Dokumentacja osobowa i płacowa od 2019 r. - nowe zasady przechowania

Od 2019 r. pracodawca przekaże dokumentację osobową i płacową na przechowanie wyłącznie przedsiębiorcom zajmującym się czasowym przechowywaniem dokumentacji, którzy zostaną wpisani do właściwego rejestru. Niewpisane archiwa zamkną działalność.

Publikacja: 13.12.2018 06:00

Dokumentacja osobowa i płacowa od 2019 r. - nowe zasady przechowania

Foto: Fotolia

To część pakietu zmian w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, wprowadzonych ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Obejmuje on m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.

Kara za brak rejestracji

Zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 217 ze zm.), działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest działalnością regulowaną. W konsekwencji, zarobkowe prowadzenie archiwum wymaga wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa.

Obowiązek dokonania wpisu nie stanowi novum. Obowiązująca obecnie ustawa zobowiązuje profesjonalne archiwa do rejestrowania działalności. Jednak ustawodawca zdecydował się zmobilizować przechowawców do stosowania dotychczas niemal martwych przepisów, przewidując administracyjne kary pieniężne w wysokości do 100 000 zł. Odpowiednie organy marszałka będą kontrolować prowadzenie działalności przechowawczej.

Wprowadzenie sankcji administracyjnych ma służyć, jak uzasadniał ustawodawca, zażegnaniu niebezpieczeństwa rozpraszania i ewentualnego niszczenia dokumentów, do czego może dochodzić, gdy przechowują je podmioty nieuprawnione.

Czytaj też: Firmy nie znają nowych regulacji dotyczących zmian w aktach pracowniczych

Wpis do 31 grudnia 2018 r. lub zamknięcie biznesu

W świetle nowelizacji ustawy, przechowawcy są obowiązani dostosować swoją formę prawną i uzyskać wpis do rejestru do 31 grudnia 2018 r. Jeśli przechowawca nie zalegalizuje swojej działalności do końca tego roku, będzie zobowiązany zakończyć działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Dalszą konsekwencją tego zaniedbania będzie obowiązek przekazania dokumentacji do dalszego przechowywania przechowawcy wpisanemu do rejestru, archiwum państwowemu lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich.

Pracodawca powie „sprawdzam"

Ustawa nie zobowiązuje przechowawców do poinformowania pracodawców – swoich kontrahentów – o niedochowaniu powyższego terminu i zaistniałych konsekwencjach. W praktyce może to oznaczać dla pracodawcy niespodziankę, gdy jego usługodawca z dnia na dzień przekaże dokumentację jego pracowników podmiotom trzecim.

Nie oznacza to jednak, że przechowawcy nie mają obowiązku informacyjnego względem pracodawców – swoich kontrahentów. Mimo braku wyraźnego obowiązku ustawowego poinformowania pracodawcy o przekazaniu dokumentacji jego pracowników do innej firmy, taki obowiązek może wynikać z umowy.

Ponadto, powierzenie wykonania usługi innemu przechowawcy może być w takiej sytuacji kwalifikowane jako powierzenie wykonania usługi podmiotowi trzeciemu. Co do zasady znajdzie to zastosowanie do umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Zgodnie bowiem z przepisami kodeksu cywilnego, przyjmujący zlecenie może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej tylko wtedy, gdy wynika to z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. W takim przypadku ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić dającego zlecenie o osobie i o miejscu zamieszkania swego zastępcy. W razie zawiadomienia jest odpowiedzialny tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępcy.

Magdalena Sudoł adwokat, Kancelaria CZUBLUN TRĘBICKI

Pracodawca, który prowadzi samodzielnie archiwum, nadal nie będzie zobowiązany do jego rejestracji. Obowiązek uzyskania wpisu nie dotyczy bowiem podmiotów, które przechowują dokumentację osobową i płacową wyłącznie własnych pracowników. Pracodawca, którzy przekazał akta pracownicze na przechowanie firmie zewnętrznej, może się zwrócić do przechowawcy z wnioskiem o dodatkowe zapewnienie o prawidłowości prowadzenia działalności. W tym zakresie może samodzielnie zweryfikować wpis przechowawcy w jawnym rejestrze lub poprosić kontrahenta o przedstawienie zaświadczenia o wpisie wydanego przez marszałka.

To część pakietu zmian w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, wprowadzonych ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Obejmuje on m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.

Kara za brak rejestracji

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona