fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Praca zdalna: ustalenie reguł w porozumieniu lub regulaminie pozwoli uniknąć chaosu

porozumienie ws. reguł pracy zdalnej
Adobe Stock
Z braku ustawowych przepisów zasady pracy zdalnej należy określić w firmowym regulaminie pracy zdalnej i właściwych procedurach.

Przed pandemią SARS-CoV-2 kwestia sporadycznej pracy z domu nie była uregulowana. Jedynym rozwiązaniem wynikającym z kodeksu pracy była telepraca, czyli regulacja zakładająca stałe świadczenie pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepraca, z uwagi na szczegółowe przepisy i wymogi, nie jest jednak w Polsce popularna.

Uregulowania dotyczące pracy zdalnej określają ust. 3–8 art. 3 ustawy Covid-19. Mają one obowiązywać w okresie ogłoszonego stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii z powodu Covid-19 oraz w ciągu trzech miesięcy po ich odwołaniu. Zgodnie z tymi przepisami:

- pracodawca może polecić pracę zdalną, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania i pozwala na to rodzaj pracy,

- praca zdalna może być wykonywana w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych,

- pracodawca zapewnia narzędzia i materiały do pracy oraz jej obsługę logistyczną,

- pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, jeśli umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

- na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności ich opis, datę i czas wykonania; formę i częstotliwość sporządzania ewidencji określa w poleceniu pracodawca,

- pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawa Covid nie wprowadza szczególnych zasad dotyczących ewidencjonowania czasu pracy na home office. Przyjmuje się, że zastosowanie mają ogólne zasady określone w kodeksie pracy.

Wskazane regulacje są bardzo podstawowe i nie wychodzą naprzeciw wielu zagadnieniom związanym z pracą zdalną, takim jak:

- odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy pracownika zdalnego,

- reguły ustalania ekwiwalentu za korzystanie z własnych narzędzi przez zatrudnionych (jak internet, telefon itp.).

Aby uniknąć nieporozumień między stronami, kwestie te należy uregulować w porozumieniu lub w regulaminie pracy zdalnej. Korzyścią takiego rozwiązania będzie możliwość korzystania z przyjętych procedur w przyszłości, w której – według ekspertów – przynajmniej częściowa praca zdalna (tzw. model hybrydowy) zagości na dłużej.

Regulamin i procedury

Ponieważ nieregularna praca zdalna, czyli home office, nie jest uregulowana w polskich przepisach (poza art. 3 ustawy Covid), pracodawca ma dużą swobodę w ustaleniu jej zasad. Wielu pracodawców sięga tu po rozwiązania wypracowane na kanwie przepisów o telepracy z k.p. To bezpieczne podejście, szczególnie gdy zestawimy je z ostatnimi pomysłami nowelizacji przepisów, tj. „włożenia" w miejsce instytucji telepracy uregulowań dotyczących pracy zdalnej, bazujących na tych samych rozwiązaniach prawnych.

Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej i dookreślenie w nim zasad ponoszenia odpowiedzialności za bezpieczeństwo i higienę pracy pracownika zdalnego jest aktualnie najkorzystniejszym rozwiązaniem. Brak wewnętrznych uregulowań tej kwestii, przy jednoczesnym braku szczególnych przepisów ustawowych prowadzi do wniosku, że pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy pracownika świadczącego obowiązki służbowe z domu. Nadzwyczajna sytuacja związana z pandemią nie wpłynęła na zasady odpowiedzialności pracodawcy za zdrowie i życie zatrudnionych. Przedsiębiorca nie może też zwolnić się od odpowiedzialności, powierzając zadania związane z BHP wyspecjalizowanym podmiotom trzecim.

Dlatego tak ważne jest, aby stworzyć w tym zakresie procedurę, która wyjaśni pracownikom, za co i na jakich zasadach odpowiada pracodawca oraz czego oczekuje od pracowników, jeśli chodzi o zachowanie bezpieczeństwa i eliminację zagrożeń przy świadczeniu pracy w domu. Warto rozważyć zobowiązanie pracownika do wskazania tylko jednego miejsca pracy w czasie home office. Dzięki temu pracodawca będzie mógł np. skontrolować to miejsce – za uprzednią zgodą pracownika – pod względem bezpieczeństwa i higieny pracy, dostępu do sanitariatów, odpowiednich sprzętów, możliwości przestrzegania tajemnicy służbowej czy zasad ochrony danych osobowych lub ewentualnie wysłać do pracownika specjalistę BHP, który podpowie, jak ulepszyć miejsce pracy, aby było bezpieczniejsze. Sama kontrola również może być przeprowadzona zdalnie.

Wewnątrzzakładowe procedury wprowadzające pracę zdalną są też idealnym miejscem na ustalenie dodatkowych zasad (lub doprecyzowanie dotychczasowych) odnoszących się do postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa lub informacjami zawierającymi dane osobowe. Szczególną wagę należy przyłożyć do zasad przewożenia dokumentów z biura do miejsca zamieszkania pracownika oraz do ich odpowiedniego przechowywania w miejscu pracy zdalnej.

Czas pracy

Pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników zdalnych (poza tymi, którzy świadczą pracę w trybie zadaniowym). Regulamin pracy zdalnej ma w tej kwestii uzupełniać ustawę Covid, która nie wskazuje żadnych szczególnych rozwiązań w tym zakresie. Ponieważ jednak podpisywanie listy obecności czy rejestrowanie obecności za pomocą karty magnetycznej nie jest w tym przypadku możliwe, warto wprowadzić alternatywny sposób powiadamiania o rozpoczęciu i zakończeniu pracy. To samo dotyczy sposobów wnioskowania o urlop czy informowania o nieobecnościach. Regulamin pracy zdalnej powinien wprowadzać kanał informacyjny, umożliwiający przekazywanie informacji drugiej stronie stosunku pracy z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych.

Pracodawca ma do wyboru kilka opcji. W mniejszych zespołach może sprawdzić się przesyłanie informacji o rozpoczęciu i zakończeniu pracy, a także wniosków i innych ważnych komunikatów e-mailem bądź innym komunikatorem do bezpośredniego przełożonego. Niektórzy szefowie codziennie lub kilka razy w tygodniu robią „wirtualną odprawę", łącząc się z podwładnymi na porannej telekonferencji, aby omówić kwestie techniczne i organizacyjne.

W większych firmach bardziej efektywne może być umożliwienie pracownikom zdalnym dostępu do intranetu (lub jego wybranych elementów). Przekazywanie informacji może się wówczas odbywać po zalogowaniu do wewnętrznego systemu pracodawcy.

Dane dotyczące godzin rozpoczynania i kończenia pracy, wniosków składanych przez pracowników czy zgód pracodawcy na pracę w nadgodzinach pracodawca powinien archiwizować, z możliwością ich udostępnienia w razie ewentualnej kontroli np. Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeśli ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest znacznie utrudnione lub niemożliwe ze względu np. na specyfikę ich obowiązków, częste podróże służbowe, brak konieczności codziennego logowania się do komputera, warto rozważyć objęcie ich elastycznym systemem czasu pracy (np. czasem zadaniowym, który nie wymaga prowadzenia ewidencji czasu pracy).

Autorka jest prawnikiem w kancelarii MDDP Olkiewicz i Wspólnicy

Minimum ustaleń

- kto może świadczyć pracę zdalną, a kto nie może ze względu na specyfikę obowiązków lub inne uzasadnione przyczyny

- limity pracy zdalnej, jeśli je przewidujemy lub chcemy wprowadzić, gdy sytuacja związana z pandemią ulegnie poprawie (np. praca w trybie home office maksymalnie przez tydzień w miesiącu)

- tryb obejmowania pracowników pracą zdalną (np. polecenie pracodawcy, dopuszczenie wniosku pracownika itp.)

- szczególne prawa i obowiązki stron, m.in. sposób potwierdzania obecności przez pracownika, sposób informowania o wynikach pracy, przekazywanie wniosków i ważnych informacji np. o nieobecnościach itp.

- reguły dotyczące ochrony informacji poufnych i danych osobowych podczas pracy w domu, w tym zakaz korzystania z komputera służbowego pracownika przez osoby trzecie, np. domowników

- zasady powierzania narzędzi i środków do wykonywania pracy w domu oraz zasady bezpiecznego korzystania z powierzonych sprzętów

- instrukcja bezpiecznych i higienicznych zasad pracy z domu

- zasady kontroli pracownika w miejscu pracy (jeśli przewidujemy taką możliwość); warto przewidzieć możliwość kontroli zdalnej

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA