Dofinansowanie wynagrodzeń pracowników: mniejszy etat to niekoniecznie krótsza praca

Obniżenie wymiaru czasu pracy pracownikom, do których pensji pracodawca chce uzyskać dofinansowanie, nie musi oznaczać zmniejszenia im liczby godzin pracy w najbliższych miesiącach. Nadal kluczowy jest tu okres rozliczeniowy.

Publikacja: 22.04.2020 17:00

Dofinansowanie wynagrodzeń pracowników: mniejszy etat to niekoniecznie krótsza praca

Foto: Adobe Stock

Wymiar czasu pracy pracownika nie jest elementem stałym i niezmiennym umowy o pracę. Strony umowy mogą porozumieć się co do jego zwiększenia lub zmniejszenia w dowolnym momencie. W braku porozumienia pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające ten element stosunku pracy.

Nie więcej niż o 20 proc.

Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU poz. 374 ze zm.) wprowadziła w art. 15g możliwość starania się przez przedsiębiorców o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników pod warunkiem wprowadzenia w zakładzie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy. Obniżenie wymiaru czasu pracy może nastąpić o maksymalnie 20 proc., jednak nie więcej niż do 0,5 etatu. Następuje ono na podstawie porozumienia zawieranego ze związkami zawodowymi lub – w razie ich braku – przedstawicielami załogi. W tym przypadku pracodawca nie musi dokonywać indywidualnych zmian w umowach o pracę na zasadzie porozumień stron lub wypowiedzeń zmieniających. Musi natomiast przekazać kopię tego porozumienia okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od jego zawarcia.

Zwykle pracodawcy nie łączą takiej zmiany z obowiązującym pracownika okresem rozliczeniowym czasu pracy. Często do zmiany wymiaru czasu pracy dochodzi w trakcie okresu rozliczeniowego, co niejednokrotnie powoduje wątpliwości interpretacyjne odnośnie czasu pracy pracownika.

Czytaj też:

Koronawirus: postojowe i skrócenie czasu pracy

PRZYKŁAD:

Pan Mariusz jest zatrudniony w firmie produkcyjnej na cały etat w podstawowym systemie czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. 15 kwietnia 2020 r. pracodawca, w związku z epidemią Covid-19 i spadkiem liczby zamówień, zawarł porozumienie z przedstawicielami załogi, obniżając wymiar czasu pracy pracownika o 20 proc., tj. do 4/5 etatu. Porozumienie weszło w życie 20 kwietnia 2020 r. Zatem od 1 do 19 kwietnia br. pracownik wykonywał pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 20 do 30 kwietnia – na 4/5 etatu. Pracodawca następująco obliczył jego wymiar czasu pracy na ten miesiąc:

(8 godzin x 12 dni na pełny etat = 96 godzin) + (9 dni roboczych, tj. 72 godziny x 4/5 etatu = 57,6 godziny).

Łącznie jest to 153,6 godziny, co daje 153 godzin i 36 minut >patrz tabela "Praca w kwietniu".

Takie postępowanie pracodawcy było prawidłowe. Obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie miesiąca powoduje konieczność ponownego przeliczenia godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Należy się wówczas posłużyć normą dobową czasu pracy, która obowiązuje pracownika przy zatrudnieniu na pełny etat. Od dnia obniżenia etatu – mimo że norma dobowa się nie zmienia – ulega obniżeniu liczba godzin przypadająca do przepracowania w kolejnych dniach. Jak pracodawca rozłoży tę pozostałą pulę godzin pracy do końca miesiąca, zależy do jego decyzji. Może np. w pozostałych 9 dniach okresu rozliczeniowego zaplanować równą liczbę godzin i minut przypadających do przepracowania zgodnie z obliczeniem:

57,6 godziny : 9 dni roboczych = 6,4 godziny, tj. 6 godzin i 24 minuty.

Korzystny długi okres rozliczeniowy

Przepisy ograniczają maksymalną długość okresu rozliczeniowego w zależności od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik. W pewnych przypadkach okres ten można wydłużyć ze względu na okoliczności wskazane w kodeksie pracy.

Wydłużenie podstawowego okresu rozliczeniowego przewidzianego dla danego systemu czasu pracy wymaga jednak zgody zakładowej organizacji związkowej, a gdy w firmie nie ma związków – przedstawicieli załogi. Kopię porozumienia należy przesłać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych.

Dłuższe okresy rozliczeniowe są dla pracodawcy bardziej korzystne od krótszych. Umożliwiają bardziej elastyczne gospodarowanie czasem pracy pracowników, pozwalając zaplanować im dłuższy miesięczny wymiar czasu pracy i następnie skrócić wymiar w pozostałych miesiącach. W ten sposób pracodawca może uniknąć wypłacania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Obniżając w okresie Covid-19 wymiar czasu pracy pracowników do 4/5 etatu powstaje konieczność obniżenia liczby godzin przypadających dla nich do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Inaczej mówiąc, pula godzin obowiązująca w okresie rozliczeniowym ulegnie zmniejszeniu za miesiące, w których obniżono wymiar czasu pracy.

Ważne!

Zmniejszenie liczby godzin przypadających do przepracowania nie musi nastąpić w miesiącach, w których obniżono wymiar czasu pracy pracownika. Pracodawca ma się bowiem rozliczyć z ogólnej puli godzin w okresie rozliczeniowym.

