Podróż służbowa a podróż szkoleniowa - jak prawidłowo zakwalifikować

Art. 775 kodeksu pracy wskazuje na elementy konieczne, aby dany wyjazd móc zakwalifikować jako podróż służbową. W takiej podróży pracownik musi wykonywać zadanie służbowe na polecenie pracodawcy. Ponadto musi się to odbywać poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy takiego pracownika.

Czytaj także: Podróż służbowa może być delegowaniem

W żadnym akcie prawnym nie znajdziemy natomiast definicji podróży szkoleniowej. Choć ustawodawca nie wykluczył możliwości przyznania pracownikowi dodatkowych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji, w tym z wyjazdami w tym celu.

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinno się rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Podnoszącemu kwalifikacje firma może przyznać dodatkowe świadczenia (oprócz obligatoryjnego urlopu lub zwolnienia z pracy). Mogą one obejmować opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki oraz zakwaterowanie. Ponadto ustawodawca wskazał, że strony powinny zawrzeć umowę, która określi ich prawa i obowiązki.

Kluczowa ocena

Tym samym należy każdorazowo indywidualnie oceniać, czy dany wyjazd jest podróżą służbową w ścisłym znaczeniu, czy też podróżą szkoleniową. Trzeba wziąć pod uwagę w szczególności:

- kto jest inicjatorem takiego wyjazdu,

- czy strony łączy umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

- czy celem jest wykonanie zadania służbowego.

Przykład

Pracodawca polecił pracownikowi X wykonującemu stale obowiązki służbowe w Warszawie, aby udał się do Szczecina w celu wzięcia udziału w negocjacjach biznesowych. Ich elementem jest szkolenie przez partnera biznesowego dotyczące nowego produktu, który będzie następnie oferowany przez pracodawcę.

Tego rodzaju wyjazd jest bez wątpienia podróżą służbową i pracodawca musi pokryć jego koszty w całości.

Przykład

Pracodawca wyraził zgodę na udział pracownika w coweekendowych zlotach w ramach studiów podyplomowych poza miejscowością pracy. Oznacza to, że pracownik co tydzień jeździ z Ostrowa Wielkopolskiego do Poznania.

Tego rodzaju wyjazd – choć za zgodą pracodawcy – nie jest podróżą służbową, lecz szkoleniową. Pracodawca może zwrócić koszty takiej podróży w całości lub w części, jeśli strony się tak umówią. Nie ma jednak takiego obowiązku.

Różnice w rozliczeniach

W przypadku podróży służbowej pracodawca stosuje przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167) lub regulacje wewnętrzne. Jedynie w zakresie wysokości diety jest ograniczony tym, że w żadnym przypadku nie może wypłacać jej w wysokości niższej niż dieta krajowa z rozporządzenia (art. 775 § 4 k.p.). Zatem pracodawca ma pewną swobodę w ustalaniu świadczeń związanych z podróżą służbową.

Z kolei w przypadku wyjazdu szkoleniowego pracodawca może stosować analogiczne zasady do tych dotyczących podróży służbowej albo ustalić je odrębnie.

Inną różnicą jest możliwość zastosowania zwolnień podatkowych. Jakkolwiek wszystkie wypłacone świadczenia korzystają z takich ulg, to w przeciwieństwie do świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zwolnienia świadczeń z tytułu podróży służbowej są limitowane.