Pracodawca ma obowiązek uzgadniać z działającymi w firmie organizacjami związkowymi treść zapisów wewnętrznego regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) oraz planu wydatków zaplanowanych na dany rok. Oznacza to, że zarówno szczegółowy opis form pomocy, jak i zasady oraz warunki korzystania ze środków socjalnych, pracodawca powinien uzgodnić z funkcjonującymi w organizacji związkami zawodowymi. Tylko zgoda związków umożliwia wprowadzenie zmian do regulaminu zfśs oraz akceptacji planów wydatków na dany rok.
Należy jednak pamiętać, że jeżeli w firmie działają co najmniej dwa związki zawodowe, to muszą one uzgodnić wspólne stanowisko. Tylko w ten sposób mogą zablokować niekorzystne z ich punktu widzenia zmiany. Jeżeli związki zawodowe nie przedstawią pracodawcy wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, to może on podjąć działania np. w kwestii ustalenia regulaminu zfśs samodzielnie. W takiej sytuacji nie będzie związany stanowiskami poszczególnych organizacji związkowych. Stanowiska te będą mieć dla niego charakter wyłącznie opiniotwórczy.
Uprawnienia związków zawodowych nie ograniczają się jednak do ustalenia zasad wydatkowania środków funduszu socjalnego. Organizacje związkowe mogą także kontrolować, czy pracodawca wydaje te środki zgodnie z przyjętym regulaminem, a także zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zwrot do kasy funduszu
Jeżeli działający w firmie związek zawodowy uzna, że pracodawca wydał środki funduszu socjalnego niezgodnie z przepisami ustawy o zfśs, może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zwrot tych środków do kasy funduszu (art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs). Prawo to przysługuje organizacjom związkowym w każdej sytuacji, nawet gdy wcześniej związek zawodowy wyraził zgodę na określony sposób wydatkowania środków. W praktyce taka sytuacja może wystąpić, gdy pracodawca przeznaczył środki funduszu na działalność inną niż socjalna określona w art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs.
Dodatkowo związek zawodowy może domagać się zwrotu do kasy funduszu środków wydatkowanych z pominięciem kryterium socjalnego. W takiej sytuacji, jeżeli pracodawca, wbrew przepisom ustawy o zfśs, wydatkował środki funduszu socjalnego na zasadzie powszechnej dostępności (każdemu po równo), to ustawę narusza tylko ta część wydatków, która obejmuje świadczenia przyznane osobom uprawnionym znajdującym się w lepszej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Występując z roszczeniem związek zawodowy musi ustalić, w jakiej części środki funduszu socjalnego zostały wydatkowane niezgodnie z ustawą o zfśs (ustalić progi dochodowe), a zwrot środków może obejmować tylko wartość świadczeń przyznanych osobom uprawnionym, znajdującym się w progu drugim i następnych.
