Czasowe zawieszenie
Można również postanowić o czasowym zawieszeniu funduszu, tj. np. że w 2020 r. fundusz, z uwagi na sytuację finansową firmy będącą konsekwencją COVID-19, nie będzie tworzony. Warto przy tym określić termin zawieszenia – czy obejmie to cały 2020 r., czy zawieszenie nastąpi od momentu podjęcia w tej sprawie decyzji. Ma to znaczenie w odniesieniu do ewentualnej konieczności odprowadzenia odpisu w 2020 r. Jeżeli zawieszenie obejmie cały 2020 r., odpisu za ten rok nie trzeba odprowadzać. Przyjmując, zawieszenie zostanie wprowadzone w trakcie roku, trzeba uiścić odpis proporcjonalny, ustalony zasad wskazanych dalej.
Obniżony odpis
Wysokość odpisu można zmniejszyć w stosunku do tej, którą przewiduje ustawa o zfśs. Wartość zmniejszonego odpisu warto ustalić w oparciu o ewentualne plany wykorzystania tych środków i możliwości finansowe pracodawcy. Można poinformować pracowników, że z uwagi na trudną sytuację finansową firma nie będzie finansować wszystkich świadczeń, lecz tylko jedno wybrane (np. paczki na Święta Bożego Narodzenia) oraz zapomogi lub wyłącznie zapomogi. Następnie należy przeliczyć w odniesieniu do przeciętnej liczby zatrudnionych kwotę, jaką trzeba wpłacić na każdą osobę na konto funduszu.
Obniżoną wysokość odpisu na zfśs można przy tym ustalić nie tylko w postaci procentowej, ale również kwotowo, np. 500 zł na osobę.
Proporcjonalnie mniej
Odpis na fundusz jest coroczny, czyli dokonywany raz w roku. Zasadniczo w przypadku likwidacji funduszu pracodawca powinien odprowadzić odpis w wysokości proporcjonalnej do okresu prowadzenia funduszu. Choć nie wynika to wprost z przepisów ustawy o zfśs, wydaje się to uzasadnione z uwagi na treść § 3 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przepis ten wskazuje, że sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, o którym mowa w ust. 1, stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy. Można zatem wnioskować, że nie trzeba odprowadzać odpisu w pełnej wysokości, jeśli fundusz nie będzie prowadzony przez cały rok.
Gdyby jednak pracodawca ustalił w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielem pracowników, że likwidacja funduszu obejmuje cały 2020 r., w ogóle nie będzie musiał odprowadzać odpisu za ten rok. Rekomenduję, aby tę kwestię wyraźnie uregulować w protokole dodatkowym zawieranym ze związkami (gdy u pracodawcy jest układ zbiorowy) bądź w aneksie do regulaminu wynagradzania.