Bez wpływu na liczbę godzin

Część pracodawców chcących skorzystać z dofinansowania do pensji pracowników realizuje wcześniejsze, złożone jeszcze przed wystąpieniem epidemii, zamówienia. Jednak w obawie, że nie będą mogli ubiegać się o to wsparcie w późniejszym okresie, decydują się na obniżanie etatów pracownikom, choć zapotrzebowanie produkcyjne jest na normalnym poziomie.

Rozwiązaniem jest tu dłuższy okres rozliczeniowy czasu pracy. Obniżenie wymiaru czasu pracy przez określoną liczbę miesięcy nie musi bowiem powodować skrócenia dnia pracy czy nawet zmniejszenia liczby godzin przypadających do przepracowania w tych miesiącach. Nadal podstawowe znaczenie dla rozliczenia czasu pracy ma obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy.

PRZYKŁAD:

W zakładzie obowiązuje roczny okres rozliczeniowy liczony od stycznia do grudnia każdego roku kalendarzowego. Pracodawca, chcąc skorzystać z dofinansowania do pensji pracowników w związku z Covid-19, obniżył na trzy miesiące (kwiecień – czerwiec) wymiar czasu pracy pracownikom produkcyjnym do 4/5 etatu na podstawie porozumienia z przedstawicielami załogi. W 2020 r. pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma do przepracowania 2024 godziny, biorąc pod uwagę 253 dni robocze. Skoro wymiar etatu pracownika został obniżony od kwietnia do czerwca br. do 4/5 etatu, trzeba przeliczyć, o ile zmniejszy się pula godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Wymiar czasu pracy w tych miesiącach to: kwiecień – 168 godzin, maj – 160 godzin, czerwiec – 168 godzin; łącznie 496 godzin. Zatem obniżenie wymiaru czasu pracy do 4/5 etatu spowodowało konieczność zmniejszenia liczby godzin przypadających do przepracowania: 496 godzin x 4/5 etatu = 396,8 godziny, tj. 396 godzin i 48 minut. To spowodowało, że również roczna, wynikająca z całego okresu rozliczeniowego, pula godzin uległa zmniejszeniu:

2024 godziny – 496 godziny + 396 godzin i 48 minut = 1924 godziny i 48 minut.

Ta sytuacja nie zmieniła jednak reguł dotyczących planowania czasu pracy. Pracodawca nadal może planować różną liczbę godzin pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego. Ma bowiem ogólną pulę godzin do zaplanowania w okresie rozliczeniowym (1924 godziny i 48 minut), z której ma się rozliczyć na 31 grudnia 2020 r. Nie może on zatem zaplanować pracownikowi więcej godzin w roku niż obejmuje ta pula. Jak pracodawca będzie nią gospodarował w poszczególnych miesiącach, zależy od niego. Musi jednak pamiętać o przestrzeganiu odpoczynków dobowych, tygodniowych i przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym. Planowanie czasu pracy w tym okresie rozliczeniowym mogłoby wyglądać następująco > patrz grafik.

Takie zaplanowanie czasu pracy pracownika jest prawidłowe. Mimo że obniżony do 4/5 etatu wymiar czasu pracy obowiązywał w miesiącach kwiecień, maj i czerwiec 2020 r., to pracodawca zaplanował łączne obniżenie liczby godzin przypadających do przepracowania dopiero w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, tj. w grudniu 2020 r. Pracownik w rocznym okresie rozliczeniowym przepracował prawidłową (pomniejszoną w związku z obniżeniem etatu) liczbę godzin, tj. 1924 godziny i 48 minut. Oczywiście pracodawca mógł swobodnie w grafikach na kolejne miesiące, po obniżeniu wymiaru etatu pracownika, planować czas pracy w mniejszym wymiarze. Mając jednak do dyspozycji roczny okres rozliczeniowy, nie musiało to nastąpić ani w miesiącach, w których dokonano obniżenia etatu, ani nawet w kilku kolejnych. Ostateczne rozliczenie czasu pracy pracownika następuje bowiem na koniec okresu rozliczeniowego.

Jeżeli pracownik otrzymywał stałe miesięczne wynagrodzenie, to takie planowanie czasu pracy nie ma również wpływu na jego wypłatę. Zatem np. pracownik zatrudniony na pełny etat, otrzymujący wynagrodzenie w kwocie 5 tys. zł miesięcznie, nadal będzie otrzymywał takie wynagrodzenie we wszystkich miesiącach, w których nie dokonano dla niego obniżenia wymiaru czasu pracy. Za kwiecień, maj i czerwiec, w których był zatrudniony na 4/5 etatu, otrzyma wynagrodzenie 4 tys. zł – zakładając, że pracodawca łącznie z obniżeniem wymiaru czasu pracy proporcjonalnie obniżył wynagrodzenie pracownikom w tych miesiącach.

ALEKSANDER KUŹNIAR doradca prawny, audytor, trener, specjalista z zakresu praktycznego stosowania prawa pracy oraz ochrony danych osobowych

Wymiar czasu pracy pracownika nie jest elementem stałym i niezmiennym umowy o pracę. Strony umowy mogą porozumieć się co do jego zwiększenia lub zmniejszenia w dowolnym momencie. W braku porozumienia pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające ten element stosunku pracy.

Nie więcej niż o 20 proc.

Pozostało 97% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe