Pracodawca musi złożyć w formie pisemnej wypowiedzenie oraz wskazać nie tylko na te elementy umowy, które mają ulec zmianie, ale również zaproponować na piśmie nowe warunki pracy, które powinny być skonkretyzowane, a niewskazane w sposób ogólnikowy.
Należy jednak zważyć, iż nie wszystkie warunki pracy będą wymagały złożenia wypowiedzenia zmieniającego. Wypowiedzeniu muszą ulec jedynie te warunki pracy, które wynikają z treści umowy o pracę i są - co niezwykle ważne - istotne.
Są to, zatem kwestie dotyczące wynagrodzenia, stanowiska pracy, rodzaju pracy lub rozkładu czasu pracy. Nie dotyczy to jednak rodzaju umowy - w takim przypadku strony muszą zawrzeć nową lub porozumienie zmieniające. Nieistotne zmiany umowy mogą być z kolei zmieniane jednostronnie przez pracodawcę.
Rozgraniczenie, co jest istotną a co nieistotną zmianą umowy jest, zatem wyjątkowo ważne. W jednym z orzeczeń Sąd Najwyższy wskazał m.in., iż: zmiana warunków pracy polegająca wyłącznie na zmianie nazwy stanowiska, przy zachowaniu innych warunków pracy i płacy, mieści się w ramach pracowniczego podporządkowania i nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Jeżeli jednak strony zgodnie traktują taką zmianę, jako element podmiotowo istotny (np. gdy nazwa implikuje prestiż stanowiska), to może ona wymagać wypowiedzenia warunków pracy. (wyrok Sądu Najwyższego - Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 7 września 1999 roku; I PKN 265/99).
Zgodnie z art. 42 § 3 Kodeksu pracy w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.
Pracodawca winien, zatem pouczyć pracownika, że do połowy okresu wypowiedzenia może złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Jeżeli pracodawca takiego pouczenia nie zawarł - pracownik ma prawo do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków. Pracownik może z kolei takie oświadczenie złożyć w dowolnej formie. Dla celów dowodowych wskazana byłaby jednak forma pisemna