- metoda uproszczona – polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,
- metoda średniej chronologicznej – sprowadza się ona do zsumowania połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzielenia otrzymanej wartości przez 2.
Etap 4. Zsumowanie średnich stanów zatrudnienia ze wszystkich miesięcy danego roku, podzielenie otrzymanej sumy przez 12 i zaokrąglenie wyniku do 2 miejsc po przecinku.
.... później kalkulowanie odpisów i zwiększeń
Obliczenie wysokości odpisów na zfśs na dany rok wymaga pomnożenia średniej rocznej liczby etatów przez kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych. Działanie to wykonuje się:
- odrębnie dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach,
- oddzielnie dla osób wykonujących pracę w warunkach szczególnych,
- osobno dla pracowników młodocianych – w ich przypadku wyliczenia ograniczają się do przemnożenia planowanej liczby zatrudnionych (bez jej uśredniania) przez wysokość odpisu uzależnioną od roku nauki młodocianego.
Wyższe kwoty w 2019 r.
Podstawą do obliczenia odpisu na zfśs w 2019 r. jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. ogłoszone przez Prezesa GUS (art. 5h ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Wyniosło ono 3278,14 zł (MP z 2014 r., poz. 158).
Pracodawcy prywatni mogą przewidzieć inne niż powyższe wartości odpisów.
Przykład
Poznańska spółka akcyjna, dokonująca obligatoryjnie odpisów na zfśs w ustawowej wysokości, w styczniu 2019 r. ustaliła, że planowana przeciętna liczba zatrudnionych w tym roku wyniesie 136 osób, w tym:
- wykonujących pracę w „normalnych" warunkach 106 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 13 pracowników na 1/2 etatu oraz 4 osoby na 3/4 etatu,
- 10 pracowników pełnoetatowych pracujących w szczególnych warunkach,
- 3 pracowników młodocianych w trzecim roku nauki.
Wstępne ustalenie należnego za 2019 r. odpisu na zfśs powinno wyglądać jak niżej:
Krok 1. Przeliczenie niepełnozatrudnionych na pełne etaty:
- zatrudnienie na 1/2 etatu: 20 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,5 x 13 osób = 6,5 pełnych etatów,
- zatrudnienie na 3/4 etatu: 30 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,75 x 4 osoby = 3 pełne etaty.
Krok 2. Naliczenie odpisu w oparciu o planowany poziom zatrudnienia:
- zatrudnieni w normalnych warunkach: 1229,30 zł x 115,5 etatów (106 pełnoetatowców + 9,5 etatów wynikających z przeliczenia niepełnozatrudnionych) = 141 984,15 zł,
- zatrudnieni w warunkach szczególnych: 10 × 1639,07 zł = 16 390,70 zł,
- młodociani: 3 x 229,47 zł = 688,41 zł.
Krok 3. Zsumowanie całorocznych odpisów podstawowych:
141 984,15 zł + 16 390,70 zł + 688,41 zł = 159 063,26 zł.
Krok 4. Ustalenie kwoty I raty odpisów podstawowych do przelania do końca maja 2019 r.:
159 063,26 zł x 75 proc. = 119 297,45 zł.
Najpóźniej w terminie do 30 września 2019 r. spółka ma w obowiązku zasilić wyodrębnionych rachunek zfśs drugą transzą w wysokości 39 765,81 zł, co wynika z wyliczenia:
159 063,26 zł – 119 297,45 zł.
Powyższa kwota powinna zostać powiększona o ewentualne dobrowolne zwiększenia funduszu socjalnego.
Do 31 grudnia korekta
Naturalne jest, że w trakcie roku mogą wystąpić niedające się przewidzieć wcześniej okoliczności, których skutkiem jest zmiana liczebności załogi. Z tego powodu ustawodawca przewidział mechanizm korygowania odpisów na zfśs na koniec roku, celem ustalenia ostatecznej kwoty, jaka powinna zostać wyasygnowana na działalność socjalną. Mechanizm ten wymusza najpóźniej do 31 grudnia:
Krok 1. Ustalenie przeciętnego zatrudnienia w całym roku na podstawie faktycznej liczebności załogi z poszczególnych miesięcy.
Krok 2. Wyliczenie na bazie rzeczywistego uśrednionego stanu zatrudnienia wysokości należnego odpisu na zfśs (i ewentualnie jego zwiększeń).
Krok 3. Porównanie otrzymanego wyniku z wysokością odpisu odprowadzonego w trakcie roku (do końca maja i końca września).
Krok 4. Podjęcie działań w postaci:
- wycofania nadwyżki z konta zfśs na rachunek bieżący firmy lub pomniejszenia przyszłorocznego odpisu na działalność socjalną o kwotę nadpłaty – gdy faktyczna średnia liczba zatrudnionych jest niższa od tej planowanej,
- odprowadzenia na wyodrębniony rachunek zfśs dodatkowych środków, w sytuacji, gdy zakładany poziom zatrudnienia jest mniejszy od rzeczywistego.
Jeśli faktyczny stan zatrudnienia okaże się równy stanowi planowanemu, wówczas nie ma potrzeby korygowania odpisu.
- Mariusz Pigulski - specjalista ds. kadr i płac