– Z ostatniej wersji projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wykreślono wszelkie odwołania do kodeksu pracy w zakresie gromadzonych danych osobowych, dzięki czemu nawet jeśli kodeks zostanie niedługo znowelizowany, to nie trzeba będzie zmieniać rozporządzenia – dodaje Rafał Wyziński, adwokat, partner w kancelarii RK Legal. – Ten zabieg można było zastosować wcześniej, a tak ciągle czekamy na nowe przepisy.
Kumulacja zmian
– Na razie zajmujemy się wdrożeniem nowych przepisów o pracowniczych planach kapitałowych i zmienionych przepisów o związkach zawodowych – mówi kadrowa warszawskiej firmy zatrudniającej ponad setkę pracowników. – Byłam nawet na szkoleniu z nowych przepisów, ale okazało się, że zmiany w aktach pracowniczych były jeszcze w fazie projektu, więc nie wiadomo, jaki będzie ostateczny ich kształt. Zostały więc pominięte.
W myśl projektu nowych regulacji pracodawcy mają mieć 12 miesięcy na dostosowanie się do nich, teoretycznie jest więc jeszcze sporo czasu. W praktyce muszą bardzo uważać na dokumenty gromadzone na nowych zasadach, bo musi się to odbywać w zgodzie z przepisami o ochronie danych osobowych. A te przewidują wysokie kary za przetwarzanie danych niezgodnie z przepisami.
– Większość przedsiębiorców zajętych innymi obowiązkami nawet nie zdaje sobie sprawy, że nowe przepisy o aktach pracowniczych spowodują na początku przyszłego roku ogromny chaos – zauważa ekspert Pracodawców RP. – Tymczasem na trzy tygodnie przed zmianą jeszcze nie wiadomo, jaki będzie ostateczny kształt regulacji. Mam nadzieję, że rząd wydłuży okres vacatio legis. Tym bardziej że modyfikacja akt pracowniczych zbiega się z ich elektronizacją i możliwością skrócenia przechowywania tych akt z 50 do dziesięciu lat.
Nowe obowiązki
– Po zmianach do dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez dziesięć lat trzeba będzie włączyć ewidencje czasu pracy, które do tej pory były przechowywane przez pracodawców tylko trzy lata – mówi Rafał Wyziński. – Jest też sporo niejasnych przepisów, które wymagają praktycznej interpretacji. W tej ewidencji trzeba np. będzie trzymać dokumenty dotyczące zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy. Nie wiadomo, co ustawodawca ma tu na myśli. W praktyce można się zastanawiać, czy nie załączać do dokumentacji listy zadań tych pracowników. A może coś jeszcze?
– Doświadczenie nauczyło mnie nie dostosowywać się do projektów, ponieważ mogą się znacząco różnić od przepisów opublikowanych ostatecznie w Dzienniku Ustaw – dodaje Witold Polkowski.