Już niebawem pracodawcy będą mogli zrezygnować z papierowej dokumentacji osobowo-płacowej i zastąpić ją elektroniczną. Na rzeczywiste usankcjonowanie elektronicznego obiegu dokumentów kadrowo-płacowych będą jednak musieli poczekać.
Na początku listopada br. Ministerstwo Rozwoju skierowało do konsultacji publicznych projekt ustawy „o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją". Pierwsza część zmian miałaby wejść w życie 1 czerwca 2017 r., a druga dokładnie rok później. Głównym celem projektu jest dopuszczenie do elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy stronami stosunku pracy, złagodzenie obowiązków pracodawców w zakresie prowadzenia i przechowywania papierowej dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz znaczne skrócenie okresu przechowywania takich akt.
Projekt stanowi niewątpliwie początek pozytywnego nurtu zmian w dosyć konserwatywnej dziedzinie, jaką jest polskie prawo pracy.
Prawo do skanu
Wiele obowiązujących przepisów kodeksu pracy nie przystaje do realiów zelektronizowanego obrotu gospodarczego, pracy zdalnej, powszechnego korzystania z internetu i poczty elektronicznej. Najistotniejszy jest jednak brak uwzględnienia przez przepisy potrzeb i problemów polskiego rynku pracy opartego głównie na małych i średnich pracodawcach, dysponujących ograniczonymi możliwościami finansowymi. Dobrze więc, że ustawodawca podejmuje kroki, które umożliwią pracodawcom obniżenie kosztów działalności przez elektronizację procesu prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników (przy pozostawieniu możliwości papierowego prowadzenia i przechowywania akt). Od dawna bowiem pojawiają się głosy krytykujące obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji w postaci papierowej. Jeżeli ustawa wejdzie w życie w zaproponowanym brzmieniu, pracodawca będzie mógł tworzyć zdematerializowane dokumenty lub stworzone bądź otrzymane papierowe pisma zeskanować i przechowywać w postaci elektronicznej. Jeżeli dodatkowo uwzględnimy tę część nowelizacji, która skraca okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników z 50 do 10 lat (z wyjątkiem pracowników, którzy rozpoczęli pracę przed 1 stycznia 1999 r.), oszczędności pracodawców będą niebagatelne, procesy kadrowo-płacowe wewnątrz firm przyspieszą i znikną kilometry papierowych teczek.
Na powyższych usprawnieniach kończy się jednak zasadność nowelizacji. Po lekturze projektu można odnieść wrażenie, że nie wprowadza on żadnych zmian w stosunku do status quo. W relacjach pracodawca – pracownik papierowa postać oświadczeń woli czy wniosków nadal będzie stosowana najczęściej, gdyż nowe przepisy nie przewidują żadnej realnej i możliwej do praktycznego zastosowania alternatywy.