fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Płace

ZFŚS: czas zasilić konto socjalne pierwszą ratą

123RF
Do końca maja pracodawcy obowiązkowo tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Resztę środków trzeba przelać do 30 września, a do końca roku – skorygować odpisy.

Zbliża się dzień, w którym wiele zakładów pracy musi określoną część zasobów pieniężnych przeznaczyć na fundusz służący finansowaniu działalności o charakterze socjalnym. Mowa tu o 31 maja, który jest ostatnim dniem do zrealizowania przelewu na wydzielone konto z pierwszą transzą środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Czytaj także: Odpisy na zakładowy fundusz socjalny a koszty uzyskania przychodu

Powyższego terminu muszą przestrzegać podmioty zobligowane do tworzenia zfśs na mocy powszechnie obowiązujących przepisów, tj.:

- jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników),

- zakłady pracy zatrudniające co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

- firmy zatrudniające mniej niż 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – jeżeli z wnioskiem o utworzenie zfśs wystąpiła zakładowa organizacja związkowa.

Aby prawidłowo wywiązać się z tego obowiązku, trzeba ustalić kwotę, która w danym roku musi zostać wyasygnowana na wsparcie socjalne uprawnionych do niego osób. W tym celu trzeba wziąć pod uwagę przede wszystkim:

- średnią planowaną liczbę zatrudnionych osób w danym roku kalendarzowym, oraz

- wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej stanowiącego podstawę wyliczenia odpisów.

Na odrębny rachunek

Bardzo istotną cechą zfśs jest jego wyodrębnienie z majątku pracodawcy, którego dokonuje się na mocy art. 6 ust. 2 i art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1316 ze zm.). W myśl tych przepisów, równowartość odpisów socjalnych i ich zwiększeń skalkulowanych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na osobny rachunek bankowy funduszu, na którym środki zfśs muszą być gromadzone.

Celem tak ukształtowanego wyodrębnienia środków funduszu od majątku pracodawcy jest:

- ułatwienie pracodawcy administrowania nimi,

- wyłączenie ich spod egzekucji,

- uniemożliwienie wydatkowania przekazanych kwot na cele inne niż działalność socjalna.

Przelew w maju i wrześniu

Podmioty tworzące zfśs obowiązkowo, dokonują jego zasileń w trakcie roku dwukrotnie:

- do 31 maja danego roku – kwotą wynoszącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisu podstawowego, na którą składa się:

– 37,5 proc. podstawy odpisu na jednego zatrudnionego w warunkach „normalnych",

– 50 proc. podstawy odpisu na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,

– 5 proc. podstawy odpisu w pierwszym, 6 proc. w drugim oraz 7 proc. w trzecim roku nauki na jednego pracownika młodocianego;

- do 30 września danego roku – kwotą obejmującą pozostałą część odpisu podstawowego oraz fakultatywne zwiększenia, tj.:

– 6,25 proc. podstawy odpisu na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności,

– 6,25 proc. podstawy odpisu na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej,

– 7,5 proc. podstawy odpisu na każdą zatrudnioną osobę, jeżeli w zakładzie utworzono zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, na który przeznaczono z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 proc. tego odpisu, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Wskazane terminy nie dotyczą pracodawców, którzy dobrowolnie utworzyli fundusz na działalność socjalną. Oni przekazują środki socjalne w ustalonych przez siebie datach.

Najpierw plan zatrudnienia....

Aby wiedzieć, jakie kwoty trzeba ulokować na koncie zfśs, w pierwszej kolejności należy oszacować, jakie będzie przeciętne zatrudnienie w firmie w danym roku. Do tego niezbędne jest:

Etap 1. Ustalenie grupy osób, które trzeba wliczać do stanów zatrudnienia z poszczególnych miesięcy:

- uwzględniając osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (bez względu na wymiar etatu i rodzaj umowy), osoby na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich, urlopach wychowawczych oraz bezpłatnych,

- pomijając chałupników, zleceniobiorców, osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej lub o dzieło, pracowników tymczasowych, dla których dany pracodawca jest tylko użytkownikiem w świetle przepisów ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Etap 2. Przeliczenie niepełnoetatowców na pełne etaty.

Etap 3. Wyznaczenie przeciętnego poziomu zatrudnienia odrębnie dla poszczególnych miesięcy roku, przy użyciu jednej z trzech wybranych stosownie do sytuacji kadrowej metod statystycznych:

- metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu – nakazuje zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzielić otrzymaną wartość przez liczbę dni miesiąca,

- metoda uproszczona – polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,

- metoda średniej chronologicznej – sprowadza się ona do zsumowania połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzielenia otrzymanej wartości przez 2.

Etap 4. Zsumowanie średnich stanów zatrudnienia ze wszystkich miesięcy danego roku, podzielenie otrzymanej sumy przez 12 i zaokrąglenie wyniku do 2 miejsc po przecinku.

.... później kalkulowanie odpisów i zwiększeń

Obliczenie wysokości odpisów na zfśs na dany rok wymaga pomnożenia średniej rocznej liczby etatów przez kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych. Działanie to wykonuje się:

- odrębnie dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach,

- oddzielnie dla osób wykonujących pracę w warunkach szczególnych,

- osobno dla pracowników młodocianych – w ich przypadku wyliczenia ograniczają się do przemnożenia planowanej liczby zatrudnionych (bez jej uśredniania) przez wysokość odpisu uzależnioną od roku nauki młodocianego.

Wyższe kwoty w 2019 r.

Podstawą do obliczenia odpisu na zfśs w 2019 r. jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. ogłoszone przez Prezesa GUS (art. 5h ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Wyniosło ono 3278,14 zł (MP z 2014 r., poz. 158).

Pracodawcy prywatni mogą przewidzieć inne niż powyższe wartości odpisów.

Przykład

Poznańska spółka akcyjna, dokonująca obligatoryjnie odpisów na zfśs w ustawowej wysokości, w styczniu 2019 r. ustaliła, że planowana przeciętna liczba zatrudnionych w tym roku wyniesie 136 osób, w tym:

- wykonujących pracę w „normalnych" warunkach 106 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 13 pracowników na 1/2 etatu oraz 4 osoby na 3/4 etatu,

- 10 pracowników pełnoetatowych pracujących w szczególnych warunkach,

- 3 pracowników młodocianych w trzecim roku nauki.

Wstępne ustalenie należnego za 2019 r. odpisu na zfśs powinno wyglądać jak niżej:

Krok 1. Przeliczenie niepełnozatrudnionych na pełne etaty:

- zatrudnienie na 1/2 etatu: 20 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,5 x 13 osób = 6,5 pełnych etatów,

- zatrudnienie na 3/4 etatu: 30 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,75 x 4 osoby = 3 pełne etaty.

Krok 2. Naliczenie odpisu w oparciu o planowany poziom zatrudnienia:

- zatrudnieni w normalnych warunkach: 1229,30 zł x 115,5 etatów (106 pełnoetatowców + 9,5 etatów wynikających z przeliczenia niepełnozatrudnionych) = 141 984,15 zł,

- zatrudnieni w warunkach szczególnych: 10 × 1639,07 zł = 16 390,70 zł,

- młodociani: 3 x 229,47 zł = 688,41 zł.

Krok 3. Zsumowanie całorocznych odpisów podstawowych:

141 984,15 zł + 16 390,70 zł + 688,41 zł = 159 063,26 zł.

Krok 4. Ustalenie kwoty I raty odpisów podstawowych do przelania do końca maja 2019 r.:

159 063,26 zł x 75 proc. = 119 297,45 zł.

Najpóźniej w terminie do 30 września 2019 r. spółka ma w obowiązku zasilić wyodrębnionych rachunek zfśs drugą transzą w wysokości 39 765,81 zł, co wynika z wyliczenia:

159 063,26 zł – 119 297,45 zł.

Powyższa kwota powinna zostać powiększona o ewentualne dobrowolne zwiększenia funduszu socjalnego.

Do 31 grudnia korekta

Naturalne jest, że w trakcie roku mogą wystąpić niedające się przewidzieć wcześniej okoliczności, których skutkiem jest zmiana liczebności załogi. Z tego powodu ustawodawca przewidział mechanizm korygowania odpisów na zfśs na koniec roku, celem ustalenia ostatecznej kwoty, jaka powinna zostać wyasygnowana na działalność socjalną. Mechanizm ten wymusza najpóźniej do 31 grudnia:

Krok 1. Ustalenie przeciętnego zatrudnienia w całym roku na podstawie faktycznej liczebności załogi z poszczególnych miesięcy.

Krok 2. Wyliczenie na bazie rzeczywistego uśrednionego stanu zatrudnienia wysokości należnego odpisu na zfśs (i ewentualnie jego zwiększeń).

Krok 3. Porównanie otrzymanego wyniku z wysokością odpisu odprowadzonego w trakcie roku (do końca maja i końca września).

Krok 4. Podjęcie działań w postaci:

- wycofania nadwyżki z konta zfśs na rachunek bieżący firmy lub pomniejszenia przyszłorocznego odpisu na działalność socjalną o kwotę nadpłaty – gdy faktyczna średnia liczba zatrudnionych jest niższa od tej planowanej,

- odprowadzenia na wyodrębniony rachunek zfśs dodatkowych środków, w sytuacji, gdy zakładany poziom zatrudnienia jest mniejszy od rzeczywistego.

Jeśli faktyczny stan zatrudnienia okaże się równy stanowi planowanemu, wówczas nie ma potrzeby korygowania odpisu.

- Mariusz Pigulski - specjalista ds. kadr i płac

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA