Koronawirus: wyższa kwota wolna od potrąceń z pułapkami na pracodawców

14 maja 2020 r. uchwalona została ustawa o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 875; tzw. tarcza 3.0). Wprowadziła ona zwiększone kwoty wolne od potrąceń. W uzasadnieniu projektu tej ustawy wskazano, że jeśli pracownik ma na utrzymaniu członków rodziny (np. niepracującego małżonka, dzieci), chroniona przed egzekucją kwota wynikająca z kodeksu pracy – tj. 1920 zł – jest niewystarczająca do utrzymania rodziny, zwłaszcza w obecnej sytuacji, gdy część osób może utracić zatrudnienie lub mieć obniżone wynagrodzenie. Tarcza 3.0 wprowadziła w art. 52 ust. 1 regulację, zgodnie z którą, jeżeli z powodu podjętych na terytorium Polski działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu, kwoty określone w art. 871 § 1 kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego ten pracownik ma na utrzymaniu.

Czytaj także:

Koronawirus podnosi kwoty wolne od potrąceń

Związek z COVID-19

Można wyróżnić następujące sytuacje, które będą skutkowały koniecznością zwiększenia kwoty wolnej od potrąceń:

- gdy wynagrodzenie pracownika zostało obniżone na skutek SARS-CoV-2 – np. w związku z wprowadzeniem obniżonego wymiaru czasu pracy lub przestoju ekonomicznego na podstawie przepisów tarczy antykryzysowej, a pracownik ma na utrzymaniu innych członków rodziny, którzy nie osiągają dochodu; wówczas kwota wolna od potrąceń ulega zwiększeniu odpowiednio o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny,

- gdy wynagrodzenie pracownika nie uległo obniżeniu, ale członek jego rodziny utracił dochód z powodu SARS-CoV-2 – wówczas kwota wolna od potrąceń ulega odpowiednio zwiększeniu o 25 proc. na każdego członka rodziny nieosiągającego dochodu w związku z pandemią,

- gdy wynagrodzenie pracownika uległo obniżeniu i członek rodziny tego pracownika utracił źródło dochodu z powodu pandemii – kwota wolna od potrąceń ulega w tej sytuacji zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego w związku z pandemią dochodu członka rodziny.

Wskazana regulacja obowiązuje od 18 maja 2020 r. Pracodawcy powinni ją stosować już do wypłaty wynagrodzeń za kwiecień 2020 r. Przywołane przepisy budzą jednak wiele wątpliwości, a niezastosowanie się do nich może mieć dla pracodawcy daleko idące konsekwencje.

Odpowiedzialność zatrudniającego

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że pracodawca ma obowiązek podwyższyć kwotę wolną od potrąceń, jeśli spełnione zostaną przesłanki określone w przepisie art. 52 ww. ustawy. Tym samym powinien ustalić, czy pracownik może korzystać ze zwiększonej kwoty wolnej od potrąceń i odpowiednio ją skorygować. Jeśli tego nie zrobi, może się spotkać z zarzutem, że dokonał potrącenia w nieprawidłowej wysokości. To z kolei może być potraktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w art. 282 § 1 pkt 1 kodeksu pracy. Jest ono zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Jeśli z kolei pracodawca nieprawidłowo podwyższy kwotę wolną od potrąceń, na skutek czego zajęcie egzekucyjne nie będzie mogło być zrealizowane albo zostanie zrealizowane w kwocie niższej, może mieć problem z komornikiem. Zgodnie z art. 881 § 3 i § 4 kodeksu postępowania cywilnego w przypadku zajęcia wynagrodzenia za pracę pracodawca ma obowiązek to zajęcie realizować i wypłacać dłużnikowi jedynie kwotę wolną od potrąceń. Pozostałą część ma przekazywać albo wierzycielowi egzekwującemu, albo komornikowi – gdy komornik tak postanowi lub gdy wierzycieli jest więcej i wyegzekwowana kwota nie wystarczy na pokrycie wszystkich egzekwowanych świadczeń. Ponadto na podstawie art. 882 § 1 pkt 3 oraz 882 § 2 k.p.c. pracodawca ma m.in. obowiązek, aby w razie istnienia przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia za pracę złożyć komornikowi oświadczenie o rodzaju tych przeszkód i informować o wszelkich zmianach w tym zakresie. Jeżeli pracodawca nie wykona tych obowiązków (nie będzie realizował zajęcia, nie dopełni obowiązku informacyjnego w terminie), stosownie do art. 886 § 1 k.p.c. zostanie ukarany karą grzywny w wysokości do 5000 zł przez komornika. Tę grzywnę komornik może ponawiać. Dodatkowo jeśli pracodawca narusza obowiązki wynikające z zajęcia wynagrodzenia za pracę czy składa oświadczenia przewidziane w art. 882 k.p.c. niezgodnie z prawdą albo też dokonuje wypłaty zajętej części wynagrodzenia dłużnikowi, odpowiada także za szkodę wyrządzoną przez to wierzycielowi.

Pracodawca powinien zatem pamiętać, że przeliczenie na nowo kwoty wolnej od potrąceń i ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie mogą rzutować na jego odpowiedzialność również na gruncie przepisów k.p.c. o egzekucji. Dlatego w razie zwiększenia kwoty wolnej, powinien także dopełnić wymaganych obowiązków informacyjnych względem komornika.

Powyższe konsekwencje powodują, że z punktu widzenia pracodawcy bardzo istotne jest prawidłowe ustalenie przesłanek warunkujących zwiększenie kwoty wolnej od potrąceń.

Źródło informacji

Przepisy nie określają, w jaki sposób pracodawca powinien pozyskać informację o okolicznościach stanowiących podstawę do zwiększenia kwot wolnych od potrąceń. Brak jest w szczególności informacji, czy powinien zobowiązać wszystkich pracowników do złożenia w tym zakresie oświadczeń, czy ma przekazać zatrudnionym informację, że mogą skorzystać z takiego uprawnienia, i to oni powinni wskazać, czy członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu w związku z COVID-19. Informację o tym, że pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie z powodu podjętych na terytorium Polski działań służących zapobieganiu zarażeniu wirusem SARS-CoV-2, pracodawca będzie posiadał, skoro sam dokonał tej obniżki.

W naszej ocenie nie jest uprawnione, aby pracodawca domagał się podania informacji o statusie członków rodziny wszystkich pracowników „z góry". Jeśli bowiem członek rodziny pracownika nie stracił źródła dochodu, to takie dane będą zbędne pracodawcy w kontekście omawianego przepisu. Tym samym będą to dane nadmiarowe, a ich przetwarzanie będzie sprzeczne z zasadą minimalizacji danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Stanowi on, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Za bardziej poprawne należy uznać przekazanie pracownikom informacji o treści art. 52 tarczy 3.0 i pouczyć ich, że jeśli zachodzą wskazane w tym przepisie okoliczności, powinni złożyć pracodawcy odpowiednie oświadczenie. Wzór takiego oświadczenia należy pracownikom udostępnić. Z jednej strony będzie to stanowiło ułatwienie dla pracowników, którzy mogą nie do końca zrozumieć, jakie informacje powinni podać. Z drugiej strony pracodawca uchroni się przed wzywaniem pracowników do uzupełniania braków w takich oświadczeniach.

Podstawa przetwarzania

Kolejna wątpliwość, z jaką borykają się pracodawcy, to podstawa przetwarzania danych koniecznych do tego, aby możliwe było zwiększenie kwot wolnych od potrąceń w stosunku do danego pracownika. Wielu pracodawców zastanawia się np., czy w związku z tym, że przepis nie nakazuje wprost odbierania od podwładnych określonych informacji, należy opierać się na ich zgodzie. Niektórzy idą nawet krok dalej i rozważają, czy taką zgodę należy też odbierać od członków rodziny pracownika, których dane są przekazane pracodawcy.

W naszej ocenie zgoda nie będzie prawidłową podstawą do przetwarzania danych. Dane dotyczące sytuacji życiowej, materialnej członków rodziny pracownika (dotyczące utraty źródła dochodu w związku z epidemią), są przetwarzane po to, aby pracownik mógł zrealizować wynikające z omawianego przepisu uprawnienia, a pracodawca mógł wykonać ciążące na nim w tym zakresie obowiązki. Tym samym podstawą przetwarzania tych danych powinien być art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dozwolone, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Wynika to z treści art. 221 § 4 k.p. Stanowi on, że pracodawca może domagać się od pracownika podania takich danych, które są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. I nie muszą to być tylko dane, które zostały wprost określone w katalogu danych w § 1 i § 3 w/w art. 221 k.p.

Dowody na potwierdzenie

Innym problemem jest to, czy pracodawca ma polegać tylko na oświadczeniu pracownika, czy może go poprosić o udokumentowanie wskazywanych zdarzeń i ewentualnie w jaki sposób. Ze względu na zakres odpowiedzialności pracodawcy za nieprawidłowe ustalenie kwoty wolnej od potrąceń wydaje się, że ma on prawo domagać się od pracownika przedstawienia dokumentów, które uwiarygodnią przekazane przez niego informacje. Potwierdza to art. 221 § 5 k.p., który stanowi, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia podwładnego, ale jednocześnie pracodawca może żądać udokumentowania tych danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Tu pojawia się kolejna wątpliwość – jakie dokumenty powinny być dostarczone. Również w tym zakresie przepis nie daje żadnych wskazówek. Wydaje się, że akceptowane powinny być wszelkie dokumenty, które uwiarygodnią treść oświadczenia pracownika. Może to być np. świadectwo pracy członka rodziny potwierdzające, że utracił on pracę w okresie pandemii z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, akt małżeństwa, akty urodzenia dzieci, orzeczenie o niepełnosprawności, w związku z którym przysługuje świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna.

Nie ma też przepisu mówiącego, czy takie dokumenty powinny być przedstawione w kopii, czy w oryginale. Zatem pracodawcy mogą sami zadecydować, czy sama kopia dokumentu będzie przez nich akceptowana, czy konieczne jest dostarczenie oryginału.

Dodatkowo rozstrzygnięcia wymaga, czy takie dokumenty mają być przedstawione tylko do wglądu, czy też pracodawca powinien je przechowywać (a jeśli tak, to gdzie). Wydaje się, że skoro brak jest wyraźnej podstawy w przepisie i z uwagi na zakres danych, które pojawiają się w świadectwie pracy czy innych w/w dokumentach, wskazane jest, aby pracownik przedstawiał je tylko do wglądu. Tym samym pracodawca nie powinien sporządzać i przechowywać kopii okazanych przez pracownika dokumentów. Wystarczające będzie ich okazanie pracodawcy. Pracodawca powinien jednak– dla celów dowodowych – sporządzić notatkę, z której będzie wynikało, jakie dokumenty przedstawił pracownik na potwierdzenie swojego oświadczenia i co z nich wynikało.

DOMINIKA SZACHNIEWICZ radca prawny, SDZLEGAL Schindhelm Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp.k.

ALEKSANDRA BARANOWSKA-GÓRECKA radca prawny, SDZLEGAL Schindhelm Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp.k.

Członek rodziny i dziecko

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy z 14 maja 2020 r. za członka rodziny należy uznać:

- małżonka albo rodzica wspólnego dziecka,

- dziecko w wieku do 25. roku życia,

- dziecko, które ukończyło 25 lat, jeśli legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności, a w związku z tą niepełnosprawnością przysługuje świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy, o którym mowa w ustawie z 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych albo zasiłek dla opiekuna, o którym mowa w ustawie z 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów.

Przez dziecko rozumie się natomiast, zgodnie z art. 52 ust. 3 tarczy 3.0:

- dziecko własne pracownika,

- dziecko współmałżonka,

- dziecko rodzica wspólnego dziecka,