Naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK to obowiązek pracodawcy

Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące rozliczenia wynagrodzeń osób zatrudnionych do PPK. Wyjaśniamy m.in.:

- Czy podmioty zatrudniające, a więc np. pracodawcy czy zleceniodawcy mogą finansować wpłaty dodatkowe swoim pracownikom lub zleceniobiorcom w różnej wysokości?

- Czy wpłaty do PPK mogą spowodować przekroczenie limitu płac z tzw. „ustawy kominowej"?

- Kiedy pracodawca powinien obliczyć, pobrać i dokonać pierwszych wpłat do PPK?

- Czy od wpłat finansowanych przez pracodawcę uczestnik PPK musi zapłacić składki do ZUS oraz podatek dochodowy? Czy wpłaty te będą dla pracodawcy kosztami uzyskania przychodu?

- Czy wysokość wpłaty dodatkowej do PPK finansowanej przez podmiot zatrudniający może być inna dla poszczególnych grup pracowników?

Czytaj także: Mateusz Rzemek: Plany z tłustych czasów dobiją firmy

Tak. Takie zróżnicowanie może być dokonane ze względu na długość okresu zatrudnienia albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujących w tym podmiocie.

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia uczestnika PPK, czyli osoby, w imieniu i na rzecz której zawarto umowę o prowadzenie PPK. Tak wynika z art. 26 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tj. Dz.U. z 2020r. poz. 1342), dalej „ustawa o PPK". Przy czym przez wynagrodzenie należy rozumieć tu podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tzw. limit 30 - krotności) oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński i zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Podmiot zatrudniający w umowie o zarządzanie PPK może także zadeklarować dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia. Nie musi być ona jednakowa dla wszystkich pracowników. Pracodawca może bowiem różnicować jej wysokość ze względu na długość okresu zatrudnienia uczestników PPK u tego pracodawcy. Odpowiednio stosuje się przy tym art. 16 ust. 2 i 3 ustawy o PPK, co oznacza m.in., że do okresu obecnego zatrudnienia uczestnika PPK wlicza się jego okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy w tym podmiocie zatrudniającym albo w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest ich następcą prawnym.

Stosowanie innych – niż okres zatrudnienia – kryteriów różnicowania wpłaty dodatkowej finansowanej przez podmiot zatrudniający, musi wynikać z regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy. Oznacza to, ze jeżeli w danym podmiocie nie obowiązuje ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagrodzeń, wysokość wpłaty dodatkowej można różnicować wyłącznie ze względu na długość okresu zatrudnienia.

Zakaz obejmowania określonych grup pracowników regulaminem wynagradzania oraz układem zbiorowym pracy wynika m.in. z art. 772 par. 5 oraz art. 239 par. 3 Kodeksu pracy. Zakaz taki dotyczy m.in. członków korpusu służby cywilnej, których zasady wynagradzania reguluje ustawa o służbie cywilnej oraz w akty wykonawcze do tej ustawy. Zakaz ten dotyczy też pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w: urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego (j.t.s.), biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych j.t.s.

Określając zasady różnicowania wpłat dodatkowych, podmiot zatrudniający powinien także pamiętać o zakazie dyskryminacji w zatrudnieniu. Z tego względu nie może na przykład uzależnić wysokości tej wpłaty od tego czy z osobą zatrudnioną wiąże go umowa o pracę, czy zlecenie. Wysokość wpłaty dodatkowej podmiotu zatrudniającego może być natomiast uzależniona od wysokości wpłaty dodatkowej finansowanej przez pracownika. Oczywiście, jeśli odpowiedni zapis znajdzie się w jednym z wymienionych wyżej aktów wewnątrzzakładowych.

? Czy wpłaty do PPK mogą spowodować przekroczenie limitu wynagrodzeń osób, które obejmuje tzw. „ustawa kominowa"?

Tak. Ograniczenia wynikające z ustawy stosuje się do wpłat podstawowych i wpłat dodatkowych oraz wpłaty powitalnej i dopłat rocznych dokonywanych do pracowniczych planów kapitałowych w zakresie wynagrodzenia i świadczeń dodatkowych. Tak wynika z art. 15aa ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r., poz. 2136), dalej „ustawa kominowa". Regulacja ta ma na celu spowodowanie, aby wpłaty dokonywane w ramach PPK nie skutkowały przekroczeniem limitów wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych określonych przepisami ustawy kominowej.

Wysokość wpłat do PPK należy uwzględniać przy ustalaniu wysokości wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych osób, do których stosuje się tę ustawę. Oznacza, że wpłaty do PPK nie powinny być dokonywane, jeśli ich dokonanie skutkowałoby przekroczeniem limitów wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych określonych ustawą kominową. Jeżeli jedynie część wpłaty do PPK w razie jej dokonania do PPK będzie stanowiła przekroczenie limitu wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych, o którym mowa w ustawie kominowej, nie dokonuje się wpłaty do PPK wyłącznie w tej części. Warto pamiętać, że ograniczenie z ustawy kominowej dotyczy wpłat do PPK finansowanych przez podmiot zatrudniający, wpłaty powitalnej i dopłat rocznych. Nie dotyczy natomiast wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika PPK z jego wynagrodzenia.

? Kiedy jednostka sektora finansów publicznych powinna obliczyć, pobrać i przekazać wpłaty do PPK?

Jednostki sektora finansów publicznych umowę o zarządzanie PPK muszą zawrzeć do 26 marca 2021 r., a umowę o prowadzenie PPK do 10 kwietnia 2021 r. Dopiero podpisanie tej drugiej umowy, którą podmioty zatrudniające zawierają w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, wiąże się z obowiązkiem naliczania wpłat do PPK. Termin, w którym podmiot zatrudniający powinien dokonać tego po raz pierwszy, zależy więc od tego, kiedy taką umowę zawrze. Zasadą jest, że wpłat do PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Ustawa o PPK stanowi także że wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty te dokonywane są w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Poniżej na przykładzie pokażemy, jak należy stosować te przepisy w odniesieniu do pierwszych wpłat do PPK. Załóżmy, że umowę o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawrze 21 stycznia 2021r. Pierwsze wpłaty do PPK dla osób zatrudnionych objętych tą umową, którym jeszcze w tym samym miesiącu zostanie wypłacone wynagrodzenie – pracodawca powinien obliczyć i pobrać w terminie wypłaty wynagrodzenia i odprowadzić na rachunek PPK w okresie od 1 do 15 lutego 2021 r. Jeżeli zaś pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone dopiero w lutym 2021 r. pierwsze wpłaty, należy obliczyć i pobrać w terminie wypłaty wynagrodzenia w lutym i odprowadzić na rachunek PPK w okresie od dnia ich obliczenia i pobrania do 15 marca 2021 roku. Z wyjątkiem pierwszej wpłaty po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, ustawa o PPK nie określa bowiem, kiedy można najwcześniej dokonać wpłat do PPK - po ich obliczeniu i pobraniu. Wskazuje tylko maksymalny termin na ich dokonanie, stanowiąc, że powinny być one przekazane instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

? Czy od wpłat finansowanych przez pracodawcę uczestnik PPK musi zapłacić składki do ZUS oraz podatek dochodowy? Czy wpłaty te będą dla pracodawcy kosztami uzyskania przychodu?

Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Tym samym, nie stanowią również podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz składek na fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych).

Wpłaty te (wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę) - zarówno podstawowe, jak i dodatkowe – stanowią natomiast przychód pracownika z tytułu zatrudnienia (por. art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Z tego względu należy od nich naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z obowiązującą danego pracownika skalą podatkową. Zaliczka na podatek dochodowy jest potrącana z wynagrodzenia pracownika. Przychód uczestnika z tytułu wpłat dokonanych do PPK, finansowanych przez pracodawcę, powstaje w momencie przekazania tych wpłat do instytucji finansowej. W praktyce oznacza to, że jeżeli wypłata wynagrodzenia poprzedzi wpłatę do PPK i pracodawca nie będzie miał z czego pobrać zaliczki na podatek (po tym dniu, do końca miesiąca, nie dokona już żadnej wypłaty pieniężnej dla tego pracownika), przychód pracownika z tego tytułu pracodawca doliczy do przychodu ze stosunku pracy, wykazywanego w informacji PIT – 11 za rok, w którym pracownik otrzymał ten przychód. Oczywiście w tej sytuacji może wystąpić u uczestnika PPK konieczność dopłaty podatku w rozliczeniu rocznym.