W razie nałożenia na pracownika kary porządkowej, pracodawca musi umieścić w jego aktach osobowych odpis zawiadomienia o ukaraniu. Odpis ten usuwa po roku nienagannej pracy. Jednak okoliczności wymierzenia kary, ogólne wrażenie i ocena pracownika pozostają w pamięci pracodawcy.
Jeśli pracownik wielokrotnie dopuścił się uchybień porządkowych, za co był karany, i nie rokuje poprawy, pracodawca może chcieć zakończyć z nim współpracę. W takiej sytuacji nie ma przeszkód, aby przedmiotem uzasadnienia wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony była nałożona kara porządkowa, której odpis znajduje się w aktach osobowych i okoliczności z nią związane.
Czyste akta
Problem pojawia się w przypadku, gdy kary uległy zatarciu. Powstaje wówczas wątpliwość, czy fakt wielokrotnego karania pracownika w przeszłości wolno brać pod uwagę w przypadku podejmowania decyzji o rozwiązaniu umowy i czy pracodawca może skutecznie podnosić w treści uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony argumentację odwołującą się do kar porządkowych – wprawdzie zatartych, ale wielokrotnych?
Wątpliwość dotyczy zatem zakresu „zatarcia" ukarania pracownika. Czy niebyły już fakt nałożenia kary, na co wskazują czyste akta osobowe, jest równoznaczny z tym, że niebyłe są również okoliczności faktyczne będące podstawą nałożenia kary?