Oszczędności w czasie pandemii można szukać w funduszu socjalnym

Nie ma przeszkód, żeby w trakcie roku zlikwidować zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub zmniejszyć odpisy. Pracodawca nie może jednak swobodnie dysponować zgromadzonymi już środkami.

Publikacja: 08.04.2020 16:00

Oszczędności w czasie pandemii można szukać w funduszu socjalnym

Foto: AdobeStock

Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) mają pracodawcy:

- zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

- zatrudniający od 20 do 49 pracowników – na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Inni pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą tworzyć takich fundusz, ale nie muszą.

Dopuszczalność likwidacji

Z funkcjonowaniem zfśs wiąże się obowiązek odprowadzania odpisu w określonej wysokości. Odpis stanowi koszt pracodawcy, którego w dobie obecnego kryzysu spowodowanego COVID-19 pracodawcy chętnie by się pozbyli, aby zaoszczędzone środki przeznaczyć na walkę o utrzymanie miejsc pracy. Warto pamiętać, że choć taki fundusz został utworzony, nie musi funkcjonować w firmie już na zawsze. Również wysokość odpisu można zmienić.

Czytaj także: Czy można żądać PIT małżonka pracownika do celów zfśs?

W specustawach uchwalanych w związku z koronawirusem nie ma przepisów odnoszących się do zfśs (poza podniesieniem kwot zwolnionych z podatku świadczeń przyznanych w 2020 i 2021 r.). Podstawą pozostaje zatem ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1352 ze zm.). W art. 4 uprawnia ona pracodawcę do innego ukształtowania wysokości odpisu na zfśs niż przewidują przepisy ustawy. Wysokość odpisu można uregulować w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Co istotne, przepis mówi o „dowolności w kształtowaniu wysokości odpisu na fundusz", nie narzucając jego minimalnej wysokości. Pracodawca może zatem zwiększyć, ale również zmniejszyć odpis.

Skoro pracodawca może podjąć decyzję o nietworzeniu zfśs, dopuszczalna jest również decyzja o jego likwidacji. W praktyce polega ona na zawieszeniu dokonywania odpisów na ten cel.

Zmiany dotyczące zfśs mogą przy tym dotyczyć tylko tych materii, które zostały wskazane w ustawie, tj. wysokości odpisu i decyzji o tworzeniu funduszu. Nie można natomiast ograniczyć kręgu podmiotów uprawnionych w stosunku do ustawowego katalogu.

Procedura zmian

Obowiązek utworzenia funduszu powstaje z 1 stycznia, ale zmian w prowadzeniu działalności socjalnej można dokonywać także w trakcie roku. Decyzję można podjąć w każdym momencie, ale zmian nie można wprowadzić z dnia na dzień. W obu przypadkach trzeba przestrzegać określonej procedury.

Zmiany w polityce socjalnej firmy wymagają zmiany postanowień właściwego aktu wewnątrzzakładowego – układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, a w przypadku ich braku – uzgodnienia ich z przedstawicielem pracowników. Odmienne ukształtowanie wysokości odpisu lub decyzja o zawieszeniu dokonywania odpisu wymaga współdziałania pracowników: w przypadku układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – organizacji związkowej, a w jej braku – przedstawiciela pracowników.

Układ zbiorowy pracy jest aktem wewnętrznym zawieranym przez pracodawcę i organizację związkową. Jego zmiana wymaga więc porozumienia tych dwóch stron. Zmiany wprowadza się w drodze protokołu dodatkowego po przeprowadzeniu rokowań z zakładową organizacją związkową. Zmiana wchodzi w życie w terminie określonym w układzie, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania protokołu. W przypadku zmiany do układu zakładowego, termin na wpisanie protokołu dodatkowego do rejestru przez uprawniony organ wynosi miesiąc.

Zmiana regulaminu wynagradzania wymaga zgody związku zawodowego. Nowy regulamin zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od dnia podania go pracownikom do wiadomości w sposób przyjęty w firmie. Gdy w zakładzie nie funkcjonują związki, zmiany do regulaminu wynagradzania w zakresie odpisu na zfśs należy uzgodnić z przedstawicielem załogi wybranym w tym celu przez pracowników. Dopiero od momentu wejścia w życie tych zmian można nie dokonywać kolejnych odpisów bądź zmniejszyć ich wysokość.

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy nie może wprowadzić zmian dotyczących funduszu socjalnego w drodze postanowienia regulaminu wynagradzania.

W postanowieniach zmieniających akty wewnątrzzakładowe warto wskazać datę, od której nie będą dokonywane odpisy na fundusz oraz okres, przez jaki taka zmiana ma obowiązywać.

Bez konsensusu w przedmiocie zmian ze związkami lub przedstawicielem pracowników pracodawca nie może ich wprowadzić samodzielnie. W rozmowach warto więc wyjaśnić związkom powód rezygnacji z funduszu (zmniejszenie wydatków i związane z tym utrzymanie miejsc pracy) i zwrócić ich uwagę na trudną sytuację finansową firmy. Zwłaszcza, że samo zaprzestanie dokonywania odpisów nie oznacza automatycznie, że pracownicy nie uzyskają żadnego wsparcia socjalnego.

Czasowe zawieszenie

Można również postanowić o czasowym zawieszeniu funduszu, tj. np. że w 2020 r. fundusz, z uwagi na sytuację finansową firmy będącą konsekwencją COVID-19, nie będzie tworzony. Warto przy tym określić termin zawieszenia – czy obejmie to cały 2020 r., czy zawieszenie nastąpi od momentu podjęcia w tej sprawie decyzji. Ma to znaczenie w odniesieniu do ewentualnej konieczności odprowadzenia odpisu w 2020 r. Jeżeli zawieszenie obejmie cały 2020 r., odpisu za ten rok nie trzeba odprowadzać. Przyjmując, zawieszenie zostanie wprowadzone w trakcie roku, trzeba uiścić odpis proporcjonalny, ustalony zasad wskazanych dalej.

Obniżony odpis

Wysokość odpisu można zmniejszyć w stosunku do tej, którą przewiduje ustawa o zfśs. Wartość zmniejszonego odpisu warto ustalić w oparciu o ewentualne plany wykorzystania tych środków i możliwości finansowe pracodawcy. Można poinformować pracowników, że z uwagi na trudną sytuację finansową firma nie będzie finansować wszystkich świadczeń, lecz tylko jedno wybrane (np. paczki na Święta Bożego Narodzenia) oraz zapomogi lub wyłącznie zapomogi. Następnie należy przeliczyć w odniesieniu do przeciętnej liczby zatrudnionych kwotę, jaką trzeba wpłacić na każdą osobę na konto funduszu.

Obniżoną wysokość odpisu na zfśs można przy tym ustalić nie tylko w postaci procentowej, ale również kwotowo, np. 500 zł na osobę.

Proporcjonalnie mniej

Odpis na fundusz jest coroczny, czyli dokonywany raz w roku. Zasadniczo w przypadku likwidacji funduszu pracodawca powinien odprowadzić odpis w wysokości proporcjonalnej do okresu prowadzenia funduszu. Choć nie wynika to wprost z przepisów ustawy o zfśs, wydaje się to uzasadnione z uwagi na treść § 3 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przepis ten wskazuje, że sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, o którym mowa w ust. 1, stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy. Można zatem wnioskować, że nie trzeba odprowadzać odpisu w pełnej wysokości, jeśli fundusz nie będzie prowadzony przez cały rok.

Gdyby jednak pracodawca ustalił w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielem pracowników, że likwidacja funduszu obejmuje cały 2020 r., w ogóle nie będzie musiał odprowadzać odpisu za ten rok. Rekomenduję, aby tę kwestię wyraźnie uregulować w protokole dodatkowym zawieranym ze związkami (gdy u pracodawcy jest układ zbiorowy) bądź w aneksie do regulaminu wynagradzania.

Agnieszka Bonikowska jest prawnikiem w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy sp.k. (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Duża podwyżka odpisów

W 2020 r. odmrożono odpisy na zfśs. Na ten rok ustala się je od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w II półroczu 2018 r., które wynosiło 4134,02 zł.

Zdaniem autorki

Katarzyna Gospodarowicz, radca prawny, partner Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy sp.k. (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Zwykle w momencie likwidacji zfśs na koncie funduszu są zgromadzone jakieś środki. Po likwidacji funduszu nadal można je wykorzystać wyłącznie na działalność socjalną. Zatem pracodawca zyskuje oszczędności na przyszłość, gdy nie dokonuje kolejnych odpisów. Nie może natomiast wydać zgromadzonych środków np. na bieżącą działalność czy wypłatę pensji. W praktyce fundusz istnieje więc do wyczerpania zgromadzonych na ten cel środków.

Bez wypowiedzeń zmieniających

Wątpliwości może budzić to, czy w przypadku zmiany układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania w związku ze zmianami w zfśs konieczne jest złożenie każdemu pracownikowi tzw. wypowiedzenia zmieniającego.

Zmniejszenie wysokości odpisu lub likwidacja zfśs jest zmianą na niekorzyść pracowników. W przyszłości nie otrzymają przyznawanych wcześniej świadczeń socjalnych lub dostaną je w niższej wysokości.

Zgodnie z art. 772 § 5 k.p. do regulaminu wynagradzania stosuje się odpowiednio art. 24113 k.p. Ten przepis stanowi zaś, że postanowienia układu mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

Co do zasady zmiana warunków wynagradzania pracowników wymaga wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy na podstawie art. 42 § 1-3 k.p. Jednak świadczenia socjalne z funduszu nie mają charakteru wynagrodzenia. Nie są bowiem udzielane w zamian za wykonaną pracę i nie zależą od jej świadczenia. Możliwość uzyskania tych świadczeń jest uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Co więcej, przyznając pomoc socjalną, pracodawca może stosować tylko te kryteria, które wskazuje ustawa.

W przeciwieństwie do wynagrodzenia za pracę, pracownik nie ma roszczenia o przyznanie określonego świadczenia socjalnego, ponieważ świadczenia te nie są obligatoryjne. Potwierdza to również treść przepisów uprawniających pracodawcę do zmniejszenia wysokości odpisu na fundusz lub nawet do podjęcia decyzji o jego nietworzeniu. Oznacza to, że rezygnacja z prowadzenia funduszu czy odmienne ustalenie wysokości odpisu podstawowego nie wymagają zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.

To stanowisko pozostaje aktualne niezależnie od tego, w drodze jakiego aktu wewnętrznego są dokonywane zmiany. Wypowiedzeń warunków pracy i płacy nie trzeba składać pracownikom zarówno wtedy, gdy zmieniany jest układ zbiorowy pracy, jak i regulamin wynagradzania w tym zakresie. Aktualny natomiast pozostaje obowiązek poinformowania pracowników o zmianie.

Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) mają pracodawcy:

- zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

Pozostało 98% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe