Praca świadczona na podstawie umowy o pracę jest tzw. pracą dobrowolnie podporządkowaną. W dużym skrócie oznacza to, że strony mogą dobrowolnie związać się tą umową, jak też z różnych względów ją rozwiązać. Jednak zarówno jej nawiązanie, jak i rozwiązanie wiąże się z koniecznością zachowania procedur uregulowanych prawem pracy. Strona, która chce rozwiązania umowy, powinna złożyć pisemne oświadczenie woli, z którego jednoznacznie wynika taki zamiar. Powinna je opatrzyć datą i podpisem.
Forma pisemna tego oświadczenia jest jedyną prawidłową, ale nie jedyną prawnie skuteczną. Jeżeli któraś ze stron zdecyduje się na wypowiedzenie w innej formie, np. ustnie, choć będzie ono formalnie wadliwe, to wywoła skutek prawny w postaci rozwiązania umowy.
Niezależnie od tego, czy zachowano poprawną formę rozwiązania umowy, wynika z tego dodatkowy obowiązek dla pracodawcy – sporządzenia i przekazania podwładnemu świadectwa pracy. Trzeba je wystawić niezależnie od tego, kto jest inicjatorem rozstania oraz trybu, w jakim ono przebiega. Ponieważ ten dokument kojarzy się z końcem zatrudnienia, pracodawca ceniący sobie szybkość i prostotę działania życzyłby sobie, aby wręczenie świadectwa pracy mogło zastąpić oświadczenie woli zmierzające do rozwiązania umowy.
Odnosząc się do tego pomysłu w pierwszej kolejności można uznać, że skoro i tak rozwiązanie stosunku pracy kończy się wydaniem świadectwa pracy, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby jednocześnie uznać je za oświadczenie woli zmierzające do rozwiązania umowy. Jednak uproszczenie procedury rozwiązania umowy poprzez dokonanie jednej czynności, jaką jest wręczenie świadectwa, nie jest możliwe.
Przede wszystkim istotne jest, że oświadczenie w sprawie rozwiązania umowy oraz świadectwo pracy – choć ze sobą powiązane, stanowią odrębne dokumenty. Aby istniała podstawa do wydania świadectwa pracy, w pierwszej kolejności należy dokonać czynności zmierzającej do rozwiązania umowy. Jest nią oświadczenie woli zawarte na piśmie, z którego wynika zamiar rozstania. Zwolennicy szybkości i prostoty postępowania mogą podnieść argument, że oświadczenie woli zmierzające do rozwiązania umowy może mieć dowolną formę – byle wynikał z niego zamiar rozwiązania umowy. Wręczenie świadectwa pracy może więc sugerować jednoczesne złożenie oświadczenia w sprawie rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
