fbTrack

Kadry

Delegowanie pracowników do Holandii - przybędzie formalności

Adobe Stock
Od stycznia 2019 r. przed podjęciem usługi w Holandii polskie przedsiębiorstwo będzie musiało przekazać tamtejszej Inspekcji Spraw Socjalnych i Zatrudnienia informacje o zleceniu, osobach, które będą je wykonywać oraz miejscu i okresie realizacji usługi.

W ostatnim czasie obserwuje się wzrost zainteresowania delegowaniem pracowników do Holandii. Europejski rynek wewnętrzny ułatwia przedsiębiorcom świadczenie transgranicznych usług.

Czytaj także: Warunki oddelegowania w UE zależą od kraju docelowego

Polscy pracodawcy, którzy delegują swoich podwładnych do Królestwa Niderlandów, muszą to robić w zgodzie zarówno z prawem europejskim, polskim, jak i tamtejszym krajowym. Poniżej omawiamy najważniejsze obowiązki polskich przedsiębiorców z tym związane.

Polskie przedsiębiorstwa, które w ramach transgranicznego świadczenia usług delegują pracowników do pracy na terenie Holandii, muszą stosować się do postanowień holenderskich ustaw:

- o warunkach zatrudnienia pracowników delegowanych w Unii Europejskiej (WagwEU), oraz

- o przeciwdziałaniu nieuczciwym konstrukcjom (WAS).

WagwEU to ustawa, która wdraża postanowienia Dyrektywy europejskiej w sprawie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług i jej przepisów egzekwujących.

Transgraniczne usługi

Kiedy polskie przedsiębiorstwo musi przestrzegać postanowień WagwEU? Staje się to konieczne, gdy wysyła swoich pracowników do pracy w Holandii w ramach transgranicznego świadczenia usług.

O transgranicznym świadczeniu usług mówimy w trzech przypadkach:

1. transgraniczne wykonawstwo zlecenia, w którym nadzór i kierownictwo sprawowane są przez polskie przedsiębiorstwo,

2. transgraniczne delegowanie w ramach koncernu,

3. transgraniczne delegowanie pracownika tymczasowego.

Gwarantowane minimum

Jeżeli już wiadomo, że ustawa WagwEU ma zastosowanie, pracodawca musi się liczyć z szeregiem obowiązków. Najważniejszy to przestrzeganie i stosowanie minimalnych warunków zatrudnienia delegowanych pracowników wprowadzonych przez prawo holenderskie lub zapisanych w powszechnie obowiązującym układzie zbiorowym pracy.

Wszystkie obowiązujące minimalne warunki zatrudnienia zostały ujęte przez władze holenderskie w angielskojęzycznej broszurze „Fact sheet Terms of Employment Posted Workers in the EU", którą można znaleźć ma stronie www.government.nl.

Tylko przelew

Najważniejsze zobowiązania formalne wypływają z holenderskiej ustawy o płacy minimalnej i minimalnym dodatku urlopowym. Gwarantuje ona delegowanym pracownikom prawo do niderlandzkiej płacy minimalnej. Od 1 lipca 2018 r. wynosi ona 1594,20 euro brutto miesięcznie.

Co ważne, wynagrodzenie to musi być wypłacane w formie bezgotówkowej.

Potrącenia powiązane z płacą minimalną są możliwe tylko w ograniczonym stopniu. Delegowany pracownik – poprzez udzielenie pisemnego upoważnienia pracodawcy – może wyrazić zgodę na rozliczanie z wynagrodzeniem np. opłaty za zakwaterowanie. Jednak na opłatę za zakwaterowanie pracodawca może przeznaczać maksymalnie 25 proc. płacy minimalnej.

Katarzyna Gospodarowicz radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)

W kontekście nowej Dyrektywy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, która będzie musiała być stosowana od połowy 2020 r., w miejsce obecnej płacy minimalnej zostanie wprowadzony obowiązek wypłaty takiego samego wynagrodzenia na takim samym miejscu pracy, jakie otrzymuje pracownik holenderski. To oczywiście podniesie koszty związane z delegowaniem zatrudnionych.

Procedury i dokumenty

Przed rozpoczęciem delegowania, jak również w czasie jego trwania, delegujące przedsiębiorstwo musi dopełnić wielu zobowiązań administracyjnych.

Pierwszym z nich jest wskazanie w miejscu pracy osoby do kontaktu na potrzeby komunikacji z Inspekcją Spraw Socjalnych i Zatrudnienia (SZW).

Drugi obowiązek dotyczy prowadzenia administracji. Oznacza on, że w miejscu pracy w Holandii przez cały czas muszą być dostępne – w wersji papierowej lub elektronicznej – określone dokumenty, m.in. paski płac, zestawienia godzin pracy podwładnych, umowy o pracę z delegowanymi, potwierdzenia wypłaty wynagrodzeń. To zobowiązanie jest w zasadzie obowiązkiem informacyjnym. Na wniosek Inspekcji Spraw Socjalnych i Zatrudnienia delegujące przedsiębiorstwo musi udostępnić wszystkie dane i informacje, które pozwalają stwierdzić, że pracodawca z Polski nie łamie tamtejszego prawa.

Trzeci obowiązek, który zacznie obowiązywać od 2019 r., to dokonywanie zgłoszeń. Przed rozpoczęciem wykonywania czynności w Holandii polskie przedsiębiorstwo będzie musiało przekazać Inspekcji SZW informacje o wykonywanym zleceniu, osobach, które będą je wykonywać oraz miejscu i okresie realizacji.

Pod groźbą kary

W przypadku niedopełnienia obowiązków: informacyjnego, prowadzenia administracji lub dokonania zgłoszenia, Inspekcja SZW może – w imieniu Ministra Spraw Socjalnych i Zatrudnienia – nałożyć grzywnę administracyjną do kwoty 20 500 euro.

Kierunek roszczeń

Jeżeli polskie przedsiębiorstwo nie wypłaca swoim pracownikom wynagrodzenia lub wypłaca je w zbyt niskiej wysokości, pracownicy ci mają prawo dochodzić od pracodawcy albo holenderskiego zleceniodawcy wypłaty pozostałej części wynagrodzenia.

Obowiązki delegowanych

Swobodny przepływ osób sprawia, że delegowani obywatele UE mogą przebywać w Holandii bez konieczności spełniania wielu warunków.

Pracownicy, którzy mają tam przebywać dłużej niż cztery miesiące, powinni się zameldować w gminie, w której przebywają, w celu wpisania do Podstawowego Rejestru Osób (sami lub z pomocą pracodawcy). Jeżeli pobyt jest krótszy niż cztery miesiące, delegowany obywatel UE jest zwolniony z tego obowiązku. Przebywając w Holandii musi wyłącznie posiadać ważny paszport lub dowód tożsamości.

Wysyłanie osób z krajów trzecich

Co do zasady, aby wysłać do pracy w Holandii pracownika spoza UE, pracodawca musi uzyskać dla niego pozwolenie na pracę. Nie jest to jednak konieczne, gdy pracownik z kraju trzeciego, zatrudniony w polskim przedsiębiorstwie w ramach transgranicznego świadczenia usług, tymczasowo wykonuje pracę w Holandii – czyli jest delegowany.

Aby skorzystać z tego wyjątku, trzeba spełnić poniższe warunki:

1. pracownik z kraju trzeciego legalnie przebywa i pracuje w Polsce,

2. w Holandii wykonuje pracę podobnego rodzaju jak ta, do której wykonywania jest uprawniony w Polsce,

3. po zakończeniu uzgodnionego czasu świadczenia usług pracownika tego nie może zastąpić inny pracownik z kraju trzeciego,

4. znaczna część działalności polskiego przedsiębiorstwa musi odbywać się w Holandii.

Zanim taki pracownik przyjedzie do Holandii, polskie przedsiębiorstwo musi potrafić wykazać, że wykonuje on pracę w Polsce i że tam opłaca za niego składki na ubezpieczenia społeczne (przedkładając poświadczony formularz A1). Zawiadomienie o fakcie delegowania trzeba złożyć w Urzędzie Ubezpieczeń Pracowniczych najpóźniej w ciągu 2 dni przed rozpoczęciem czynności. Należy je przekazać wypełniając formularze w języku niderlandzkim i angielskim.

Składki tylko w Polsce, podatek nie zawsze

Przy spełnianiu warunków oddelegowania, ubezpieczenia społeczne obowiązkowe są tylko w Polsce. Podatek czasem trzeba naliczyć również w Holandii.

Po spełnieniu warunków z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, pracownik oddelegowany do Holandii na okres nieprzekraczający 24 miesięcy, który nie zostanie wysłany, aby zastąpić inną osobę, podlega polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Aby to potwierdzić, trzeba wystąpić do ZUS o wydanie zaświadczenia A1.

W kwestii opodatkowania delegowanych obowiązuje Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Niderlandów z 12 lutego 2002 r. w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu. Co do zasady, zarobki pracownika mającego miejsce zamieszkania w Polsce, jest opodatkowane tylko w Polsce, chyba że pracuje na terytorium Holandii. Wtedy dochód można opodatkować w Holandii i w Polsce, stosując metodę unikania podwójnego opodatkowania.

Wynagrodzenia polskich pracowników są opodatkowane tylko w Polsce, gdy:

a) pracownik przebywa w Holandii do 183 dni podczas każdego 12-miesięcznego okresu rozpoczynającego lub kończącego się w roku podatkowym, i

b) wynagrodzenie wypłaca pracodawca lub w jego imieniu ten, kto nie ma miejsca zamieszkania ani siedziby w Holandii, i

c) kosztów wynagrodzeń nie ponosi zakład ani stała placówka, którą pracodawca ma w Holandii.

Jeśli choćby jeden z tych warunków nie zostanie spełniony, zarobki pracownika są opodatkowane w państwie, w którym wykonuje on pracę (w Holandii) i w państwie zamieszkania (w Polsce), przy zastosowaniu metod unikania podwójnego opodatkowania określonych odpowiednio w art. 23 umowy, w szczególności metody wyłączenia z progresją. ?

Jan de Rooij advocaat (adwokat) z kancelarii Ten Holter Noordam advocaten z siedzibą w Rotterdamie

Zaleca się, aby delegowany do Królestwa Niderlandów pracownik dysponował Europejską Kartą Ubezpieczenia Zdrowotnego wydaną w Polsce – jeżeli nie jest objęty powszechnym systemem zabezpieczeń społecznych w żadnym innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Również obywatele krajów spoza UE mogą legitymować się taką kartą, jeśli legalnie przebywają w UE i są objęci powszechnym systemem zabezpieczenia społecznego.

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL