- Podczas wyjazdu służbowego samochodem służbowym pracownica użyła swojej karty płatniczej do opłat za paliwo. Może je udokumentować tylko paragonami i wydrukiem potwierdzenia płatności z banku. Zwróciła się o zwrot poniesionych kosztów. Czy powinniśmy go dokonać? Uważam, że niezbędna byłaby tu faktura. – pyta czytelniczka.
Z punktu widzenia prawa pracy i rozliczeń dokonywanych w związku z podróżą służbową złożone dokumenty w postaci paragonów i wydruku z karty płatniczej jest w pełni wystarczające, aby pracownica mogła się domagać zwrotu poniesionego wydatku. Zakładając jego bezpośredni związek z odbywaną podróżą służbową – a wszystko wskazuje, że taki związek istniał – pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty zakupu paliwa.
Czytaj także: Jak udokumentować podróż służbową pracownika
Otwarty katalog
Do składanego rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty – w szczególności rachunki, faktury lub bilety – potwierdzające poszczególne wydatki (w § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Istotne jest to, że w § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych został podany jedynie przykładowy katalog dokumentów składanych w celu rozliczenia wyjazdu służbowego. Rozliczeniu mogą służyć nie tylko rachunki, faktury czy bilety, ale również paragony fiskalne.