Zakres dokumentów trzymanych w aktach osobowych pracowników

Konsultowane w Ministerstwie Rozwoju przepisy mają wywrócić do góry nogami dotychczasowe regulacje dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Według zapowiedzi terminy przechowywania akt dla niektórych pracowników mają być znacznie skrócone. Reformy dotyczące akt są sygnalizowane od kilku lat, a według poprzednich planów ich głównym elementem miało być wprowadzenie elektronicznych akt osobowych. Jak dotąd żadna z licznych deklarowanych modyfikacji w tym zakresie nie nastąpiła. Dokumentację pracowniczą należy zatem prowadzić tak samo jak w ostatnich 20 latach. Mimo że przepisy te obowiązują tak długo, wciąż osoby odpowiedzialne w firmach za obsługę teczek załogi popełniają wiele błędów. W najgorszych przypadkach kończy się to nawet procesami sądowymi.

Pierwszego dnia nie tylko angaż

Obowiązek dokumentowania stosunku pracy pojawia się już na etapie rekrutacji. Od kandydata na pracownika firma ma prawa żądać tylko ściśle określonych danych i papierów. Trafią one później do akt osobowych, tyle że niektóre tylko w kopiach, ponieważ oryginały dokumentów należy oddać aplikującemu o etat.

Od 1 września 2016 r. pracodawca musi przedstawić etatowcowi pisemną umowę o pracę albo pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z jej zawarciem w formie innej niż pisemna, zanim dopuści go do pracy. Ta umowa jest nie tylko pierwszym, ale i zarazem najważniejszym dokumentem poświadczającym zatrudnienie. Sporządza się ją w co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych wraz z papierami, które złożono przy naborze do pracy. Najczęściej chodzi o kwestionariusz osobowy i kopie innych dokumentów dostarczonych przez aplikującego do zatrudnienia.

Przed dopuszczeniem do pracy szef musi ponadto udokumentować na piśmie, że zrealizował wobec etatowca obowiązki informacyjne. Chodzi o:

- przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia,

- zaznajomienie z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,

- poinformowanie o obwieszczeniu ustalającym systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe, jeżeli nie zostały wskazane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy,

- potwierdzenia zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, a jeżeli firma nie musi go ustalać – udokumentowanie przekazania informacji o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Bez migania się

Każda firma, bez względu na formę, w jakiej działa, ma obowiązek założyć i prowadzić akta osobowe dla wszystkich bez wyjątku etatowców. Dotyczy to zarówno zatrudnionych na podstawie umów o pracę, jak i mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczych umów o pracę.

Także długość trwania umowy o pracę nie ma znaczenia przy wypełnianiu tej powinności. W związku z tym podpisanie z pracownikiem umowy terminowej np. na kilka dni czy sprawdzającej umiejętności kandydata tygodniowej umowy na okres próbny nie pozwala szefowi uniknąć mało praktycznej papierkologii. Dlatego u niektórych mniejszych pracodawców pojawia się wtedy pokusa sporządzenia wspólnych akt osobowych dla kilku pracowników albo wręcz prowadzenia ich w formie uproszczonej przez składowanie wszystkich zgromadzonych dokumentów bez formalnego tworzenia akt. Należy się temu przeciwstawić, gdyż jest to działanie niezgodne z prawem.

Przykład

Sklep ma ogromną rotację pracowników. Większość okazuje się nieprzydatna do pracy i odchodzi po tygodniu. Kierownik sklepu przestał zakładać akta osobowe dla zatrudnianych na tygodniowe okresy próbne. Tworzy je dopiero po podpisaniu kolejnej dłuższej umowy. Dokumenty etatowców angażowanych na okres próbny gromadzi natomiast we wspólnym segregatorze w oddzielnych koszulkach foliowych. To nieprawidłowe postępowanie, gdyż niezależnie od okresu zatrudnienia i rodzaju umowy akta osobowe trzeba założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego etatowca.

Mimo licznych obietnic składanych przedsiębiorcom przez kolejnych ministrów obecne przepisy wciąż nie przewidują opcji prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. I choć w niejednej firmie cały obieg dokumentacji następuje z pominięciem papierowej formy, nadal nie ma możliwości, aby akta osobowe przybrały postać zapisów komputerowych. Nadzieje na to, że pracodawcy w przewidywalnym czasie uwolnią się od papierowych akt są płonne, bo podstawowe dokumenty takie jak umowa o pracę czy jej wypowiedzenie muszą mieć formę pisemną i w tym zakresie nikt nie przewiduje zmian.

Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie, aby obok akt papierowych pracodawca dla własnej wygody prowadził je dodatkowo elektronicznie. W takim zasobie znajdują się np. zeskanowane dokumenty z wersji papierowych.

Wiele, ale nie wszystko

Akta osobowe w każdej firmie powinny wyglądać podobnie, gdyż wymogi, jakim muszą odpowiadać, konkretyzuje, na podstawie ustawowego upoważnienia zawartego w art. 2981 kodeksu pracy, rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie).

Składają się one zawsze z trzech części. Część A obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a C - dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Papiery znajdujące się w kolejnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z części ma zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Część akt A akta osobowych jest najmniej obszerna. W niej umieszcza się wyłącznie dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie, a ich liczba jest limitowana. Dlatego zakres gromadzonej w tej partii akt dokumentacji zwykle nie budzi wątpliwości. Jedynie gdyby w czasie rekrutacji pracodawca zażądał od aplikującego dokumentów, co do których nie miał prawa, lub oryginałów dozwolonych papierów, należy je nawet bez żądania kandydata zwrócić, pozostawiając w tym drugim przypadku kopie w aktach.

W najbardziej rozbudowanej części B akt osobowych zamieszcza się to, co dotyczy nawiązania stosunku pracy oraz zasobów zgromadzonych w trakcie zatrudnienia. Poszczególne dokumenty, które zamieszcza się w części B akt osobowych, wymienia rozporządzenie. Pamiętać należy, że zawarte tam wyliczenie ma jednak wyłącznie charakter przykładowy, a co za tym idzie pracodawca ma prawo dołączyć do tej części akt też wszelkie inne pisma, które jego zdaniem potwierdzają przebieg zatrudnienia etatowca.

Podstawowym dokumentem, który powinien znaleźć się w tej części każdych akt osobowych, jest umowa o pracę oraz wszelkie inne dokumenty, w wyniku których doszło do zmiany warunków zatrudnienia (wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające). Wszystkie muszą być sporządzone w języku polskim, nawet jeśli pracodawcą jest firma zagraniczna, a pracownik jest obywatelem Rzeczpospolitej Polskiej.

Do części B akt osobowych wkłada się wszystkie pisma zaświadczające wykonanie przez pracodawcę obowiązków informacyjnych wobec pracownika (o warunkach zatrudnienia, BHP, uprawnieniach pracowniczych). Jeżeli etatowcowi powierza się mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia, to również powinno znaleźć odzwierciedlenie w tym fragmencie akt.

Kolejna kategoria pism to dokumentacja stosowanych wobec pracownika kar porządkowych lub dyscyplinarnych (jeśli takie są przewidziane wobec określonej kategorii pracowników), jak i wszelkich wyróżnień, nagród oraz świadectw podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Ponadto w tej części należy umieścić dokumentację zdolności bądź niezdolności do pracy etatowca ze względu na stan zdrowia. Przede wszystkim chodzi tu o orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. Trzeba jednak pamiętać o tym, że orzeczenia lekarskie dotyczące badań przeprowadzonych po rozwiązaniu stosunku pracy włącza się do części C akt.

W części B umieszcza się także dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich. Związane z przebiegiem zatrudnienia są też umowy o korzystaniu ze służbowych pojazdów, telefonów komórkowych, programów zdrowotnych czy ubezpieczeń pracowniczych opłacanych przez pracodawcę. Obejmuje to także umowy szkoleniowe czy pouczenia, których pracodawca dokonuje wobec pracowników, np. o prawie do nabycia akcji pracowniczych.

Końcowa część C akt osobowych obejmuje już tylko dokumentację związaną z ustaniem stosunku pracy. W niej przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę lub rozwiązaniu mowy o prace bez zachowania okresu wypowiedzenia czy porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy oraz obligatoryjnie kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Przykład

Pracownik i pracodawca zawarli dwie umowy o zakazie konkurencji – jedną na czas trwania stosunku pracy, a drugą po jego rozwiązaniu. Pierwszą z umów należy umieścić w części B akt osobowych. Drugi dokument powinien trafić do części C, gdyż dotyczy zobowiązań po ustaniu zatrudnienia.

Uwaga! W razie zmiany pracodawcy, określonej w art. 231 k.p. albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca musi przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przejmującemu pracodawcy.

Jakie omyłki

Przy prowadzeniu akt osobowych najczęstszym błędem pracodawców są te techniczne. Polegają one na mieszaniu dokumentów, które powinny znaleźć się w różnych częściach, braku numeracji papierów znajdujących się w teczkach. Częstym uchybieniem jest także prowadzenie akt osobowych bez dzielenia ich na poszczególne części. Nieprawidłowości wynikają także z braku sporządzania wykazu dokumentów umieszczonych w poszczególnych częściach. Chaos pogłębia też brak uzupełniania tych wykazów po założeniu akt oraz naruszenie kolejności chronologicznego ułożenia dokumentów.

Za takie błędy techniczne większość szefów nie poniesie żadnych konsekwencji. Inne, poważniejsze skończyć się mogą nawet procesem.

Kontrowersje na tym tle wynikają z tego, co prowadzący akta osobowe rozumie pod pojęciem „rodzaju informacji o zatrudnionych, które pracodawca ma prawo zbierać, dokumentując ich zatrudnienie" (czyli tego, co można dołączyć do części B). Usterki w tym zakresie z reguły wynikają z nieświadomości. Zdarza się jednak, że firmy umyślnie próbują gromadzić w aktach dokumentację, która nie powinna się tam znaleźć. Do teczki pracownika dołączyć można bowiem tylko to, co wprost dotyczy jego zatrudnienia. Tymczasem niektórzy szefowie wkładają do niej każdy dokument dotyczący etatowca, który znalazł się w ich posiadaniu.

Zatrudniony, który dowie się o tym, że firma, nie mając do tego prawa, gromadzi takie dokumenty, może wytoczyć pracodawcy powództwo o usunięcie ich z akt osobowych. I ma duże szanse na wygraną. Taki zarzut rozpozna sąd pracy, chyba że wcześniej na wezwanie pracownika zatrudniający usunie niedozwolone papiery z teczek.