Kontrolę skrzynki mailowej pracownika lub inne sposoby elektronicznego monitoringu zatrudnionych pracodawcy często uzasadniają ochroną swoich interesów. Problem może się pojawić, gdy wyniki takiego sprawdzenia mają posłużyć za dowód w sądzie, a wśród służbowych listów są też prywatne wiadomości zatrudnionego.
Skrzynka służbowa, mail prywatny
Różne formy monitoringu elektronicznego to coraz powszechniejsze zjawisko w pracy. W polskim prawie brakuje jednak przepisów, które regulowałyby szczegółowo dopuszczalność takiej kontroli załogi. Na podstawie kodeksu pracy oraz regulacji z zakresu prywatności i danych osobowych jesteśmy jednak w stanie wskazać podstawowe warunki, które muszą być spełnione, aby monitoring był legalny. W praktyce nawet gdy takie warunki były zagwarantowane, pracodawcy musieli stawić czoło następującemu problemowi: co zrobić, gdy wśród korespondencji firmowej znajdowały się prywatne wiadomości? Pojawiały się wątpliwości, czy taki zasób można przeglądać, choćby po to, aby weryfikować, czy rzeczywiście zawiera prywatne treści. Dodatkowo w praktyce okazywało się, że sądy oddalały wnioski o dopuszczenie dowodu z korespondencji elektronicznej, jeżeli przy jej gromadzeniu mogło dojść do naruszenia prywatności zatrudnionych. Najczęściej działo się tak, gdy w zakładowych regulacjach brakowało jednoznacznego określenia, że służbowego sprzętu i narzędzi komunikacji wolno używać tylko do celów służbowych. Pracownicy podnosili wtedy, że nosząc się z zamiarem przeglądania np. skrzynki mailowej, szef musiał się liczyć z tym, że może tam znaleźć prywatne czy nawet intymne treści. W konsekwencji dowody te były uznawane za zgromadzone bezprawnie. Nietrudno wyobrazić sobie, jak takie podejście prowadzi do nadużyć.
Przykład
Pracownik jest informatykiem w firmie handlującej sprzętem medycznym. Ma dostęp do wielu informacji poufnych, w tym cenników i list klientów. Przesyła je mailem na prywatny adres swojej żony, która z kolei jest handlowcem w konkurencyjnej firmie. Dla niepoznaki, wiadomości mają nagłówki wskazujące na ich prywatny, intymny charakter. Zatrudniony czuje się bezkarny, bo wie, że chroni go tajemnica korespondencji i obowiązek poszanowania prywatności.
Wolność pod kontrolą
Pracodawcy nie są jednak bezradni. Od pewnego czasu uznaje się, że jeżeli jednoznacznie zastrzeżono, że wszelkie narzędzia komunikacji mogą być przez zatrudnionych wykorzystywane jedynie do celów służbowych, to firma ma prawo kontrolować korespondencję, nawet jeżeli zawierałaby ona treści prywatne.
Takie podejście potwierdził również Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu. W wyroku z 12 stycznia 2016 r. w sprawie Barbulescu (61496/08) Trybunał uznał, że pracodawca ma prawo przeglądać korespondencję zatrudnionego, nawet jeżeli zawiera ona komponenty prywatne. Warunkiem jest to, aby działania firmy były proporcjonalne w stosunku do celu, jaki chce osiągnąć oraz żeby obowiązywały jasne zasady, że firmowego sprzętu i komunikatorów można używać wyłącznie do celów służbowych. W takich okolicznościach uzasadnione będzie ograniczenie prawa do prywatności i tajemnicy korespondencji. Dlatego pracodawcy powinni zawczasu zadbać o to, żeby w zakładowych regulacjach (np. regulaminie pracy) znalazły się odpowiednie postanowienia. Kiedy szef nabierze podejrzeń, że z firmy wyciekają ważne dane, na zmianę zakładowych procedur i polityki może być już za późno. —Krzysztof Gąsior
