Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: pierwsza rata odpisów do końca maja

Pracodawcy obowiązkowo tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą do 31 maja 2017 r. przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Resztę przelewa się do końca września.

Publikacja: 11.05.2017 06:30

Foto: Fotolia.com

Ostatni dzień maja to ważna data dla każdego zakładu pracy prowadzącego na rzecz uprawnionych osób obligatoryjnie działalność socjalną. Najpóźniej w tym terminie trzeba bowiem puścić przelew z pierwszą transzą środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Wcześniej należy ustalić kwotę, która w sumie musi zostać wyasygnowana na ten fundusz. W 2017 r. na jej wysokość wpływa:

- przeciętna planowana liczba zatrudnionych osób w danym roku kalendarzowym skorygowana w końcówce roku do faktycznego średniego stanu zatrudnienia,

- charakter pracy podwładnych oraz

- przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2012 r.

Szacunek średniorocznego zatrudnienia

Określenie przeciętnej, planowanej liczby zatrudnionych osób, można podzielić na następujące etapy:

Etap 1. Ustalenie grupy osób, które należy wliczać do stanów zatrudnienia z poszczególnych miesięcy, uwzględniając osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (bez względu na wymiar etatu i rodzaj umowy), osoby na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich, urlopach wychowawczych oraz bezpłatnych. Osoby, które należy tu pomijać, to:

- zleceniobiorcy,

- osoby wykonujące umowę o dzieło,

- chałupnicy,

- osoby wykonujące umowy agencyjne,

- pracownicy tymczasowi, dla których dany pracodawca jest tylko użytkownikiem na podstawie przepisów ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych

Etap 2. Przeliczenie niepełnoetatowców na pełne etaty.

Etap 3. Wyznaczenie przeciętnego poziomu zatrudnienia odrębnie dla poszczególnych miesięcy roku, przy użyciu jednej z trzech metod statystycznych:

- metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu – nakazuje ona zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzielić otrzymaną wartość przez liczbę dni miesiąca,

- metoda uproszczona – polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,

- metoda średniej chronologicznej – sprowadza się ona do zsumowania połowy stanu zatrudnienia w pierwszym oraz ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie do podzielenia otrzymanej wartości przez 2.

Pierwsza z opisanych metod znajduje zastosowanie m.in. w firmach z dużą płynnością kadr (np. w przedsiębiorstwach, w których występuje zjawisko sezonowości powodującej znaczące różnice w liczebności załogi w poszczególnych miesiącach). Dwie pozostałe metody przydatne są w warunkach stabilnej sytuacji kadrowej.

Etap 4. Zsumowanie średnich stanów zatrudnienia ze wszystkich miesięcy danego roku.

Etap 5. Podzielenie otrzymanej sumy przez 12 i zaokrąglenie wyniku do 2 miejsc po przecinku.

Odpisy od wyższej podstawy

Kwoty mające być przeznaczone na działalność socjalną pracodawców w 2017 r. należy wyliczać na bazie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu 2012 r., które wynosiło 3161,77 zł.

Średnie stany zatrudnienia mnożymy przez kwoty odpisów

Obliczenie wysokości odpisu podstawowego na zfśs na dany rok wymaga pomnożenia średniej rocznej liczby etatów przez kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych. Działanie to należy wykonać odrębnie dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach i odrębnie dla osób wykonujących pracę w warunkach szczególnych.

Zdarza się, że pracownik wykonywał prace szczególne tylko przez część roku (np. przez kilka miesięcy), a resztę czasu pracował w normalnych warunkach. W takiej sytuacji odpis socjalny należy wyznaczać oddzielnie dla okresu, kiedy pracował on w warunkach szczególnych i oddzielnie dla okresu, kiedy wykonywał prace o innym charakterze.

W przypadku pracowników młodocianych kalkulowanie odpisów na zfśs jest prostsze, gdyż ogranicza się do przemnożenia planowanej liczby zatrudnionych (bez jej uśredniania) przez wysokość odpisu uzależnioną od roku nauki młodocianego.

Konto socjalne zasilane w dwóch ratach

Podmioty, które na mocy powszechnie obowiązujących przepisów muszą tworzyć zfśs, dokonują jego zasilenia w trakcie roku dwukrotnie:

- kwotą wynoszącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisu podstawowego – w terminie do 31 maja danego roku,

- kwotą obejmującą pozostałą część ustalonych odpisów i dobrowolnych zwiększeń – do 30 września danego roku.

Jeżeli któraś z ww. dat przypada na dzień ustawowo uznany za wolny od pracy, termin płatności przesuwa się na dzień następny.

Powyższe terminy nie dotyczą pracodawców, którzy dobrowolnie utworzyli fundusz na działalność socjalną (czyli podmiotów zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty). Tego typu podmioty przekazują środki socjalne w ustalonych przez siebie datach.

Spóźnione przelewy bez odsetek, ale z ryzykiem grzywny

W wyniku przeróżnych zdarzeń może dojść do sytuacji, w której przekazanie środków na zfśs nastąpi już po ustawowym terminie (np. po 31 maja). Szczęśliwie dla pracodawców, taki stan rzeczy nie powoduje powstania zobowiązania do odprowadzenia odsetek z tego tytułu (wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2012 r., III PK 66/11).

Niestety trzeba mieć na uwadze, że pracodawca, który będąc do tego zobligowanym, nie przekaże terminowo odpisu socjalnego, może zostać ukarany grzywną. Jej maksymalna wysokość to 5000 zł.

Dobrowolne odpisy czasem w proporcji

Firmy niekiedy decydują się na fakultatywne zwiększenia odpisów na zfśs dokonywane na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. W związku z tym czasami spotykają się z przypadkami, w których orzeczenie o niepełnosprawności pracownika wydawane jest przez uprawniony do tego organ w trakcie roku lub gdy traci ono ważność przed końcem danego roku. Rodzi się wówczas pytanie, jak obliczyć kwotę dobrowolnego odpisu.

Choć przepisy milczą w tej materii, słusznym rozwiązaniem w takich okolicznościach wydaje się przyjęcie założenia, że kwotę fakultatywnego zwiększenia trzeba obniżyć proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których wspomniane orzeczenie obowiązywało. Odpisy i ich zwiększenia dokonuje się bowiem i rozlicza w stosunku rocznym.

Przykład

Spółka akcyjna dokonująca odpisów na zfśs w ustawowej wysokości, w styczniu 2017 r. ustaliła, że planowana przeciętna liczba zatrudnionych w tym roku wyniesie 106 osób, w tym:

- 79 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 9 pracowników na 1/2 etatu oraz 4 osoby na 3/4 etatu (wszyscy wymienieni wykonują pracę w normalnych warunkach),

- 11 pracowników pełnoetatowych pracujących w uciążliwych warunkach pracy,

- 3 pracowników młodocianych w drugim roku nauki.

Wstępne ustalenie odpisu należnego za 2017 r. powinno wyglądać jak niżej:

Krok 1.

Przeliczenie niepełnozatrudnionych na pełne etaty:

- zatrudnienie na 1/2 etatu: 20 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,5 x 9 osób = 4,5 pełnych etatów,

- zatrudnienie na 3/4 etatu: 30 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,75 x 4 osoby = 3 pełne etaty.

Krok 2.

Naliczenie odpisu w oparciu o planowany poziom zatrudnienia:

- zatrudnieni w normalnych warunkach: 1185,66 zł x 86,5 pełnych etatów (79 pełnoetatowców + 7,5 etatów wynikających z przeliczenia niepełnozatrudnionych) = 102 559,59 zł,

- zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych: 11 × 1580,89 zł = 17 389,79 zł,

- młodociani: 3 x 189,71 zł = 569,13 zł.

Krok 3.

Zsumowanie całorocznych odpisów podstawowych:

102 559,59 zł + 17 389,79 zł + 569,13 zł = 120 518,51 zł.

Krok 4.

Ustalenie kwoty I raty odpisów podstawowych do przelania do końca maja 2017 r.:

120 518,51 zł x 75 proc. = 90 388,88 zł.

Już po dokonaniu przez spółkę przelewu z pierwszą transzą odpisów, jeden z pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach dostarczył orzeczenie stwierdzające, iż od 17 kwietnia 2017 r. posiada znaczny stopień niepełnosprawności. Spółka postanowiła w związku z tym dokonać dobrowolnego zwiększenia środków socjalnych. W tym celu dokonała następujących wyliczeń:

- podzielenie fakultatywnego dodatkowego odpisu na zfśs przewidzianego na osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny stopień niepełnosprawności (197,61 zł) przez liczbę miesięcy w roku: 197,61 zł : 12 m-cy = 16,47 zł,

- pomnożenie uzyskanej kwoty przez liczbę miesięcy, w czasie których pracownik posiadał znaczny stopień niepełnosprawności (wliczając w to kwiecień, czyli miesiąc, od którego stwierdzono u niego niepełnosprawność): 16,47 zł x 9 m-cy, = 148,23 zł.

Wysokość II raty środków zfśs, którą trzeba przelać na konto zfśs do końca września, powinna wynieść w opisanej sytuacji 30 277,86 zł, zgodnie z wyliczeniem:

120 518,51 zł – 90 388,88 zł (I rata) + 148,23 zł (dodatkowy odpis) = 30 277,86 zł.

Do 31 grudnia korekta odpisów

Oczywiste jest, że ustalając na początku roku planowane w poszczególnych miesiącach poziomy liczebności załogi, rzadko da się przewidzieć wszystkie ruchy kadrowe w zakładzie. Z tej przyczyny ustawodawca wprowadził mechanizm korygowania odpisów na zfśs w końcówce roku. Ma to na celu uwzględnienie w terminie do ostatniego dnia grudnia rzeczywistych stanów zatrudnienia i skalkulowanie w oparciu o nie finalnych kwot, które powinny być przeznaczone w danym roku na działalność socjalną prowadzoną przez pracodawcę. ?

Ostatni dzień maja to ważna data dla każdego zakładu pracy prowadzącego na rzecz uprawnionych osób obligatoryjnie działalność socjalną. Najpóźniej w tym terminie trzeba bowiem puścić przelew z pierwszą transzą środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Wcześniej należy ustalić kwotę, która w sumie musi zostać wyasygnowana na ten fundusz. W 2017 r. na jej wysokość wpływa:

- przeciętna planowana liczba zatrudnionych osób w danym roku kalendarzowym skorygowana w końcówce roku do faktycznego średniego stanu zatrudnienia,

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe