To część pakietu zmian w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, wprowadzonych ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Obejmuje on m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.
Kara za brak rejestracji
Zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 217 ze zm.), działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest działalnością regulowaną. W konsekwencji, zarobkowe prowadzenie archiwum wymaga wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa.
Obowiązek dokonania wpisu nie stanowi novum. Obowiązująca obecnie ustawa zobowiązuje profesjonalne archiwa do rejestrowania działalności. Jednak ustawodawca zdecydował się zmobilizować przechowawców do stosowania dotychczas niemal martwych przepisów, przewidując administracyjne kary pieniężne w wysokości do 100 000 zł. Odpowiednie organy marszałka będą kontrolować prowadzenie działalności przechowawczej.
Wprowadzenie sankcji administracyjnych ma służyć, jak uzasadniał ustawodawca, zażegnaniu niebezpieczeństwa rozpraszania i ewentualnego niszczenia dokumentów, do czego może dochodzić, gdy przechowują je podmioty nieuprawnione.
Czytaj też: Firmy nie znają nowych regulacji dotyczących zmian w aktach pracowniczych