Jak potwierdzić wydatki w delegacji

Pracownik ma prawo żądać zwrotu kosztów wyjazdu służbowego wskazanych na paragonie czy wydruku z rachunku bankowego. Gdy nie może przedłożyć tych dokumentów, wystarczy jego pisemne oświadczenie.

Publikacja: 23.09.2018 06:30

Jak potwierdzić wydatki w delegacji

Foto: Fotolia.com

- Podczas wyjazdu służbowego samochodem służbowym pracownica użyła swojej karty płatniczej do opłat za paliwo. Może je udokumentować tylko paragonami i wydrukiem potwierdzenia płatności z banku. Zwróciła się o zwrot poniesionych kosztów. Czy powinniśmy go dokonać? Uważam, że niezbędna byłaby tu faktura. – pyta czytelniczka.

Z punktu widzenia prawa pracy i rozliczeń dokonywanych w związku z podróżą służbową złożone dokumenty w postaci paragonów i wydruku z karty płatniczej jest w pełni wystarczające, aby pracownica mogła się domagać zwrotu poniesionego wydatku. Zakładając jego bezpośredni związek z odbywaną podróżą służbową – a wszystko wskazuje, że taki związek istniał – pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty zakupu paliwa.

Czytaj także: Jak udokumentować podróż służbową pracownika

Otwarty katalog

Do składanego rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty – w szczególności rachunki, faktury lub bilety – potwierdzające poszczególne wydatki (w § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Istotne jest to, że w § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych został podany jedynie przykładowy katalog dokumentów składanych w celu rozliczenia wyjazdu służbowego. Rozliczeniu mogą służyć nie tylko rachunki, faktury czy bilety, ale również paragony fiskalne.

Katalog dokumentów, o którym mowa w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, nie jest katalogiem w rozumieniu przepisów podatkowych, gdzie nie każdy bilet stanowi dowód podatkowy. Podobnie jest z paragonami. Mówimy tutaj o rozliczeniu pracodawca – pracownik i obowiązku zwrotu zgodnego z poleceniem wyjazdu służbowego i udokumentowanego wydatku.

W interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r. (znak IPPB3/423-305/10-4/EB) dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być potwierdzone m.in. paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników – jeżeli otrzymanie faktury (rachunku) nie było możliwe (co powinno mieć jednak charakter incydentalny i być dokładnie uzasadnione). Dokumenty te – jeżeli nie zawierają nazwy podatnika (pracodawcy) – powinny być odpowiednio uzupełnione. Wraz z tymi dokumentami pracownik powinien złożyć rozliczenie delegacji, zwane zazwyczaj „rozliczeniem delegacji służbowej".

Pracownica wykazała wydatek paragonem oraz potwierdzeniem z banku. Wykazała zatem zarówno poniesienie wydatku, jak też jego rodzaj i wysokość.

Wystarczy oświadczenie

Warto zwrócić uwagę, że rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167) wskazuje wręcz, że jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Obejmuje to zarówno sytuacje, w których pracownik nie mógł wejść w posiadanie takiego dokumentu (np. awaria zasilania uniemożliwiająca wydruk faktury), jak też takie, gdy podwładny ten dokument utracił lub z innych powodów nie może przekazać go pracodawcy. Takie oświadczenie staje się w zakresie rozliczeń podróży służbowej „dokumentem zastępczym" i jednocześnie w wystarczający sposób dokumentującym wydatek.

U pracodawcy mogą obowiązywać wewnętrzne regulacje dotyczące procedur związanych z rozliczeniami delegacji. Może z nich wynikać np. zakres niezbędnych dokumentów koniecznych dla rozliczenia poszczególnych wydatków. Jednak także zapisy takich instrukcji nie mogą pozbawiać zwrotu wydatku niezbędnego dla odbycia podróży w razie udokumentowania go przez pracownika w inny sposób, w szczególności oświadczeniem.

- Podczas wyjazdu służbowego samochodem służbowym pracownica użyła swojej karty płatniczej do opłat za paliwo. Może je udokumentować tylko paragonami i wydrukiem potwierdzenia płatności z banku. Zwróciła się o zwrot poniesionych kosztów. Czy powinniśmy go dokonać? Uważam, że niezbędna byłaby tu faktura. – pyta czytelniczka.

Z punktu widzenia prawa pracy i rozliczeń dokonywanych w związku z podróżą służbową złożone dokumenty w postaci paragonów i wydruku z karty płatniczej jest w pełni wystarczające, aby pracownica mogła się domagać zwrotu poniesionego wydatku. Zakładając jego bezpośredni związek z odbywaną podróżą służbową – a wszystko wskazuje, że taki związek istniał – pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty zakupu paliwa.

2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów