fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Co zrobić aby skrócić okres przechowywania akt pracowniczych osoby zatrudnionej przed 2019 r.

Fotorzepa, Marian Zubrzycki
Aby skrócić okres przechowywania akt pracowniczych osoby zatrudnionej przed 2019 r., pracodawca będzie musiał złożyć w ZUS dodatkowe raporty.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązywać będą nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przede wszystkim pracodawcy będą musieli trzymać ją znacznie krócej. Trzeba ją będzie przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat po jego odejściu. Termin ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie.

Pięć razy taniej

To znacząca zmiana. Do końca roku pracodawcy muszą bowiem trzymać akta pracownicze przez 50 lat. Tak długi termin generuje dla nich znaczne koszty. Często wynikają one wynajmowania dodatkowych powierzchni lub korzystania z zewnętrznych archiwów.

Okres przejściowy

Skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie można stosować wobec pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. zastosowanie będą miały dotychczasowe zasady, chyba że pracodawca spełni dodatkowe warunki, tj. przekaże do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:

- oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz

- raport informacyjny (ZUS RIA).

Nowe przepisy kodeksu pracy zobowiązują pracodawców do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niestosowanie się do tych zasad stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone będzie karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Przejście na elektronikę

Inną ważną zmianą, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r., będzie możliwość zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej – z papierowej na elektroniczną. Jeszcze do końca roku akta pracownicze trzeba prowadzić w postaci papierowej.

Zmiana będzie polegała na tym, by sporządzać cyfrowe odwzorowanie dokumentu i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy potwierdzającą zgodność jego odwzorowania.

W dalszym ciągu skan dokumentu – bez podpisu elektronicznego – nie będzie stanowił odpowiedniej formy prowadzenia dokumentacji. Pracodawcy, którzy w ten sposób digitalizują dokumenty, muszą i nadal będą musieli posiadać ich papierowe wersje.

Informacje na odejście

Konsekwencją powyższych zmian będą także nowe obowiązki pracodawców związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Wraz ze świadectwem pracy pracodawca będzie musiał przekazać podwładnemu dodatkowe informacje o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p.,

- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p.,

- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym powyżej. ?

Zdaniem autorki

Monika Politowska- Bar, adwokat w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto

Zważywszy na wejście w życie nowych przepisów, a także obowiązujących już od kilku miesięcy zasad wynikających z RODO, warto zawczasu zbadać wewnętrzne procedury dotyczące dokumentacji pracowniczej. Zmiany, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r., staną się wówczas szansą na usprawnienie procesów w organizacji, a nie zagrożeniem dla pracodawcy. ?

Weronika Papucewicz, adwokat w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto

Odpowiedzialność wynikająca z przepisów k.p. nie jest jedyną związaną z przechowywaniem akt osobowych. Dokonując outsourcingu usług kadrowo-księgowych pracodawcy decydują się również na przekazanie do podmiotów zewnętrznych przechowywania dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji powinni pamiętać o obowiązkach nałożonych na nich w związku z udostępnianiem danych osobowych pracowników podmiotom trzecim. Wiąże się to m.in. z obowiązkiem podpisania odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych wynikającym z RODO. ?

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA