– W firmie nie ma żadnych przepisów regulujących dowody usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Podwładny zadzwonił do pracodawcy w tym samym dniu, w którym nie mógł pojawić się w firmie z powodu nieprzewidzianego zamknięcia przedszkola i konieczności opiekowania się dzieckiem. Czy takie telefoniczne oświadczenie pracownika z tym wytłumaczeniem stanowi dowód usprawiedliwiający jego absencję? – pyta czytelnik.
Tak. Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność etatowca w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami, które uniemożliwiają mu stawienie się w firmie i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania zadań służbowych wskazane przez podwładnego i uznane przez zatrudniającego za usprawiedliwiające absencję w zakładzie. Tak stanowi § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej rozporządzenie).
W świetle zaś § 3 pkt 3 tego rozporządzenia jednym z dowodów usprawiedliwiających absencję w firmie jest oświadczenie pracownika, gdy pojawią się okoliczności uzasadniające konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do ośmiu lat z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do którego/rej syn/córka uczęszczają.
Pracownik musi niezwłocznie zawiadomić szefa o absencji, informując go o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, ale nie później niż w drugim jej dniu.
Jeżeli przepisy prawa pracy funkcjonujące w zakładzie nie określają sposobu informowania przełożonego o powodzie nieobecności, podwładny zawiadamia go osobiście lub przez inną osobę (np. małżonka czy kuriera), telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (np. e-mailem albo faksem) bądź drogą pocztową. Przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego (§ 2 ust. 2 rozporządzenia, patrz wyciąg z regulaminu pracy oraz przykład pisma zawierającego usprawiedliwienie nieobecności pracownika w zakładzie).
