Ulgi są wyjątkiem
Należy podkreślić przede wszystkim konsekwencje podatkowe i w zakresie ubezpieczeń społecznych w razie oddelegowania. W praktyce to ono przysparza bowiem najwięcej problemów z rozliczeniem.
W przeciwieństwie do podróży służbowej, co do zasady pracownikowi oddelegowanemu nie przysługują żadne zwolnione od podatku i składek ubezpieczeniowych należności i diety. Jeśli pracodawca przyzna tego rodzaju świadczenia, kwoty wypłacane jako „diety" oraz zwrócone pracownikowi z tytułu poniesionych przez niego kosztów transportu, zakwaterowania itp., podlegają, co do zasady, opodatkowaniu oraz stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Organy podatkowe nie uznają takich wypłat za diety ani za zwrot kosztów transportu czy zakwaterowania, lecz za zapewnienie dodatkowego świadczenia stanowiącego przysporzenie dla pracownika.
Ze zwolnień, które przewidział ustawodawca i które można zastosować w przypadku pracownika oddelegowanego (nie przebywającego w podróży służbowej), warto także wskazać na specyficzne traktowanie zakwaterowania. Koszty zapewnianego pracownikowi zakwaterowania poza jego miejscem zamieszkania, są zwolnione z opodatkowania do kwoty nieprzekraczającej 500 zł miesięcznie (art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy pdof). Brak jest jednak analogicznego zwolnienia w przepisach dotyczących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zatem pełna wartość zakwaterowania co do zasady podlega składkom na te ubezpieczenia.
Podsumowując powyższe rozważania, należy podkreślić, że wysyłając pracowników za granicę pracodawcy powinni zbadać okoliczności i zasady, na jakich będzie świadczona praca. Pozwoli im to uniknąć sporu z organem podatkowym czy rentowym i nie narazić się na ryzyko ewentualnego przekwalifikowania podróży służbowej w oddelegowanie lub zakwestionowania przyjętego sposobu rozliczania wynagrodzenia i świadczeń.
Powyższe rozważania oparte są na założeniu, iż niezależnie od charakteru wyjazdu, wynagrodzenie uzyskane przez pracownika wysłanego do pracy za granicę podlega w Polsce opodatkowaniu, oraz że w trakcie wyjazdu jest on objęty obowiązkowo polskim systemem ubezpieczenia społecznego. W zależności od długości wyjazdu, kraju wyjazdu oraz brzmienia postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, umów o zabezpieczeniu społecznym zawartym przez Polskę z poszczególnymi krajami oraz innych regulacji międzynarodowych dotyczących pracowników wykonujących pracę za granicą, których Polska jest stroną (np. Rozporządzenie UE 883/2004) nie zawsze jednak tak będzie.
Komentarz eksperta
Przemysław Stobiński, Partner Associate, radca prawny, Deloitte Legal
