Obowiązek wprowadzania regulaminu wynagradzania dotyczy obecnie pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Firma zatrudniająca mniejszą liczbę pracowników nie musi wprowadzać takiego regulaminu, ale może to zrobić. Przy czym u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadzenie regulaminu płac może wymusić zakładowa organizacja związkowa – jeśli taka działa w firmie i wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o ustalenie tego aktu.
Regulamin wynagradzania ustala samodzielnie pracodawca, chyba że działają u niego związki zawodowe. Wówczas treść regulaminu musi być uzgodniona z organizacją, która powinna wyrazić zgodę na jego postanowienia.
W regulaminie płac określa się warunki wynagradzania za pracę, ale można też ustalić warunki przyznawania innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Zwykle ten regulamin ustala przynajmniej zasady przyznawania wynagrodzenia zasadniczego na podstawie czasu wykonywania pracy lub wyniku pracy (np. wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne). Niekiedy zawiera również taryfikatory określające siatkę płac obowiązującą w firmie, wskazujące wysokość wynagrodzeń w odniesieniu do poszczególnych rodzajów pracy lub stanowisk pracy.
Na równych zasadach
Nie ma żadnych przeszkód, aby w regulaminie wynagradzania określić zasady nabywania przez pracowników prawa do dodatkowych świadczeń takich jak np. dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa czy premie. W tym zakresie pracodawca ma pełną swobodę, byleby nie były to zapisy dyskryminujące pracowników. W szczególności nie wolno ich różnicować ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Zakazane jest bowiem różnicowanie wynagrodzenia za pracę jednakową lub o jednakowej wartości z przyczyn uznawanych za dyskryminujące, o których mowa w art. 183a § 1 k.p.
Zmiany regulaminu w zakresie przyznania dodatkowych świadczeń powinny być wprowadzone w porozumieniu ze związkiem zawodowym, jeśli taki działa na terenie firmy. Gdy nie ma organizacji zakładowej, pracodawca działa samodzielnie. Wprowadzenie dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników może być korzystne dla firmy, gdyż dodatkowo ich zmotywuje, zwiąże z firmą oraz wynagrodzi długotrwałe zatrudnienie i zaangażowanie w rozwój przedsiębiorstwa.