fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Dokumenty w firmie: przedsiębiorcy ciągle wolą papier

Adobe Stock
Elektronizacja obiegu dokumentów wewnątrz firmy, choć możliwa, nie jest stosowana przez polski biznes.

Przechowywanie papierowych dokumentów, teczek osobowych pracowników, czy też niezbędnych informacji o umowach zawieranych z klientami, jest nie tylko kosztowne, ale także niepotrzebnie zajmuje przestrzeń.

Choć polskie przepisy pozwalają na elektronizację papierowych dokumentów, niewielu przedsiębiorców wybiera taką możliwość. Efekt? Jeden z banków tylko w 2018 r. przekazał do firmy archiwizującej 65 mln kartek papieru zawierających dane osobowe pracowników i klientów.

Administracja i sądy wciąż analogowe

– Mimo zmian w prawie przedsiębiorcy nadal obawiają się rozstania z papierową wersją dokumentu – zauważa Stefan Kotański z Iron Mountain. – Jest to związane z różnicami pokoleniowymi. Ludzie starszej daty przyzwyczajeni są do pracy z papierową wersją dokumentów, co przekłada się na administrację państwową. Mimo że prawo pozwala traktować elektroniczną wersję dokumentu jak potwierdzony materiał dowodowy, sądy wciąż proszą o wersję papierową.

– Z naszych doświadczeń wynika, że w zarządach i radach nadzorczych firm elektronizacja obiegu dokumentów to temat numer jeden – mówi Dagmara Sender z Archidoc. – Wszędzie tam, gdzie to tylko możliwe, starają się wprowadzać ich elektroniczne wersje. Problem w tym, że ustawodawca wprowadza coraz to nowe obowiązki, które utrudniają im życie.

Przykładowo ubezpieczyciele, którzy prowadzą OFE, już liczą, ile będzie ich kosztowała obsługa papierowych wniosków, jeśli uczestnik zdecyduje się na przeniesienie tych pieniędzy do ZUS. Każdą deklarację trzeba będzie wyciągnąć z koperty, zeskanować i przesłać do ZUS.

Czytaj także:

E-teczki zatrudnionych się nie przyjęły

Problemy stwarzają też obowiązujące już od roku przepisy regulujące funkcjonowanie elektronicznych systemów przechowywania archiwów pracowniczych. Przewidują tak skomplikowane wymagania, że niewielu przedsiębiorców zdecydowało się do tej pory na skorzystanie z tej możliwości.

– Elektroniczny system przechowywania dokumentów pracowniczych nie działa z trzech powodów: po pierwsze, koszty, po drugie, koszty, i po trzecie, koszty jego funkcjonowania – komentuje ekspertka od spraw kadrowych. – Wszyscy mają problemy, żeby wdrożyć u siebie taki system, ze względu na bardzo wysokie wymagania techniczne, jakie zostały określone w przepisach.

Warto więc, aby ustawodawca rozważył uproszczenie tych przepisów. Szczególnie w stosunku do średnich i małych firm, które muszą spełniać te same wyśrubowane wymogi techniczne co największe firmy, którym stosunkowo łatwiej, szczególnie ze względów finansowych, spełnić te wymagania.

Przyzwyczajenie drugą naturą człowieka

Sama elektronizacja dokumentów to może być jednak za mało.

– Największym wyzwaniem przy przechodzeniu z dokumentów papierowych na elektroniczne jest mentalność ludzi – dodaje Stefan Kotański z Iron Mountain. – W jednym z banków naszym zadaniem było stworzenie Centralnego Archiwum Elektronicznego, które umożliwiało dostęp do wszystkich dokumentów we wszystkich procesach bankowych. Po kilku miesiącach korzystania z systemu bank poprosił o całościowe wyłączenie funkcji drukowania.

Okazało się, że pracownicy, mimo wprowadzenia zdalnego dostępu do e-dokumentów, preferowali pracę na ich papierowej wersji. Pracodawca ponosił więc ogromne koszty związane z ich drukowaniem.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA