Dokumentacja pracownicza: Za błędy zapłaci pracodawca lub kadrowa

Zbieranie haków

W świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. O ile bowiem zakaz dołączania do akt osobowych dokumentów obejmujących sfery aktywności pozazawodowej jest oczywisty, to w tym przypadku ścierają się różne argumentacje – liberalna i bardziej restrykcyjna.

W wyroku z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01) SN stwierdził, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika. W uzasadnieniu Sąd Najwyższy powołał się na otwarty charakter akt osobowych i to, że dokumenty określone w rozporządzeniu wymienione są tylko przykładowo. Stąd powołanie się na tę interpretację legalizowałoby sporządzanie notatek. Jednak w wyroku z 23 listopada 2010 r. (I PK 105/10) Sąd Najwyższy w opozycji do tego liberalnego podejścia wyraził pogląd, że wydane na podstawie art. 2981 k.p. rozporządzenia z 28 maja 1996 r. określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Wśród nich nie ma „pism ostrzegawczych" czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków (por. § 6 rozporządzenia).

Zatem w opinii SN sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za niedopuszczalną praktykę. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od „pisma ostrzegawczego" pracownik nie może się bowiem odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. Wyrok ten SN wydał w sprawie, w której pracodawca po dłuższym czasie powołał się właśnie na takie dokumenty jako przyczynę wypowiedzenia. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu opowiedział się przeciwko tzw. zbieraniu haków na pracownika, które mogą być użyte w dowolnym czasie jako podstawa do jego zwolnienia.

Dlatego podchodząc racjonalnie i praktycznie, pracodawcy powinni wyważyć argumenty podnoszone w obu orzeczeniach. Przyjmując restrykcyjną interpretację Sądu Najwyższego, w każdym nawet najdrobniejszym przypadku uchybień pracowniczych pracodawca zmuszony byłby zastosować wobec etatowca karę porządkową. W przeciwnym razie nie miałby legalnej możliwości udokumentowania niewłaściwego zachowania pracownika. Dlatego bardziej przekonujące jest pierwsze stanowisko SN. Trafnie Sąd Najwyższy twierdzi bowiem, że jeśli notatki służbowe w sposób rzetelny dokumentują zachowanie pracownika i mają związek z jego zatrudnieniem, to nie można uznać, że ich dołączenie do akt osobowych narusza jego dobra osobiste albo jest nielegalne. Uznać trzeba, że pracodawca ma przecież prawo dokumentować to, że podwładny nie wywiązywał się z obowiązków. Prawo takie nie przeczy ustawie o ochronie danych osobowych. Zgodnie z nią za usprawiedliwione należy uznać przetwarzanie wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań pracodawcy pod warunkiem, że nie narusza to praw i wolności pracownika oraz nie dotyczy danych wrażliwych, bez spełnienia warunków przetwarzania takich danych. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia (por. wyrok SN z 10 października 2003 r., I PK 295/02).

Inna sytuacja byłaby natomiast, gdyby notatki miały charakter nieprawdziwy czy szkalujący pracownika.

Tajne dossier szefa

- Prezes spółki sporządza własne notatki o podwładnych, a dodatkowo zleca kierownikom sporządzanie okresowych raportów o nich. Wszystkie te dokumenty przechowuje we własnym biurku. Pracownicy nie mają do nich dostępu. Szef wprost powołuje się jednak na to dossier podczas proponowania poszczególnych osób do awansów czy zmiany zakresu czynności, a nawet wypowiadając umowy. Czy na drodze sądowej może on zostać zmuszony do umieszczenia notatek dotyczących pracowników w ich aktach osobowych?

Tak. Prowadzona przez niego praktyka jest błędna. W wyroku z 10 października 2003 r. (I PK 295/02) Sąd Najwyższy poczynił słuszną uwagę, że jeśli szef sporządza jakiekolwiek notatki o etatowcach, to muszą być one gromadzone właśnie w aktach osobowych, a nie gdzie indziej. Gdyby zdarzyło się inaczej, pracownik może domagać się włączenia wszystkich dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia do akt osobowych. Przede wszystkim gwarantuje mu to wiedzę o tym, jakie informacje zbiera o nim pracodawca poprzez wgląd do wszystkich dokumentów jego dotyczących. W świetle tego wyroku SN całkowicie więc niedopuszczalne jest gromadzenie dokumentów dotyczących pracowników poza aktami osobowymi i wykorzystywanie ich w jakikolwiek sposób w stosunkach pracy. Jeśli szef nie dołączy całej dokumentacji do akt poszczególnych etatowców albo jej nie zniszczy, sąd może go do tego zmusić.

Nawet 30 tys. zł kary

- Czy za błędy w dokumentacji szef może ponieść karę? Jaką?

Obowiązki dokumentacyjne uznaje się za tak istotne, że naruszanie przepisów skończyć się może grzywną (art. 281 pkt 6 i 7 k.p.). Pociechą może być to, że nie każde uchybienie obowiązkom przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej skutkuje odpowiedzialnością karną i nie zawsze odpowiada za nie sam pracodawca. Karę za popełnienie wykroczenia można też wymierzyć osobie, która w zakresie swoich obowiązków miała prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej oraz jej przechowywanie. Odpowiedzialnym za popełnienie wykroczeń może być zatem:

- pracodawca będący osobą fizyczną,

- członek organu zarządzającego jednostką organizacyjną lub osobą prawną,

- osoba, której powierzono wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa pracy,

- osoba, której pracodawca powierzył wykonywanie tych czynności, które dotyczą ściśle akt osobowych i dokumentacji pracowniczej np. pracownik kadr.

Karę można dostać w dwóch przypadkach. Po pierwsze gdy pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dominuje pogląd, że wykroczenie to ma miejsce wówczas, gdy akta osobowe lub inna dokumentacja pracownicza nie jest prowadzona w ogóle, a nie wtedy gdy pracodawca zaniecha włączenia do akt konkretnych dokumentów. Pracodawca lub osoba przez niego wyznaczona będą jednak obciążeni także wtedy, gdyby okazało się, że braki są na tyle poważne, że można uznać, iż akta osobowe mimo formalnego założenia w istocie nie są prowadzone.

Po drugie z karą trzeba się liczyć za złamanie obowiązku przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ma to zwiększać ochronę dokumentów przed ich porzuceniem przez pracodawcę oraz przetrzymywaniem ich w miejscu, w których nieograniczony dostęp do nich mają osoby nieuprawnione. A to może skończyć się nie tylko ich uszkodzeniem, ale i zaborem przez osoby niepowołane. Odpowiedzialność grozi także za przechowywanie akt osobowych w pomieszczeniach zamkniętych, ale nie zapewniających bezpiecznego zachowania ich w stanie nienaruszonym. Chodzi więc przede wszystkim o to, że są trzymane w miejscach, gdzie są narażone na zagrzybienie, zawilgocenie lub pożar. Szef uchybiający powinnościom związanym z przechowaniem dokumentacji powinien być świadomy tego, że do poniesienia odpowiedzialności nie jest konieczne to, aby akta osobowe zaginęły lub zostały zniszczone. Kara ta należy się za samo narażenie tych dokumentów na zniszczenie lub uszkodzenie.

Oba czyny stanowią wykroczenia, za które grozi grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł. W sprawach o te wykroczenia sąd orzeka na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który jest w nich oskarżycielem publicznym. W każdej sprawie o wykroczenie wniosek może wnieść także prokurator. W sprawach tych inspektor pracy ma ponadto prawo nałożyć mandat karny. Maksymalny może wynieść 2 tys. zł (z wyjątkiem powtórnego ukarania w ciągu dwóch lat, kiedy grzywna wzrasta do 5 tys. zł).

Odszkodowanie za zgubienie

- Przed podjęciem zatrudnienia pracownik przekazał firmie świadectwa ukończenia kursów. Szef nie zwrócił oryginałów dokumentów. Po rozwiązaniu umowy zawartej na czas określony nadal się z tym ociągał. Przez niemożność okazania dokumentów poświadczających kwalifikacje pracownik utracił szansę zatrudnienia się u innego pracodawcy. Czy firma może odpowiadać za szkodę poniesioną przez etatowca?