fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Background screening, czyli jak można prześwietlać kandydatów do pracy

123RF
W trakcie rekrutacji i zatrudniania nowych pracowników przetwarzane są dane osobowe kandydatów często z wykorzystywaniem narzędzi i strategii, które mogą powodować wątpliwości natury prawnej.

Jakie jest jest podejście Urzędu Ochrony Danych Osobowych do tzw. background screeningu, czyli procesu weryfikacji kandydatów do pracy, oraz jakie są praktyczne konsekwencje optyki prezentowanej przez urząd. Na to pytanie stara się odpowiedzieć poradnik „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców" (dalej: Poradnik) wydany na początku października przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Dane o karalności

Stanowisko przedstawione w Poradniku potwierdza dotychczasowe podejście organu ochrony danych osobowych, zgodnie z którym możliwość przetwarzania danych o karalności kandydatów do pracy jest bardzo ograniczona. UODO przesądza, że zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem zawierającym dane o wyrokach skazujących, czynach zabronionych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa w rozumieniu art. 10 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO). W konsekwencji konieczne jest stosowanie podwyższonego reżimu ochrony takich danych i uznanie, że przetwarzanie danych o karalności kandydatów do pracy jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy wprost pozwalają na to przepisy prawa. Na podstawie ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, dostęp do informacji z KRK przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, gdy z przepisów prawa wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych lub gdy jest to niezbędne do ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia danej działalności gospodarczej.

Przykładowo zatem żądanie zaświadczenia o niekaralności będzie możliwe w stosunku do kandydatów na nauczycieli (ustawa z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela) czy osób ubiegających się o zatrudnienie w podmiotach sektora finansowego, np. bankach (ustawa z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego).

Tak więc, podstawą żądania od kandydata do pracy zaświadczenia o niekaralności nie może być wymóg posiadania nieposzlakowanej opinii ani zgoda kandydata.

Referencje od byłych pracodawców

UODO dopuszcza pozyskiwanie informacji od byłego pracodawcy, jeśli kandydat do pracy się na to zgodzi. Ze stanowiska UODO wynika, że zgoda powinna być udzielona wyraźnie, czyli w praktyce może to być np. pisemne oświadczenie kandydata. Co ważne, według organu za zgodę na kontakt z byłym pracodawcą nie można uznać samego złożenia przez kandydata dokumentu referencji. Jest to aspekt, na który powinni zwrócić uwagę zarówno kandydaci starający się o nowe stanowisko, jak i podmioty prowadzące rekrutację.

Dyplom uczelni wyższej

Zasadą wyrażoną w przepisach kodeksu pracy jest udostępnianie danych osobowych przez kandydata w formie oświadczenia, natomiast pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania. Ze względu na tę zasadę, UODO zajmuje w Poradniku stanowisko, że bezpośredni kontakt z uczelnią w celu potwierdzenia, że dany kandydat ją ukończył nie jest dopuszczalny. Wydaje się jednak, że to podejście jest nazbyt restrykcyjne. Pracodawca powinien mieć pewność, że przetwarzane przez niego dane są zgodne z prawdą i aktualne (zgodnie z zasadą prawidłowości wynikającą z RODO). Ze względu jednak na to, że kontakt z uczelnią wymagałby, w celu identyfikacji, udostępnienia jej danych kandydata, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej podstawy prawnej. O ile UODO dopuszcza możliwość uzyskiwania zgody kandydata na kontakt z byłym pracodawcą w celu uzyskania referencji, nie dopuszcza takiej możliwości w przypadku kontaktu z uczelnią w celu potwierdzenia faktu jej ukończenia. Oczywiście niezależnie od konieczności zapewnienia podstawy prawnej (np. zgody), niezbędne byłoby uwzględnienie udostępnienia danych kandydata uczelni w skierowanej do niego klauzuli informacyjnej. Warto wskazać, że kontaktu z uczelnią nie wydają się zabraniać przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego, w szczególności takim przepisem nie wydaje się być art. 344 ustawy z 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Dotyczy on dostępu do wykazu studentów w systemie POL-on, prowadzonego przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki (art. 342 ww. ustawy). Administratorem danych przetwarzanych w ramach systemu POL-on jest wskazany minister, natomiast uczelnia, do której kierowane miałoby być zapytanie dotyczące potwierdzenia o jej ukończeniu przez danego kandydata, jest odrębnym administratorem danych w zakresie informacji o swoich absolwentach.

Według Poradnika informacje zamieszczane przez kandydatów do pracy w portalach społecznościowych nie mogą być wykorzystywane w procesach rekrutacyjnych. Wydaje się jednak, że zasadne jest uwzględnienie charakteru danego portalu społecznościowego. Portale o charakterze profesjonalnym, takie jak LinkedIn, wykorzystywane są w praktyce do budowania wizerunku zawodowego, a tworzenie na nich profili zawodowych można interpretować jako zgodę na wykorzystywanie zawartych w nich danych w celach związanych z rozwojem kariery zawodowej. Pracodawca powinien przestrzegać m.in. zasady minimalizacji, a więc przetwarzać tylko te dane, które są adekwatne, stosowne i ograniczone do tego co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W przeważającej mierze informacje w profesjonalnych portalach społecznościowych dotyczą wykształcenia i doświadczenia zawodowego, a więc danych, do których przetwarzania pracodawca jest uprawniony na etapie rekrutacji na gruncie przepisów k.p.. Odmiennie należałoby spojrzeć na portale społecznościowe, np. Facebook, które służą do celów prywatnych i zazwyczaj zawierają informacje, do których przetwarzania pracodawca nie jest uprawniony bez zgody kandydata (np. hobby). Warto zwrócić uwagę, że przetwarzanie danych kandydata w profesjonalnym portalu społecznościowym wymaga poinformowania go o tym źródle pozyskiwania danych.

Zdaniem autorki

Paulina Komorowska, adwokat w zespole prawa ochrony danych osobowych kancelarii CMS

Poradnik UODO wskazuje kierunek, jaki należy przyjąć przetwarzając dane w procesach rekrutacyjnych, nadal jednak wiele kwestii pozostanie wyzwaniem w praktyce pozyskiwania nowych pracowników i weryfikacji informacji o nowo zatrudnianych. Poradnik UODO ma być systematycznie uzupełniany, co może nastąpić w nieodległej przyszłości, gdy uchwalone zostaną dalsze zmiany do kodeksu pracy, dostosowujące jego przepisy do wymogów RODO.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA