art. 24127 k.p.). Przesłanką uzasadniającą zastosowanie któregoś z tych rozwiązań jest sytuacja finansowa pracodawcy.

Aby zawiesić regulacje dotyczące premii wynikające z regulaminu pracy czy premiowania konieczne jest zawarcie porozumienia z działającymi u pracodawcy organizacjami związkowymi lub – jeśli w firmie nie działają związki zawodowe – z przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u pracodawcy. W przypadku układu zbiorowego (zakładowego lub ponadzakładowego), porozumienie zawierają strony układu.

Stosowanie przepisów regulaminu wynagradzania (premiowania) czy układu można zawiesić na okres nie dłuższy niż trzy lata. Porozumienie o zawieszeniu należy przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy (w przypadku zawieszenia układu porozumienie trzeba też zgłosić do rejestru układów). Warunki wynikające z zawartego porozumienia wchodzą w życie bez potrzeby stosowania wypowiedzeń zmieniających czy porozumień zmieniających.

Wstrzymanie postanowień umowy

Gdy warunki premiowe są uregulowane na poziomie umów o pracę pracowników i pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub zatrudnia mniej niż 20 pracowników, możliwe jest ustalenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umowy o pracę na podstawie art. 231a k.p. Może to nastąpić, gdy uzasadnia to sytuacja finansowa pracodawcy – również niesprecyzowana. Konieczne jest jednak zawarcie w tym zakresie porozumienia ze związkami zawodowymi, a przy braku związków – z przedstawicielami pracowników.

W ten sposób można zmodyfikować warunki płacowe bez konieczności stosowania wypowiedzeń zmieniających czy zawierania indywidualnych porozumień zmieniających. Maksymalny okres, na jaki można zawrzeć porozumienie na podstawie art. 231a k.p., wynosi – analogicznie, jak przy zawieszeniu źródeł prawa pracy – trzy lata.

Rozwiązania z tarczy

Odrębną podstawę dla zawarcia porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umowy o pracę daje ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. tarcza antykryzysowa). Art. 15zf tarczy antykryzysowej przewiduje, że pracodawca, u którego w następstwie wystąpienia COVID-19 wystąpił spadek obrotów gospodarczych, może zawrzeć porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu.

Podobnie jak w przypadku porozumień kodeksowych, porozumienie zawarte na podstawie omawianego przepisu wchodzi w życie automatycznie i na czas ustalony w porozumieniu. Widać zatem, że jest to uregulowanie podobne do kodeksowego, z tym że dla jego stosowania musi wystąpić konkretny spadek obrotów. Jakie zatem korzyści daje ta szczególna regulacja?

Otóż mogą z niej skorzystać również pracodawcy, którzy są objęci układem zbiorowym pracy. Ponadto obowiązują tu nieco inne zasady w zakresie podmiotów uprawnionych do zawarcia porozumienia po stronie społecznej.

Wsparcie przy obciętym etacie

Od momentu wprowadzenia tarczy antykryzysowej pojawiły się wątpliwości związane z obliczaniem wynagrodzenia, które podlega dofinansowaniu w przypadku zastosowania mechanizmu obniżenia wymiaru czasu pracy na podstawie art. 15g, w tym m.in. tego, czy do tego wynagrodzenia należy doliczać premie. Może to jednak wynikać z niezrozumienia charakteru tego składnika wynagrodzenia.

Choć premia nie stanowi wynagrodzenia zasadniczego, to wchodzi w skład wynagrodzenia za pracę. Należy bowiem pamiętać, że w skład wynagrodzenia za pracę wchodzi nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również dodatkowe składniki wynagrodzenia (jak np. dodatki czy właśnie premie).

Warto też zwrócić uwagę, że premie co do zasady uwzględnia się również przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego czy ekwiwalentu za urlop. Wyjątkiem są premie, które mają charakter jednorazowy lub nieperiodyczny, wypłacane za spełnienie określonego zadania lub określone osiągnięcie. Wynika to faktu, iż za czas urlopu pracownikowi powinno przysługiwać wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Zmienne stanowisko urzędów

Jeżeli chodzi o wynagrodzenie w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy podlegające dofinansowaniu, to początkowo część urzędów prezentowała stanowisko, że przez to wynagrodzenie należy rozumieć miesięczne wynagrodzenie o charakterze stałym, wypłacane co miesiąc pracownikowi, bez składników, które są uzależnione od spełnienia przez pracownika dodatkowych przesłanek. Na tej podstawie urzędy uznawały, że nie należy uwzględniać w nim premii regulaminowych. W ostatnim czasie można jednak zaobserwować zwrot w kierunku prawidłowej wykładni, opartej na właściwym rozumieniu tego składnika wynagrodzenia. Między innymi na stronie mazowieckiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy znajduje się informacja, że w postanowieniach tarczy chodzi o pełne wynagrodzenie brutto pracownika, uwzględniające wszystkie składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, premię regulaminową, prowizje oraz ewentualne dodatki stawkowe), za wyjątkiem premii uznaniowych, które nie stanowią wynagrodzenia za pracę.

O ile zatem nie doszło do zawieszenia stosowania regulacji dotyczących premii wynikającej ze źródeł prawa pracy czy umów o pracę, to pracownik ma do niej prawo – jeżeli spełni przesłanki premiowe – również w okresie obniżenia wymiaru czasu pracy. W wielu przypadkach ewentualna kwota premii powinna jednak ulec proporcjonalnemu obniżeniu, stosownie do obniżonego wymiaru czasu pracy. Wysokość możliwej do nabycia premii często jest bowiem zastrzeżona dla pełnego wymiaru czasu pracy, więc – tak samo jak inne składniki w określonej miesięcznej wysokości – powinna zostać skorygowana proporcjonalnie do części etatu.

Zdaniem autorki

Sandra Szybak-Bizacka, radca prawny w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global w biurze w Katowicach

W przepisach nie znajdziemy wskazówek co do tego, jak zła musi być sytuacja finansowa pracodawcy, aby skorzystać z możliwości zawieszenia regulacji dotyczących premii wynikających z regulaminu pracy czy układu zbiorowego pracy. Ocena, czy sytuacja uzasadnia wprowadzenie pracownikom mniej korzystnych warunków zatrudnienia, została pozostawiona w całości stronom porozumienia. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika dodatkowo, że ta ocena nie podlega kontroli sądu (por. wyrok SN z 6 grudnia 2005 r., III PK 91/05).