RODO: oznaczenie monitorowanych pomieszczeń i urządzeń przez pracodawcę

25 maja 2018 r., wraz z RODO i nową ustawą o ochronie danych osobowych, w życie weszły również nowe przepisy dotyczące monitorowania pracowników. Określają one cele, sposób wprowadzenia nadzoru i związane z tym obowiązki pracodawcy. W praktyce stosowanie tych reguł budzi jednak wątpliwości.

Nowe zasady

Jeszcze do niedawna monitorowanie zatrudnionych nie było w Polsce przedmiotem odrębnej regulacji prawnej. Ta sytuacja zmieniła się wraz z wejściem w życie przepisów Rozporządzenia 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., czyli RODO. Jego art. 88 umożliwił państwom członkowskim wprowadzenie szczególnych przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu. Wszystko to ma na celu zapewnienie skuteczniejszej ochrony praw i wolności pracowników.

Polski ustawodawca skorzystał z tej możliwości. Przy okazji wdrażania unijnych regulacji określił wreszcie zasady, na jakich ma się opierać monitorowanie pracowników. Wraz z uchwaleniem nowej ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. (DzU poz. 1000 ze zm.), zmianie uległ również kodeks pracy. Wprowadzono nowy art. 222 i 223. Te przepisy stanowią wyraźną podstawę do stosowania monitoringu wizyjnego, kontroli służbowej poczty elektronicznej, a także korzystania z innych form nadzorowania podwładnych.

Kamery w firmie

Stosowanie kamer przemysłowych, a więc monitoring wizyjny, to środek najbardziej ingerujący w prywatność podwładnych. Nie dziwi więc, że to właśnie tej formie poświęcono największą część nowych regulacji. Przede wszystkim określono cele, jakim może służyć taki monitoring. Są to:

- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, lub

- zapewnienie ochrony mienia lub kontroli produkcji, lub

- zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę.

Oznacza to, że pracodawca nie powinien instalować kamer w zakładzie pracy z innych powodów, np. w celu kontrolowania należytego wykonywania obowiązków przez pracowników.

Ograniczeniom podlegają także miejsca, które mogą zostać objęte monitoringiem (względny zakaz instalowania kamer m.in. w palarniach, stołówkach, szatniach czy łazienkach) oraz czas przechowywania nagrań (zasadniczo trzy miesiące od momentu ich powstania).

Skrzynka służbowa pod nadzorem

Nowe przepisy, oprócz stosowania monitoringu wizyjnego, dopuszczają również korzystanie z innych form nadzoru, w tym z monitoringu poczty elektronicznej. W odróżnieniu od prowadzenia rejestracji obrazu, kontrola służbowej skrzynki może służyć zapewnieniu sprawnej organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwemu korzystaniu przez pracowników z udostępnionych im narzędzi pracy.

Jest to bardzo użyteczna forma kontroli, w szczególności gdy pracodawca chce skutecznie nadzorować wydajność i efektywność pracy, ograniczając jednocześnie korzystanie z pracowniczego sprzętu do celów prywatnych.

Inne środki kontroli

Poza stosowaniem kamer i kontrolą skrzynki mailowej, przepisy w bardzo ogólny sposób przewidują możliwość stosowania „innych form monitoringu". Katalog takich środków nadzoru jest teoretycznie nieograniczony. Może to więc być kontrola korzystania ze służbowego telefonu (np. rejestrowanie czasu wykonywanych połączeń), laptopa (oprogramowanie monitorujące odwiedzane strony internetowe) lub samochodu (np. geolokalizacja).

Zasady wprowadzania w firmie takich innych form nadzoru, w tym również kontroli skrzynki mailowej, są analogiczne jak w przypadku stosowania monitoringu wizyjnego. Przepisy określające obowiązki pracodawcy w tym zakresie należy stosować odpowiednio.

Większych trudności nie powinno nastręczać np. określenie celów, sposobu i zakresu takiego monitoringu czy stosowne poinformowanie załogi. Za to odpowiednie oznakowanie „monitorowanego terenu i pomieszczeń" może być w praktyce bardzo kłopotliwe. Przepisy nie pozostawiają jednak wątpliwości. Ten obowiązek powinien być odpowiednio spełniony w odniesieniu do wszelkich form monitoringu, nie tylko do nadzoru kamer. Pytanie tylko, jak to zrobić w praktyce.

Odpowiednie stosowanie

W tym miejscu należy zastanowić się, na czym w ogóle polega odpowiednie stosowanie przepisów. Być może da nam to odpowiedź na pytanie, jak należy „odpowiednio" oznaczyć monitorowany telefon lub komputer.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem „odpowiednie stosowanie" oznacza, że przepisy, do których jesteśmy odsyłani, mogą mieć zastosowanie:

- bez żadnych ograniczeń (tzn. mają być stosowane wprost),

- z odpowiednimi modyfikacjami usprawiedliwionymi podobieństwami lub odmiennościami danych okoliczności, albo

- ze względu na występujące różnice mogą nie być stosowane w ogóle.

Za dopuszczalnością ostatniej z powyższych interpretacji opowiedział się m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 lutego 2008 r. (I CSK 357/07) oraz w uchwale z 23 sierpnia 2006 r. (III CZP 56/06). Brak zastosowania danego przepisu może wynikać albo bezpośrednio z treści wchodzących w grę regulacji prawnych, albo z tego, że zastosowania danej normy nie da się pogodzić ze specyfiką i odmiennością analizowanych okoliczności.

Określenie obowiązków pracodawcy związanych z wprowadzeniem różnych form monitoringu wymaga zatem przenalizowania konkretnej sytuacji, tj. rodzaju i formy środków kontroli oraz możliwości przełożenia ogólnych zasad na ich wdrożenie i stosowanie.

Jaskrawe oznaczenie...

Spróbujmy przenieść powyższe rozważania na grunt stosowania różnych form monitoringu w zakładzie pracy. Wiemy, że przepisy nakładające obowiązek oznaczenia monitorowanego terenu należy odpowiednio zastosować np. do kontrolowanego komputera czy telefonu.

W naszej opinii, jeśli jest to w praktyce możliwe, pracodawca powinien stosownie oznaczyć monitorowany sprzęt, narzędzie pracy lub zasób. Może to być np. umieszczenie odpowiednich komunikatów czy ostrzeżeń przy logowaniu do służbowego komputera albo skrzynki pocztowej.

Niekiedy jednak wprowadzenie takiego rozwiązania nie jest możliwe ze względu na brak możliwości ingerencji w zainstalowane oprogramowanie. W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem wydaje się być oznaczenie graficzne, czyli tradycyjna naklejka.

Kłopotliwa sytuacja może dotyczyć m.in. służbowych telefonów komórkowych, które często mają dostęp do skrzynki mailowej. Ingerencja w system operacyjny takiego urządzenia co do zasady nie jest możliwa. Z kolei oklejanie aparatu telefonicznego „znakami graficznymi" mogłoby prowadzić do sytuacji wręcz kuriozalnych. Wyobraźmy sobie bowiem, że pracownik na spotkaniu biznesowym z potencjalnymi kontrahentami posługuje się smartfonem z jaskrawą naklejką „telefon monitorowany".

... niemożliwe lub niecelowe

W naszej opinii, w sytuacji gdy zastosowanie zasad dotyczących oznakowania monitorowanych zasobów w praktyce jest niemożliwe lub niecelowe, pracodawca powinien być zwolniony z tego obowiązku. W takich okolicznościach „odpowiednie stosowanie" przepisu byłoby sprowadzone do jego niestosowania. Pamiętajmy, że z konkretnego aparatu telefonicznego korzysta zazwyczaj jedna, indywidualnie określona osoba. Z tego względu, jak i z uwagi na jedynie odpowiednie stosowanie reguł dotyczących oznaczania monitorowanego terenu, wydaje się, że już samo poinformowanie danego pracownika o stosowaniu takiej formy kontroli powinno być wystarczające. Jego prawa, w tym prawo do prywatności, będą zabezpieczone. ?

—Marta Rogocz jest prawnikiem w Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci

Zdaniem autora

Krzysztof Gąsior, adwokat, partner w Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci Konsekwencje błędnego nadzoru

Pracodawcy powinni zachować bardzo dużą ostrożność przy wdrażaniu w firmie wszelkich form nadzoru podwładnych. Brak spełnienia któregokolwiek z obowiązków z tym związanych może bowiem oznaczać bezprawne stosowanie monitoringu. To z kolei może prowadzić nie tylko do niezgodnego z przepisami przetwarzania danych osobowych, ale też skutkować n ieuzasadnioną ingerencją i wkroczeniem w prywatność pracowników, co stanowi bezprawne naruszenie ich dóbr osobistych.

Etatowiec, którego dobra osobiste zostały naruszone, ma prawo domagać się m.in. zadośćuczynienia za doznaną krzywdę, żądać zaniechania bezprawnych działań, usunięcia ich skutków, a także np. przeproszenia go (art. 23 i 24 k.c.).

W skrajnych przypadkach nadużycia mogą doprowadzić również do rozwiązania umowy o pracę przez pracownika, i to bez wypowiedzenia – zgodnie z art. 55 k.p. Umyślne naruszanie przez przełożonego dóbr osobistych podwładnych może być bowiem uznane za usprawiedliwioną przyczynę rozwiązania umowy o pracę z winy pracodawcy. Wtedy pracodawca powinien liczyć się z obowiązkiem zapłaty byłemu podwładnemu odszkodowania, zasadniczo w wysokości wynagrodzenia należnego za okres wypowiedzenia.

Taka sytuacja nie pozostanie również bez negatywnego wpływu na wizerunek firmy na rynku pracy.