fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Płace

Inspektor sprawdzi prawidłowość wyliczeń pensji i dodatków

123RF
Tylko precyzyjne wskazanie daty wypłaty wynagrodzenia pozwala skontrolować terminowość przelewów, a w razie sporu sądowego rozstrzygnąć o tym, od kiedy pracownikowi przysługują ustawowe odsetki za zwłokę.
Skarga pracownicza lub harmonogram kontroli Państwowej Inspekcji Pracy zazwyczaj przesądzają o tematach, którymi zajmie się inspektor pracy sprawdzający zakład. Jednak to on samodzielnie decyduje o zakresie każdej kontroli. Wskazuje, jak szeroko i szczegółowo zbada narzucone mu zagadnienia i gdy zajdzie taka potrzeba, postanowi o ich rozszerzeniu.

Przy każdej wizycie

Są jednak pewne zagadnienia, przy których inspektorzy od lat stwierdzają najwięcej nieprawidłowości. To grupa tzw. pewniaków. Dotyczą one wypłaty wynagrodzenia lub innych świadczeń związanych z pracą, które obejmuje niemal każda kontrola. Wśród stwierdzanych wykroczeń przeciwko prawom pracowników te związane z pensją i innymi świadczeniami od dawna są w niechlubnej czołówce >patrz ramka.

Z oczywistych względów wynagrodzenia stanowią priorytet dla pracowników. Są oni w stanie godzić się na złe warunki pracy, nadgodziny czy inne niedogodności, jeśli pracodawca terminowo i w całości wypłaca im wynagrodzenie za tę pracę. Jeśli jednak pojawią się tu uchybienia, podwładni z całą stanowczością i wszelkimi metodami walczą o swoje prawa. Rosnąca liczba skarg na te nieprawidłowości powoduje, że sprawy związane z pensjami i świadczeniami pozapłacowymi to priorytety w działaniach organów PIP.

Badanie dokumentów

Typowa kontrola problematyki płacowej rozpoczyna się od analizy wewnątrzzakładowych źródeł prawa. Tylko w ten sposób inspektor pozna politykę płacową u pracodawcy. Dlatego dokumentami, które będą go interesować w tym pierwszym etapie, są:

- regulamin pracy, z którego PIP dowie się o przyjętym terminie i częstotliwości wypłat wynagrodzenia (art. 1041 § 1 pkt 5 k.p.),

- układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, które określają stosowany w zakładzie system wynagradzania oraz ewentualnie kategorie osobistego zaszeregowania pracowników (art. 772 § 1 k.p.).

Jeśli inspektor rozstrzygnie, czy pracownicy są wynagradzani w systemie czasowym stałymi stawkami godzinowymi lub miesięcznymi, czy np. prowizyjnym, w którym wysokość pensji zależy od wyników pracy, typuje do kontroli od kilku do kilkunastu pracowników. W tej grupie jest przeważnie inicjator kontroli poza wyjątkami, gdy wizyta w zakładzie ma charakter planowy bądź tematyczny.

Następnie inspektor zażąda przedstawienia dla wybranych osób:

- umów o pracę, które pozwolą rozstrzygnąć o wysokości ich wynagrodzenia oraz jego składnikach (art. 29 § 1 pkt 3 k.p.),

- list płac za okres nieprzekraczający trzech lat wstecz, gdyż taki okres przedawnienia obowiązuje przy finansowych roszczeniach pracowniczych (art. 291 § 1 k.p.),

- potwierdzeń dokonania przelewu pieniędzy, jeśli obowiązek wypłaty wynagrodzenia pracodawca realizuje na konto pracownika. Pozwoli to ustalić, czy wypłaty są terminowe oraz zweryfikować prawidłowość ich naliczenia.

Ważne! Dzięki listom płac inspektor sprawdzi poprawność obliczeń wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Chodzi m.in. o wynagrodzenia z dodatkami za nadgodziny, za pracę w porze nocnej, stałe dodatki czy premie wynikowe (§ 8 pkt 2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU nr 62, poz. 286 ze zm.; dalej: rozporządzenia w sprawie akt osobowych).

To, że inspektor zażądał list płac, nie oznacza, że będzie badał wszystkie te zagadnienia. Może ograniczyć się do tych elementów, które go interesują ze względu na skargę, np. naliczenie wynagrodzenia za nadgodziny.

Pieniądze na czas

Podstawową kwestią, którą inspektor sprawdzi podczas kontroli obejmującej wynagrodzenia i świadczenia pozapłacowe, będzie terminowość ich wypłaty. Ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek dokonywania wypłaty wynagrodzenia za pracę co najmniej raz w miesiącu, z dołu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. W praktyce oznacza to, że najpóźniej 10. dnia kolejnego miesiąca podwładny musi mieć w swojej dyspozycji wynagrodzenie za zakończony poprzedni miesiąc. Ma to szczególne znaczenie u pracodawców, którzy obowiązek wypłaty pensji realizują przelewem, na rachunek bankowy pracownika. To, że najpóźniej 10. dnia następnego miesiąca pieniądze muszą być postawione do dyspozycji etatowca, powoduje, że aby uniknąć opóźnienia, dyspozycje bankowe trzeba zlecić dzień lub nawet dwa dni wcześniej.

Przykład

Pracodawca prowadzący mały sklep osiedlowy zebrał od zatrudnionych ekspedientek pisemne oświadczenia, w których zadeklarowały one wolę otrzymywania pensji na imienne rachunki bankowe. Z informacji o warunkach zatrudnienia wynika, że pracownice otrzymują wynagrodzenie płatne co miesiąc, z dołu piątego dnia następnego miesiąca. Ponieważ 5 czerwca 2016 r. wypada w niedzielę, pensję za maj należy im przekazać w dniu poprzedzającym (art. 85 § 3 k.p.).

Szef nie dopilnował terminów i nie dokonał przelewów z wyprzedzeniem w czwartek – 2 czerwca lub najdalej w piątek (3 czerwca), dlatego pracownice otrzymały pensje dopiero w poniedziałek, 6 czerwca. Choć opóźnienie jest nieznaczne, nieterminowa wypłata stanowi wykroczenie, które w dodatku łatwo stwierdzić. W ciągu roku od jego popełnienia pracodawcy grozi grzywna, gdyby do sklepu zawitała PIP.

Niedokładna data

Popularnym błędem wśród pracodawców jest nieprecyzyjne określenie terminu wypłaty wynagrodzenia. Wynika on z powielenia w wewnętrznych przepisach płacowych regulacji nakazującej wypłatę pensji do 10. dnia następnego miesiąca. Tymczasem na potrzeby zakładu termin ten musi być konkretny, np. 8. czy 10. dzień następnego miesiąca. Tylko taka jednoznaczna regulacja pozwala skontrolować terminowość wypłaty pensji, a w razie sporu sądowego rozstrzygnąć o dacie, od której pracownikowi przysługują ustawowe odsetki za zwłokę.

Przykład

W regulaminie pracy pracodawca zawarł postanowienie przewidujące, że wypłata wynagrodzenia następuje do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenia były przelewane między 2. a 5. dniem następnego miesiąca, więc pracownicy dysponowali pensją między 3. a 7. dniem. Choć sama praktyka nie jest wadliwa, gdyż wcześniejsze udostępnienie pensji jest działaniem korzystnym dla podwładnego, a przez to dopuszczalnym, postanowienie regulaminu pracy wymaga zmiany. Jeśli do zakładu przyjdzie inspektor kontrolujący tematykę wynagrodzeń, prawdopodobnie wystąpi o określenie konkretnej daty wypłaty pensji. Aby tego uniknąć, warto zmodyfikować postanowienia regulaminu pracy, nie czekając na sygnał kontrolera.

Diety, dodatki i potrącenia

Oprócz terminowości wypłaty pensji i innych świadczeń pracowniczych kontrola dotycząca pieniędzy może objąć:

- prawidłowość naliczania wynagrodzenia, szczególnie przysługującego za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w dniach ustawowo wolnych od pracy (niedziele i święta) oraz innych dniach wolnych,

- prawidłowość dokonywanych potrąceń z wynagrodzenia, szczególnie pod kątem posiadania pisemnych zgód pracowników na ujęcia dobrowolne,

- prawidłowość wypłat dodatkowych świadczeń wynikających z przepisów płacowych np. premii, dodatków czy nagród,

- wysokość wynagrodzenia urlopowego i terminowość jego wypłacania,

- wysokość wynagrodzenia chorobowego i terminowość jego wypłacania,

- wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy i terminowość jego wypłacania,

- wysokość i terminowość wypłaty odpraw emerytalno-rentowych, ekonomicznych oraz dodatkowych wynikających z wewnętrznych przepisów płacowych.

Ważne!

Inspektor może też zainteresować się zasadami naliczania i wypłaty m.in. diet i innych świadczeń związanych z podróżami służbowymi czy przyznawaniem dodatkowych świadczeń pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, jeśli prawo do takich wypłat wynika z wiążącej strony umowy.

Jak zdyscyplinować szefa

Jeśli inspektor stwierdzi nieprawidłowości przy naliczaniu i wypłacie wynagrodzeń bądź innych świadczeń związanych z pracą, ma prawo zastosować nakaz lub wystąpienie. Wybór środka zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Decyzja administracyjna w postaci nakazu płatniczego (art. 11 pkt 7 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 640 ze zm.; dalej: ustawa o PIP) może być wydana jedynie, gdy wysokość świadczenia jest bezsporna. W praktyce oznacza to, że inspektor zastosuje nakaz podlegający natychmiastowemu wykonaniu wyłącznie dla świadczeń, które pracodawca naliczył i uznał do wypłaty, a nie przekazał pracownikowi.

Jeśli kwota należnego świadczenia jest sporna, bo np. go nie naliczono, inspektor będzie mógł wydać jedynie wystąpienie (art. 11 pkt 8 ustawy o PIP). Zobowiąże w nim szefa do niezwłocznego naliczenia i wypłaty pracownikowi wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia wynikającego ze stosunku pracy.

Przykład

Dwóm pracownikom działu projektowego pracodawca zlecił zadanie polegające na uzupełnieniu planów żurawia opracowanego dla klienta oraz przekazanie gotowego projektu do prototypowni, aby rozpocząć testy. Czasochłonność zadania spowodowała, że pierwszy projektant przepracował w maju 42 nadgodziny, a drugi 54. Problemy z obsługą kadrowo-księgową spowodowały, że pracodawca naliczył wynagrodzenie za nadgodziny tylko pierwszemu projektantowi, ale nie zdążył przekazać go do wypłaty z pensją za maj. Jeśli inspektor PIP odwiedzi zakład w czerwcu, będzie mógł dać nakaz zapłaty wynagrodzenia za nadgodziny jedynie dla pierwszego projektanta, któremu pracodawca naliczył należne wynagrodzenie. Dla drugiego pracownika inspektor wystąpi jedynie do pracodawcy o niezwłoczne naliczenie i wypłatę wynagrodzenia z dodatkami za 54 nadgodziny.

Autor jest prawnikiem, byłym pracownikiem PIP, obecnie specjalistą z zakresu prawa pracy

Statystyka nie kłamie

Ze sprawozdania Głównego Inspektora Pracy wynika, że w 2014 r. spośród ujawnionych przez inspektorów 92 tys. wykroczeń aż 15,5 tys. dotyczyło wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą. Te zagadnienia uplasowały się na drugim miejscu po przygotowaniu do pracy czyli np. dopuszczeniu do pracy bez badań, szkoleń, zapoznania z regulaminem pracy.

W 2014 r. aż 37 proc. wszystkich skarg pracowniczych dotyczyło wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą, dominując inne zgłaszane zarzuty.

Pracodawca ukarany

Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika polegające na:

- niewypłacaniu w terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia związanego z pracą,

- bezpodstawnym obniżaniu wynagrodzenia lub

- dokonywaniu bezpodstawnych potrąceń z wynagrodzenia,

pracodawcy lub osobie odpowiedzialnej grozi grzywna w drodze mandatu karnego od 1000 do 2000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.).

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA