Jak zaplanować urlopy na 2017 rok

Nie każda forma zatrudnienia wiąże się z prawem do urlopu wypoczynkowego. Osobami uprzywilejowanymi w tym względzie są pracownicy – czyli osoby fizyczne zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W zależności od stażu pracy w typowych sytuacjach mają prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym.

Gdy w danym roku pracownik nie wykorzysta pełnej puli urlopu, jego niewybrane dni nie przepadają, tylko przechodzą na rok następny jako urlop zaległy. Należy go wykorzystać do 30 września następnego roku.

Dwie metody

Aby zapewnić przejrzystość, przepisy przewidują dwa sposoby udzielania urlopów wypoczynkowych – zgodnie z planem lub w ramach porozumień zawieranych z pracownikami, których przedmiotem jest uzgodnienie terminu wykorzystania wolnego.

Ważne! Pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeśli zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa. Brak obowiązku tworzenia takiego planu dotyczy też firm, w których nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Podstawowe zasady

Wskazówki co do tworzenia planu urlopów wypoczynkowych zawiera art. 163 § 1 kodeksu pracy. Przede wszystkim sporządza go pracodawca. Zatem formalnie przepisy nie przewidują żadnej roli dla organizacji związkowych w tym zakresie.

Rozpisując urlopy pracodawca powinien brać pod uwagę wnioski zatrudnionych w kwestii konkretnych terminów, jak też konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.

Układając plan urlopów należy pamiętać, aby nie uwzględniać w nim 4 dni urlopu na żądanie. Z oczywistych względów kłóciłoby się to z celem takiego uprawnienia, jakim jest możliwość wykorzystania wolnego w sytuacjach nieplanowanych i nagłych.

Pracodawca, który już opracował plan urlopów, powinien go podać do wiadomości załogi – w sposób, który jest u niego zwyczajowo przyjęty.

Przedstawione ogólne zasady tworzenia planu urlopów to jedyne reguły, jakie w tym zakresie wynikają bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy. Problem w tym, że nie dają one odpowiedzi na wiele istotnych dla pracodawców pytać z zakresu procedury i poszczególnych etapów tworzenia takiego planu. Należy zatem przyjąć, że opracowując go, pracodawca ma swobodę w zakresie jego tworzenia, ale przy jednoczesnym zachowaniu przedstawionych zasad.

Z wyprzedzeniem

Pracodawca, który chce sporządzić plan urlopów, w pierwszej kolejności powinien wiedzieć, w jakim terminie czy okresie należy przeprowadzić odpowiednią procedurę. Przepisy nie zawierają bezpośrednich wskazań w tym zakresie. Można jednak kierować się pośrednią wskazówką, że prawo do nowej puli urlopu pracownik nabywa z 1 stycznia każdego roku. Uwzględniając ten fakt, można uznać, że prawidłową praktyką jest rozpoczęcie opracowywania planu urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem – tak aby móc go podać do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego. Należy przy tym mieć na względzie w szczególności udział zatrudnionych w procedurze sporządzania planu.

Jeden lub kilka

Intuicyjnie można dojść do wniosku, że skoro pracownik nabywa określoną pulę dni urlopowych na rok kalendarzowy, to i plan powinien być sporządzony na taki właśnie przedział czasu. Faktycznie opracowywanie planu na 12 miesięcy to powszechny standard – pytanie jednak, czy można poczynić plany na okres nieobejmujący roku kalendarzowego.

Ponieważ przepisy nie zawierają żadnych szczególnych ograniczeń w zakresie okresu, na jaki powinien być sporządzony plan urlopów, przyjmuje się, że nie ma przeszkód, aby pracodawca sporządził dwa lub nawet więcej planów urlopów obejmujących łącznie 12 miesięcy.

Przykład

Pracodawca prowadzi duży zakład, zatrudniając różne grupy pracowników – w tym na stanowiskach robotniczych, jak też personel administracyjno–biurowy (kadry, księgowość, informatyków). W takiej sytuacji należy przyjąć, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby poszczególne grupy zawodowe były objęte planami urlopowymi obejmującymi różne przedziały czasu. Urlopy pracowników biurowych mogą być objęte rocznym planem urlopów, natomiast osoby zatrudnione na stanowiskach robotniczych, z uwagi na specyfikę pracy, mogą być objęte np. planami półrocznymi czy nawet kwartalnymi.

Gdy pracodawca tworzy więcej niż jeden plan urlopów – np. dwa, na równe półroczne okresy, należy przyjąć, że drugą rozpiskę powinien opracować i podać do wiadomości pracowników przed 1 lipca.

Wnioski pracowników

Jak już zasygnalizowano, opracowywanie planu urlopów nie jest procesem, w którym uczestniczy tylko pracodawca. Jest on oczywiście koordynatorem całego przedsięwzięcia i to do niego należy ostateczna decyzja o kształcie planu urlopów, ale zatrudnieni jako osoby zainteresowane mają gwarantowany w przepisach czynny udział w tworzeniu planu. Szef, opracowując plan urlopów, powinien bowiem uwzględniać ich zdanie.

Wnioski urlopowe powinny wskazywać okres lub okresy, w jakich poszczególne osoby zamierzają korzystać z wypoczynku.

Przykład

Pracodawca poinformował pracowników, że do 5 grudnia zbiera wnioski urlopowe na potrzeby tworzenia planu urlopów na 2017 r. Niektórzy zatrudnieni zamieszczali we wnioskach przykładowe zapisy „chcę wykorzystać 14 dni urlopu w lipcu lub w sierpniu", „mam zamiar wykorzystać większość urlopu wypoczynkowego w grudniu". Tego rodzaju zapisy we wnioskach, z uwagi na duży stopień ogólności, nie dają pracodawcy możliwości rozplanowania konkretnych dni urlopu. Pracownicy powinni wskazać konkretne dni (daty) i przedziały czasu precyzyjnie określające początek i koniec wypoczynku.

Aby uniknąć nieporozumień, pracodawca powinien wskazać termin, do którego oczekuje od pracowników konkretnych propozycji urlopowych na potrzeby planowania wypoczynku. Dobrą praktyką jest również podanie formy, w jakiej podwładni mogą składać te wnioski.

Powszechną praktyką jest składanie wniosków urlopowych w formie pisemnej. Jednak nie można wykluczyć praktyki przesyłania pracodawcy wiadomości pocztą elektroniczną.

Pracodawca musi przeanalizować wnioski urlopowe podwładnych. W pierwszej kolejności powinien zwrócić uwagę, czy pracownik go podpisał – inaczej mówiąc, czy istnieje możliwość określenia osoby, od której pochodzi. Gdy nie ma możliwości zidentyfikować autora, nie może rozpatrzeć wniosku, a tym bardziej go uwzględnić.

W dalszej części rozpatrywania podań, pracodawca powinien zwrócić uwagę na zaproponowany przez pracownika podział urlopu na części. Pracownik ma prawo wnioskować o udzielenie całości urlopu wypoczynkowego w ramach jednej, nieprzerwanej części, jak również zaproponować jego podział, pamiętając jednak o zasadzie, że przynajmniej jedna jego część ma obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Przykład

Pracownik dysponujący prawem do 26 dni urlopu zaplanował sobie wypoczynek na zasadzie przedłużania weekendów o jeden dzień. W propozycji uwzględnił całą 26-dniową pulę wakacji. Szef nie może pozytywnie rozpatrzyć takiego wniosku. Nie jest on bowiem zgodny z zasadą podziału urlopu na części, z których przynajmniej jedna powinna obejmować nieprzerwanie 14 kolejnych dni kalendarzowych. Ponadto obejmując 26 dni urlopu podanie narusza zasadę nieplanowania 4 dni urlopu na żądanie. W tej sytuacji przełożóny powinien zwrócić się do pracownika o skorygowanie wniosku urlopowego.

Ważny kompromis

Zakończenie zbierania wniosków urlopowych oraz ich analiza pozwala przystąpić do tworzenia planu urlopów. Wbrew pozorom zadanie, jakie stoi przed pracodawcą, nie należy do prostych. Plan urlopów jest bowiem kompromisem między potrzebami osób wnioskujących o konkretne terminy wolnego a potrzebami zakładu, który musi funkcjonować bez zakłóceń. Do tego niejednokrotnie dochodzą sytuacje kolizyjne wynikające ze zbieżności terminów urlopów poszczególnych pracowników. Ponadto pracodawca powinien pilnować prawidłowego podziału urlopu na części – z zachowaniem nieprzerwanych 14 dni kalendarzowych oraz zasady nieplanowania urlopu na żądanie.

Przepis regulujący opracowywanie planu urlopów stanowi, iż pracodawca uwzględnia przy planowaniu wnioski podwładnych i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Powstaje pytanie – która przesłanka jest ważniejsza, uwzględniając, że przepis jako pierwsze kryterium wymienia wnioski pracowników. Należy uznać, że w pierwszej kolejności, niezależnie od brzmienia przepisu, szef uwzględnia konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. Nie do pomyślenia jest bowiem sytuacja, w której w zakładzie dochodzi do przestoju w związku z uwzględnieniem wniosków urlopowych, w których zatrudnieni żądali udzielenia urlopu w tym samym terminie – np. w lipcu.

Zatem wnioski pracowników nie wiążą pracodawcy w sposób bezwzględny. Jeżeli podane przez nich terminy urlopu uniemożliwiają prawidłowe zorganizowanie pracy, szef ma prawo wniosków nie uwzględnić i oczekiwać nowych propozycji, które nie będą pozostawały w kolizji z organizacją pracy. Przyjmuje się, że dopiero wtedy, gdy terminy urlopów wskazane we wnioskach nie kolidują z potrzebami pracodawcy, powinien je uwzględnić. W przeciwnym wypadku naraża się na zarzut bezprawnego nieudzielenia urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy nic nie stało na przeszkodzie, aby wniosek podwładnego zaakceptować.

Konflikt uprawnionych

Obowiązkiem pracodawcy jest rozstrzyganie spornych sytuacji wynikających ze zbieżnych terminów urlopów poszczególnych pracowników. Najprostszym rozwiązaniem mogłoby się wydawać przyjęcie zasady uwzględniającej pierwszeństwo – inaczej mówiąc, wnioski pracowników złożone wcześniej miałyby pierwszeństwo w zakresie terminów udzielania wolnego. Jednak taka prosta zasada wydaje się być nie do pogodzenia z nakazem równego traktowania pracowników. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji losowych, w których podwładny będzie mógł złożyć wniosek urlopowy w ostatnim dniu wyznaczonym przez szefa, a nawet po tym terminie. Pracodawca, chcąc traktować pracowników w sposób równy, powinien umożliwić im korzystanie z dogodnych terminów urlopów w sposób naprzemienny.

Przykład

Dwóch informatyków zatrudnionych na równorzędnych stanowiskach zaplanowało 3-tygodniowy urlop wypoczynkowy w tym samym terminie – od 3 lipca 2017 r. Pracodawca, uwzględniając potrzeby zapewnienia normalnego toku pracy, nie może im pozwolić korzystać z urlopu w tym samym czasie. Jeżeli podwładni nie osiągną porozumienia, należy przyjąć, że szef może wyznaczyć pracownika, któremu udzieli urlopu w terminie dla niego dogodnym. Jednak gdyby analogiczna sytuacja powtórzyła się za rok, wówczas drugi pracownik powinien mieć pierwszeństwo w zakresie skorzystania z urlopu zgodnie z wnioskiem.