fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Karta płatnicza ułatwi rozliczenie delegacji czy służbowej kolacji

www.sxc.hu
Wydając pracownikowi firmową kartę płatniczą, pracodawca może żądać oświadczenia o zgodzie na potrącenie z jego pensji wydatków dokonanych wbrew zakładowym zasadom lub umowie. Musi jednak określić konkretny limit tego ujęcia.

Różnorodność usług bankowych sprzyja regulowaniu należności kartami płatniczymi w każdej dziedzinie. Z danych Narodowego Banku Polskiego wynika, że w pierwszym kwartale 2016 r. było u nas około 35 mln kart płatniczych, a liczba dokonanych transakcji sięgała 890 milionów.

Zamiast gotówki

Przy wykonywaniu obowiązków służbowych nawet pracownicy małych firm prywatnych coraz częściej używają kart płatniczych. Chętnie korzystają z nich też jednostki sektora finansów publicznych, np. urzędy centralne, ministerstwa czy organy samorządu terytorialnego. Swoją gospodarkę finansową prowadzą na podstawie ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 885 ze zm.; dalej: ustawa). Zgodnie z nią gospodarka środkami publicznymi jest jawna, a wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny.

Te zasady przyświecają też regułom wynikającym z art. 175 tej ustawy wskazującym zagadnienia związane z obiegiem służbowych kart płatniczych, np. w ministerstwie.

Choć rozwiązanie to nie jest wolne od wad, wprowadzając taki sposób dokonywania płatności, pracodawca zaczyna od określenia jasnych zasad korzystania z firmowych kart płatniczych. Można je ustalić w regulaminie organizacyjnym firmy czy regulaminie pracy albo w innym rodzaju aktu dotyczącym wewnętrznej polityki firmy.

W aktach wewnętrznych należy podać m.in.:

- stanowiska czy funkcje, z którymi może wiązać się potrzeba dysponowania służbową kartą płatniczą,

- warunki, na jakich pracownik otrzymuje taką kartę,

- rodzaje wydatków, za które wolno płacić bezgotówkowo,

- sposób rozliczania tych wydatków.

Jakie postanowienia

Uregulować należy:

- kto może dostać kartę firmową. Wprost trzeba wskazać stanowiska pracy, na których taką kartę można otrzymać, ponieważ czynności na nich wykonywane wymagają takiego ułatwienia, np. pracownicy rezerwujący hotele, bilety dla firmy. Wydanie karty może też być każdorazowo poprzedzone decyzją szefa, np. pracownik wybiera się w podróż służbową i sam będzie opłacał hotel czy przejazd, a dodatkowo także kolację firmową.

- za co – za jakie usługi można zapłacić kartą służbową, np. paliwo, przeglądy samochodów, wydatki reprezentacyjne; w podróży służbowej – hotel, bilety, gastronomia, ale także rezerwacja biletów i hoteli, udział w konferencjach, zjazdach itd. Warto też określić, czy szef dopuszcza wypłatę pieniędzy w gotówce z konta firmy przy użyciu karty, a jeżeli tak, to wskazać warunki takich wypłat, np. wyjątkowe okoliczności uniemożliwiające dokonanie płatności wyłącznie kartą.

- zasady – regulamin ma stanowić, że karta służbowa nie służy płatnościom prywatnym, nie wolno jej przekazywać innym osobom, a korzystanie z karty w sposób sprzeczny z wewnętrznymi procedurami firmy wiąże się z konsekwencjami, czyli zwrotem źle wydanych pieniędzy (np. na prywatne zakupy w podróży służbowej), odebraniem karty, a nawet odpowiedzialnością służbową. Pracownik powinien kartę chronić i dbać o nią, a w razie jej utraty zawiadomić policję, bank, służby księgowe macierzystej firmy.

- limit – szef określa poziom np. miesięcznych wydatków, których etatowiec dokona przy użyciu karty.

- reguły – każda transakcja pracownika korzystającego z karty powinna być potwierdzona dokumentem rozliczeniowym – fakturą, rachunkiem, wydrukiem z internetu oraz opisana przez pracownika i przedstawiona księgowości firmy w najkrótszym czasie po dokonaniu płatności lub powrocie z delegacji.

Transakcja nierozliczona zgodnie z takimi zasadami oznacza konieczność zwrotu pieniędzy. Warto wskazać sposób dokonywania takiego zwrotu, np. termin. Co do zasady pracodawca zawsze może dokonać potrącenia należności z wynagrodzenia pracownika, ale podwładny musi być tego świadomy.

- warunki – dobrze jest, aby otrzymanie karty służbowej wynikało wprost z jakiegoś dokumentu, może to być podpisana przez szefa umowa z pracownikiem, oświadczenie etatowca o korzystaniu z karty. Podstawowe postanowienia takiej umowy czy oświadczenia powinny obejmować (patrz przykład umowy):

– okres, na jaki przyznaje się kartę,

– miesięczny limit wydatków,

– zakres wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty,

– tryb postępowania w razie naruszenia umowy lub regulaminu,

– zasady odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za powstałą z tego tytułu szkodę.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA

REDAKCJA POLECA

REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA