Po pierwsze niezbędność
Zatem pracodawca, który dopiero chce wprowadzić monitoring wizyjny, powinien rozważyć, czy jest to działanie zasadne. Jeśli bowiem dotąd poziom bezpieczeństwa pracy nie budził zastrzeżeń, a proces produkcji działał prawidłowo – co było potwierdzane funkcjonującą kontrolą wewnętrzną, to zawieszenie w firmie kamer należy uznać za zbędne i bezzasadne. Oczywiście, gdy w tym zakresie nie nastąpiły zmiany.
Wydaje się, że inspektor pracy powinien mieć prawo ocenić, czy zaistniał wymóg „niezbędności" korzystania z kamer. Jest to bowiem warunek legalnego stosowania monitoringu wizyjnego. Pracodawca nie powinien go wprowadzać, jeżeli bezpieczeństwo pracy, prawidłowość produkcji czy ochronę mienia może osiągnąć na właściwym poziomie bez stosowania tej formy kontroli.
Uregulowane zasady
Jeżeli pracodawca uzna stosowanie kamer za konieczne, powinien ustalić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeśli nie jest objęty układem i nie musi tworzyć regulaminu – w obwieszczeniu. Gdy tego nie zrobi, pracownik może poskarżyć się do PIP w zakresie niezachowania legalności wprowadzanego monitoringu, ponieważ nie zostanie spełniony wymóg formalny.
Co prawda przepisy k.p. bardzo ogólnie wskazują na sposób unormowania monitoringu zakładowego. Aby jednak uniknąć zarzutu nieprzestrzegania art. 222 § 6 k.p., pracodawca powinien możliwie szczegółowo i precyzyjnie określić kolejno:
- cele wprowadzenia monitoringu (z jednoczesnym wykazaniem jego niezbędności),
- zakres monitoringu – wskazując miejsca monitorowane oraz sposób zastosowania monitoringu.
Zbyt duży zasięg
Skarga pracownicza może również dotyczyć zasięgu stosowanego monitoringu wizyjnego. Zgodnie z art. 222 § 2 k.p., monitoring nie powinien obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej – chyba że jest to niezbędne dla osiągnięcia celów uzasadniających stosowanie monitoringu wynikających z przepisów k.p. Wprowadzenie monitoringu w tych pomieszczeniach nie może jednak naruszać godności ani innych dóbr osobistych pracowników, jak również zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Aby ochrona dóbr osobistych nie była fikcją, niezbędne jest stosowanie technik uniemożliwiających identyfikację (rozpoznanie) osób przebywających w pomieszczeniach będących pod „specjalną ochroną".
Pracodawca powinien zatem ograniczyć zasięg kamer do niezbędnego minimum. Możliwość jego rozszerzenia – wyłącznie w zakresie przewidzianym w k.p. – wymaga wykazania, że dla osiągnięcia celów, związanych m.in. z bezpieczeństwem pracowników, niezbędne jest stosowanie monitoringu w miejscach, w których w normalnych warunkach nie powinno być kamer.
Jeśli skarga pracownika będzie odnosiła się do ewentualnych przekroczeń zasięgu stosowanego monitoringu, wówczas inspektor pracy oceni, czy wprowadzenie monitoringu w miejscach objętych „specjalną ochroną" jest rzeczywiście niezbędne, aby osiągnąć cele zakładane przez pracodawcę dopuszczalne przez przepisy.
Firmowa dezinformacja
Kolejny zarzut, jaki może być przedmiotem skargi w kwestii monitoringu, to naruszenie obowiązku informacyjnego względem pracowników oraz właściwego oznaczenia monitorowanych miejsc. Zgodnie z art. 222 § 7 k.p., pracodawca ma obowiązek poinformować zatrudnionych o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w zakładzie, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Powinien ponadto przekazywać każdej nowo zatrudnianej osobie pisemną informację o celu, zakresie monitoringu i sposobie jego zastosowania jeszcze przed dopuszczeniem jej do pracy.
Niezależnie od tych obowiązków, pracodawca musi oznaczyć monitorowane pomieszczenia i teren, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Powinien to zrobić nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Skarga pracownika w tym zakresie może dotyczyć niewypełnienia zupełnie obowiązków informacyjnych, w tym dotyczących oznaczenia miejsc monitorowanych, oraz naruszenia terminów. Z punktu widzenia pracodawcy praktycznym rozwiązaniem jest więc oznaczenie miejsc, które będą monitorowane, równocześnie z informowaniem o tym załogi, bez oczekiwania na dzień poprzedzający uruchomienie monitoringu.
Zapisy do utylizacji
Pracodawcę obciążają też, wynikające z art. 22
2
§ 3 i 4 k.p., zasady związane z przechowywaniem i wykorzystywaniem zapisów monitoringu. Regułą jest, że nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których je zebrał. Może je przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W wyjątkowych przypadkach, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu, termin ich przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Po upływie terminów przechowywania zapisów monitoringu, które zawierają dane osobowe, pracodawca musi zniszczyć nagrania – chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Uchybienia w tym zakresie również mogą być przedmiotem skargi do PIP i tym samym podlegać ocenie inspektora pracy.
Inspektor wytknie błędy i zobowiąże do poprawy
Ani wystąpienie, ani polecenie inspektora pracy, dotyczące zakresu nieprawidłowości w stosowaniu monitoringu, które należy usunąć, nie jest środkiem władczym. Pracodawca nie powinien ich jednak ignorować.
Skargi pracowników dotyczące naruszeń przepisów prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy, inicjują postępowanie kontrolne. Przepisy ustawy o PIP nie przewidują specjalnego, szczególnego trybu przeprowadzania kontroli w przedmiocie ustalania nieprawidłowości dotyczących wprowadzania i stosowania monitoringu wizyjnego.
W przypadku kontroli nastawionej na zbadanie przestrzegania przepisów dotyczących monitoringu pracodawca ma obowiązek udostępnić inspektorowi regulacje zakładowe dotyczące tej materii, a także umożliwić mu wstęp do miejsc monitorowanych, w celu dokonania oceny ewentualnego przekroczenia dopuszczalnego zasięgu monitoringu.
Inspektor pracy, który otrzymał skargę do rozpatrzenia, powinien zweryfikować zawarte w niej zarzuty. W przeciwnym razie sam naraża się na skargę, jaką może na niego wnieść pracownik kwestionujący funkcjonowanie monitoringu zakładowego.
Opis w protokole
Jeżeli inspektor znajdzie nieprawidłowości w stosowaniu monitoringu, które naruszają przepisy prawa pracy, powinien je opisać w protokole. Jego kopię pozostawia kontrolowanemu pracodawcy.
Jeśli pracodawca nie podzieli ustaleń inspektora, ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu w terminie 7 dni od dnia jego przedstawienia. Powinien je jednak umotywować – w przeciwnym razie nie ma szans, aby inspektor pracy zmodyfikował lub uzupełnił kwestionowane zapisy.
Wystąpienie lub polecenie
Ujawnione nieprawidłowości dotyczące monitoringu, w tym pokrywające się z zarzutami pracownika, stanowią podstawę do wystosowania przez inspektora pracy środka prawnego do pracodawcy. Zobowiązuje nim kontrolowanego do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Środki prawne, które mogą stosować inspektorzy pracy, są skatalogowane w art. 11 ustawy o PIP. Ponieważ uchybienia dotyczące przepisów z zakresu monitoringu raczej nie będą się zaliczały do nieprawidłowości z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, należy uznać, że inspektorzy mogą stosować wystąpienia lub polecenia.
Ryzyko naruszenia dóbr
Nie są to środki o charakterze władczym, tak jak nakazy, które w praktyce są decyzjami administracyjnymi. Mimo to w interesie pracodawcy jest usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, zwłaszcza jeśli dotyczą one:
- przekroczenia dopuszczalnego zasięgu monitoringu,
- niestosowania tam, gdzie jest to wymagane, technik uniemożliwiających identyfikację osób rejestrowanych, czy
- stosowania monitoringu niezgodnie z przeznaczeniem.
Są to szczególnie doniosłe uchybienia, które mają znaczenie nie tylko w kontekście naruszenia bezpośrednich przepisów normujących monitoring wizyjny, ale i zasad odnoszących się do ochrony dóbr osobistych zatrudnionych.
Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy
