Aby zapewnić prawidłową organizację pracy, wypoczynek pracownika powinien być zaplanowany lub uzgodniony odpowiednio wcześniej z pracodawcą. Nie dotyczy to jednak urlopu na żądanie.
Urlop ten, w wymiarze 4 dni rocznie, jest specyficzną częścią urlopu wypoczynkowego – udziela się go na wniosek pracownika w terminie przez niego wskazanym. Aby z niego skorzystać, pracownik musi zwrócić się z wnioskiem do pracodawcy, a pracodawca udzielić urlopu – o ile nie stają temu na przeszkodzie szczególnie istotne przeszkody.
Problem w tym, że przepisy nie rozstrzygają kilku kwestii niezwykle istotnych w praktyce.
Wiadomo, że pracownik powinien wyrazić swoje żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Przyjmuje się, że wniosek w tej sprawie ma być zgłoszony możliwie szybko po tym, gdy powstanie potrzeba uzasadniająca skorzystanie z tej formy urlopu. Szef powinien mieć bowiem czas na podjęcie kroków zmierzających do zapewnienia zastępstwa. Najpóźniej ma to jednak nastąpić przed rozpoczęciem dniówki roboczej pracownika, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Ponieważ przepisy wskazują, że pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, na szczeblu zakładowym nie wolno wprowadzić zasady, że ma to nastąpić w dniu poprzedzającym.
Natomiast kwestią zupełnie nieuregulowaną jest forma tego żądania. Brak wskazania szczególnej formy oznacza, że pracownik może poinformować pracodawcę czy przełożonego o zamiarze skorzystania z urlopu w dowolny sposób. Za dopuszczalną należy zatem uznać formę ustną – zarówno w postaci bezpośredniej rozmowy, jak i przez telefon, wiadomość pisemną, elektroniczną – z wykorzystaniem tak poczty elektronicznej, jak i wiadomości sms.
