Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: kiedy pieniądze można dzielić po równo

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) to tworzony przez pracodawcę specjalny fundusz, który jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania ze środków, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Zasady tworzenia tego funduszu, jak również zasady gospodarowania jego środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2191 ze zm., dalej: ustawa o zfśs).

Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu w regulaminie zfśs.

Przeznaczenie środków

Zwrot „socjalny" w nazwie funduszu wskazuje na podstawową funkcję, jaką powinien on pełnić w zakładzie pracy. W art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs wyrażona zaś została generalna zasada dysponowania środkami pochodzącymi z funduszu – w oparciu o kryterium socjalne. Oznacza to, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Wskazać jednak należy, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z 23 października 2008 r., II PK 74/08) pojawił się pogląd, zgodnie z którym „przy dofinansowaniu imprez zbiorowych przeznaczonych dla wszystkich pracowników kryterium socjalne nie musi być stosowane. Oznacza to, że w wydatkowaniu środków z funduszu nie zawsze należy kierować się kryterium socjalnym, a finansowanie z funduszu imprez rekreacyjno-sportowych, pikników, spotkań kulturalno-oświatowych jest możliwe nawet, gdy udział w nich sfinansowano każdej osobie uprawnionej w równej wysokości".

Za kontynuację tego stanowiska można uznać wyrok z 10 lipca 2014 r. (II UK 472/13), w którym SN podzielił pogląd, że pojęcie działalności socjalnej pracodawcy w rozumieniu ustawy jest pojęciem szerszym od obowiązku zaspokajania socjalnych potrzeb pracownika. Jej przejawy mogą być zaś ukierunkowane nie tylko na indywidualnego pracownika, ale także na większą liczbę uprawnionych, co w konkretnej sytuacji może uzasadniać odstąpienie od kryteriów socjalnych wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs. SN podkreślił jednak, że to zjawisko powinno mieć charakter wyjątkowy, a w danych okolicznościach znajdować przekonujące uzasadnienie.

Działalność socjalna

Środki pochodzące z zfśs mogą być przeznaczane m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Ustawa wprowadza definicję działalności socjalnej, która jest o tyle istotna, że z funduszu mogą być finansowane wyłącznie te rodzaje działalności, które mieszczą się w ustawowej definicji. Poza działalnością socjalną, środki z zfśs mogą być przeznaczane na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Zgodnie z art. 2 ustawy o zfśs poprzez działalność socjalną – a więc działalność, na którą mogą być przeznaczone środki funduszu –należy rozumieć:

- usługi na rzecz różnych form wypoczynku,

- usługi na rzecz działalności kulturalno-oświatowej,

- usługi na rzecz działalności sportowo-rekreacyjnej,

- usługi na rzecz opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

- udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej,

- udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Wypoczynek i kultura

Pojęcie usług na rzecz różnych form wypoczynku obejmuje organizowanie, finansowanie oraz dofinansowanie wypoczynku dla osób uprawnionych. Pracodawca może sam odpowiadać za zakwaterowanie czy atrakcje w trakcie pobytu, ale może też finansować lub dofinansowywać wypoczynek organizowany przez inny podmiot – np. biuro podróży.

Usługi na rzecz różnych form wypoczynku mogą być świadczone zarówno dla dorosłych – w formie wczasów, wycieczek czy rajdów, jak też dzieci i młodzieży – w formie kolonii czy półkolonii. Z funduszu mogą być również finansowane „pozakrajowe" formy wypoczynku – miejscem korzystania ze świadczeń nie musi być Polska.

Z orzecznictwa oraz praktyki wynika, że z zfśs może być finansowana działalność, która nie nosi jednocześnie cech działalności i kulturalnej i oświatowej. W pojęciu działalności kulturalno-oświatowej mieści się np. organizowanie imprez teatralnych, koncertów czy też zakup biletów na takie imprezy. W ramach działalności oświatowej pracodawca może np. zorganizować kurs językowy dla pracowników lub też dofinansować pracownikom udział w kursie zorganizowanym przez szkołę językową.

Sport i dzieci

Również działalność sportowo–rekreacyjna nie musi spełniać łącznie tych dwóch cech. Poszczególne świadczenia mogą mieć charakter wyłącznie sportowy (np. impreza sportowa) albo wyłącznie rekreacyjny (np. wycieczka). Do takiej działalności można zaliczyć np. zorganizowanie imprezy sportowej, pikniku rodzinnego, imprezy integracyjnej, czy też wykupienie abonamentu na zajęcia sportowe (np. Multisport).

Z funduszu mogą być też finansowane imprezy integracyjne. Sąd Najwyższy wyraził to w wyroku z 23 października 2008 r. (II PK 74/08): „działalność w postaci imprez masowych, jak pikniki, »andrzejki«, organizowanie wycieczek – mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej, względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku".

Fundusz może zostać przeznaczony również na wsparcie rodziców w opiece nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego. Za działalność socjalną można uznać też dofinansowywanie opieki sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię.

Pomoc rzeczowa i finansowa

Środki zfśs można również przeznaczyć na udzielenie pomocy finansowej, pomocy rzeczowej, jak również zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. W pojęciu pomocy materialnej mieszczą się m.in.:

- zapomogi losowe (w razie pożaru, długotrwałej choroby),

- zasiłki np. z tytułu urodzenia dziecka czy zgonu osoby bliskiej.

Warto jednak zauważyć, że pracodawca nie ma środków prawnych, które umożliwiłyby mu weryfikację, czy środki funduszu zostały przez pracownika spożytkowane zgodnie z celem.

Do kategorii pomocy rzeczowej można natomiast zaliczyć np. zakup podręczników szkolnych, wyposażenia domu czy paczek na święta. ?

—Kaja Jakubczak

Wyższa kwota wolna od PIT

Od stycznia 2018 r. podwyższona została kwota wolna od podatku dla osób otrzymujących świadczenia z zfśs z dotychczasowych 380 zł do 1000 zł. Wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków funduszu lub funduszu związków zawodowych. Ustawodawca zastrzegł jednak, że za świadczenia rzeczowe nie są uznawane bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Ich wartość nie jest zatem objęta zwolnieniem.

Zdaniem autorki

Kaja Jakubczak, prawnik z Kancelarii Bogdan Chudoba Adwokaci Doradcy Podatkowi