Z perspektywy formalnej, podróże służbowe opierają się na wydawanych przez pracodawcę jednostronnie poleceniach wyjazdu służbowego. Pracownik co do zasady nie może odmówić jego wykonania. Oddelegowanie zaś wymaga zgody podwładnego i zwykle opiera się na dwustronnym porozumieniu stron co do długości wyjazdu, miejsca, świadczeń itd. przybierającym postać aneksu do umowy o pracę (w praktyce często określanym jako „list oddelegowania").

Przykład

Pracownik agencji reklamowej zatrudniony w Polsce na umowę o pracę został wysłany na 6 miesięcy do pracy w Holandii w celu stworzenia kampanii marketingowej dla holenderskiego oddziału spółki (zastępując pracownika podmiotu zagranicznego przebywającego na zwolnieniu lekarskim). W trakcie pracy za granica wysłany pracownik współpracuje z osobami zatrudnionymi bezpośrednio przez spółkę przyjmującą, które instruują go co do sposobu i zakresu wykonywanej pracy. Co 2 tygodnie pracownik wraca na weekend do Warszawy, gdzie została jego rodzina. Poza standardowym wynagrodzeniem wynikającym z umowy o pracę, pracownik otrzymuje dodatkowe świadczenia pokryte przez spółkę holenderską, takie jak zakwaterowanie w Holandii i koszty przelotów. Przed wyjazdem pracownik podpisał aneks do umowy o pracę, zmieniający czasowo miejsce wykonywania pracy i wskazujący dodatkowe świadczenia, które będzie otrzymywał w trakcie pracy za granicą.

Z analizy charakteru wyjazdu wynika, że jest to oddelegowanie. Następuje bowiem czasowa zmiana stałego miejsca wykonywania pracy, beneficjentem pracy jest spółka zagraniczna, która ponosi też koszty świadczeń wypłacanych pracownikowi w związku z pracą wykonywaną w Holandii. Ponadto warunki wyjazdu zostały opisane w podpisanym przez pracownika aneksie do umowy o pracę.