Pracodawca zagraniczny powinien zgłosić do PIP każdą zmianę treści oświadczenia w zakresie swoich danych identyfikacyjnych, osoby kontaktowej oraz miejsca przechowywania dokumentów w ciągu 7 dni od jej zaistnienia >patrz ramka.
Osoba kontaktowa
Zagraniczna firma delegująca pracownika do Polski w oświadczeniu do PIP musi wskazać osobę kontaktową. Podaje m.in. adres, pod którym przebywa, telefon kontaktowy oraz adres służbowej poczty elektronicznej. Osobie tej zagraniczny pracodawca udziela upoważnienia do pośredniczenia w kontaktach z PIP oraz przesyłania i otrzymywania dokumentów i zawiadomień. Dodatkowy wymóg polega na pozostawaniu tej osoby w Polsce przez cały okres delegowania. Nie ma przeszkód, aby osobą kontaktową był delegowany pracownik – niezależnie od jego narodowości. Najprawdopodobniej właśnie to rozwiązanie będzie najczęstsze.
Na żądanie PIP osoba kontaktowa powinna niezwłocznie przekazać informacje o danych osoby umocowanej przez zagranicznego pracodawcę do jego reprezentowania w razie kontroli PIP. Na uzasadniony wniosek PIP, w związku z prowadzoną kontrolą delegowania pracowników, osoba ta powinna być dostępna w Polsce.
Delegujący pracodawca, który nie wskaże osoby kontaktowej, musi liczyć się z grzywną od 1 tys. do 30 tys. zł.
Dokumentacja na miejscu
Kolejny nowy obowiązek zagranicznego pracodawcy dotyczy przechowywania w Polsce dokumentów wymienionych w ustawie. W szczególności chodzi o kopię umowy o pracę oraz dokumentację czasu pracy delegowanego (godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczba godzin przepracowanych w danym dniu) lub jej kopii. Najprawdopodobniej u zatrudnionych w tzw. zadaniowym systemie czasu pracy wystarczy ewidencjonowanie jedynie dni, w których praca była świadczona.
Dokumenty trzeba trzymać w Polsce w postaci papierowej lub elektronicznej (np. skany). W trakcie wykonywania pracy przez delegowanych PIP może zwrócić się do zagranicznego pracodawcy o udostępnienie tej dokumentacji z tłumaczeniem na język polski w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania wniosku. Niewykluczone też, że PIP zobowiąże zagraniczny podmiot, aby dostarczył dokumentację (oraz jej tłumaczenie na polski) w ciągu dwóch lat po zakończeniu delegowania. Żądanie PIP należy zrealizować w ciągu 15 dni roboczych od jego otrzymania.
Za naruszenie obowiązku przechowania dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej w czasie delegowania grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł. Taka sama kara grozi pracodawcy zagranicznemu, gdy nie udostępni dokumentów zgodnie z wnioskiem PIP.
Przechowywanie dokumentacji może okazać się wyjątkowo uciążliwe dla mniejszych przedsiębiorców – prawdopodobnie zwiększone koszty delegacji ograniczą ich działalność biznesową w naszym kraju.
Uwaga! Przy delegowaniu pracownika do Polski, trwającego w dniu wejścia w życie ustawy, tj. 18 czerwca 2016 r., pracodawca zagraniczny musiał złożyć oświadczenia oraz dopełnić wymogu przechowania dokumentacji pracowniczej do 18 września 2016 r.
Nowe kompetencje PIP
W wyniku wdrożenia przepisów unijnych PIP otrzymała uprawnienia do kontroli delegowania przez zagranicznych pracodawców. W szczególności może ona dotyczyć ustalenia tego, czy faktycznie prowadzi on znaczną działalność na terytorium innego państwa bądź czy delegowanie pracownika do Polski ma charakter tymczasowy. Obejmie to też weryfikację przestrzegania minimalnych warunków pracy i płacy w naszym kraju.
Ponadto PIP jest odpowiedzialna za udzielanie wszelkim zainteresowanym informacji o przepisach dotyczących delegowania pracowników do Polski (np. przez prowadzenie strony internetowej), a także za współpracę z właściwymi organami państw członkowskich przy ustalaniu okoliczności delegowania pracowników przez pracodawcę zagranicznego.
Odpowiedzialność solidarna
Nowa ustawa wprowadza także odpowiedzialność solidarną wykonawcy oraz podwykonawcy robót budowlanych oraz remontowych za zobowiązania z racji zaległego wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Oznacza to, że pracownicy zagranicznego podwykonawcy delegowani do Polski mogą domagać się zaległych wypłat zarówno od swojego pracodawcy, jak i od polskiego wykonawcy. Polski wykonawca nie będzie odpowiadał wobec delegowanego, jeśli udowodni, że zagranicznemu pracodawcy przekazał informację o minimalnych warunkach pracy i płacy w Polsce oraz jeżeli odbierze od zagranicznego pracodawcy potwierdzenie złożenia do PIP oświadczenia, umożliwiającego kontrolę warunków delegowania w Polsce.
Zdaniem autorki
Dominika Nowak, radca prawny DLA Piper Wiater sp.k.
Polscy pracodawcy delegujący pracowników do pracy w innym kraju członkowskim muszą spełnić analogiczne obowiązki, określone przepisami prawa danego państwa. Zanim więc skierują załogę za granicę, warto zbadać lokalne wymogi, aby zminimalizować ryzyko sankcji. Często są one bardziej dotkliwe niż te przewidziane u nas dla zagranicznych pracodawców.
Uwaga na kary
Pracodawca delegujący pracownika do Polski, który nie złoży oświadczenia zgodnie z ustawą, podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Zgodnie z kodeksem postępowania w sprawach o wykroczenia grzywna nałożona przez PIP nie może przekroczyć 2 tys. zł. Grzywna za kolejne wykroczenie (po dwukrotnym ukaraniu za wykroczenie przeciwko prawom pracownika) nie może przekroczyć 5 tys. zł.
Odpowiedzialności wykroczeniowej podlegają wyłącznie osoby fizyczne. Oznacza to, że grzywny nie nałoży się na pracodawcę zagranicznego będącego spółką, ale na członka jej zarządu.
