Oddelegowanie i delegacja - różnice w świadczeniach z tytułu wyjazdu i składkach

Podróż służbowa i oddelegowanie dotyczą dwóch różnych sytuacji. Pierwsza uregulowana jest w art. 77

5

kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 tego przepisu pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. W tym przypadku podwładny tylko wyjątkowo i tymczasowo wykonuje powierzone mu zadania poza swoim stałym miejscem pracy.

Incydent, nie zwyczaj

Przy podróży służbowej nie następuje zmiana miejsca pracy, więc nie ma potrzeby dokonywania żadnych modyfikacji w zawartej umowie o pracę. Taki wyjazd wiąże się jedynie z wydaniem pracownikowi polecenia wyjazdu we wskazane przez pracodawcę miejsce w celu wykonania określonego zadania związanego z obowiązkami tej osoby.

Zgodnie z uchwałą składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) podróż służbowa ma charakter incydentalny. Jej formalną podstawę stanowi polecenie wyjazdu, które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Jak wskazał SN, zadanie nie może mieć generalnego charakteru, lecz musi być skonkretyzowane.

Oznacza to, iż przed podjęciem decyzji o wysłaniu podwładnego do pracy za granicę pracodawca powinien przeanalizować długość jego pobytu za granicą oraz charakter i  miejsce wykonywania pracy. Od wyników tej analizy zależy bowiem, czy konieczna będzie zmiana umowy o pracę, czy osobie tej będą przysługiwały dodatkowe świadczenia oraz jak będzie uregulowana kwestia jego ubezpieczenia społecznego.

Uprawnienia wysłanego

W trakcie podróży służbowej pracownik ma prawo do dodatkowych świadczeń. Przede wszystkim pracodawca pokrywa koszty ponoszone przez wysłanego w związku z podróżą służbową. Składają się na nie koszty transportu, noclegów oraz diet.

Warunki wypłaty należności za podróże służbowe powinny być uregulowane w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w umowie o pracę. Nie powinny one być gorsze od tych, które przewiduje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Zgodnie z nim pracownikowi z tytułu krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeżeli wewnętrzne przepisy firmy nie określają zasad przyznawania pracownikom dodatkowych świadczeń w związku z podróżą służbową, przysługują im należności określone w powołanym rozporządzeniu.

Za granicę za zgodą

Pracodawca nie ma obowiązku uzyskiwania odrębnej zgody pracownika na podróż służbową. Polecenie wyjazdu mieści się bowiem w granicach uprawnień pracodawcy do kierowania pracą zatrudnionego. Wyjątek dotyczy kobiet w ciąży oraz rodzica opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia. Obowiązek uzyskania zgody od tych pracowników przewiduje art. 178 kodeksu pracy.

Wyjazd pracownika w ramach zagranicznej podróży służbowej, z uwagi na jej incydentalny i krótkotrwały charakter, nie ma wpływu na jego ubezpieczenia społeczne. Pracownik nadal podlega im w państwie, w którym znajduje się jego stałe miejsce pracy.

Po zmianie miejsca pracy...

Oddelegowanie oznacza dłuższy wyjazd pracownika w celu czasowego wykonywania pracy poza stałym miejscem jej wykonywania. Wiąże się ono ze zmianą określonego w umowie miejsca wykonywania pracy, co oznacza, iż – w odróżnieniu od polecenia wyjazdu w ramach podróży służbowej – pracodawca musi uzyskać na to zgodę pracownika.

Miejsce pracy stanowi istotny element umowy o pracę. Jego zmiana, zarówno stała jak i czasowa, wymaga zgody pracownika. W praktyce dokonuje się jej zwykle w drodze porozumienia zmieniającego.

Podstawową cechą odróżniającą zatem podróż służbową od oddelegowania jest konieczność zmiany umowy o pracę w zakresie dotyczącym określenia miejsca wykonywania pracy. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 8 listopada 2012 r. (II UK 87/12) o podróży służbowej można mówić jedynie w przypadku narzuconego pracownikowi w drodze polecenia delegowania zobowiązującego go do odbycia takiej podróży. Zawarte przez strony umowy porozumienie co do wykonywania przez podwładnego określonej pracy w ramach delegowania przez pracodawcę prowadzi do okresowej zmiany ustalonego w tej umowie rodzaju pracy oraz miejsca jej wykonywania. SN podkreślił, że w takim przypadku podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonywaniem określonej pracy na podstawie zawartego z pracodawcą porozumienia nie jest podróżą służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Do takiej podróży nie będą więc miały zastosowania przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu takiej podróży.

... za porozumieniem

Oddelegowanie pracownika do pracy w innym miejscu, w szczególności do pracy za granicą, stanowi istotną zmianę dotychczasowych warunków pracy. W związku z tym konieczne jest podpisanie z pracownikiem porozumienia określającego zasady współpracy pomiędzy stronami w tym okresie. W ramach takiego porozumienia strony powinny określić m.in.:

- kwestie dotyczące praw i obowiązków pracownika i pracodawcy w okresie oddelegowania,

- czas oddelegowania,

- stanowisko pracy,

- miejsce pracy,

- warunki płacy w tym okresie, w tym walutę, w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie.

W ramach porozumienia strony mogą również określić kwestię ponoszenia przez pracodawcę kosztów zakwaterowania na terytorium innego państwa.

Oddelegowanie w UE

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy za granicą w ramach Unii Europejskiej zastosowanie ma dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (DzUrz UE L 1997.18.1). Dyrektywę stosuje się do przedsiębiorstw prowadzących działalność w państwie członkowskim UE, które w ramach świadczenia usług poza jego granicami delegują swoich pracowników na terytorium innego państwa członkowskiego. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek zapewnić podwładnemu w okresie oddelegowania minimalne warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju, do którego go skierował – czyli w szczególności warunki dotyczące czasu pracy i minimalne okresy odpoczynku, minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych, minimalnych stawek płacy wraz ze stawką za nadgodziny oraz warunków dotyczących bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy.

Kwestia ubezpieczeń

Delegowanie pracownika do pracy za granicę ma istotny wpływ na kwestię ubezpieczenia społecznego pracownika. Szczegółowe zasady ubezpieczenia społecznego pracowników wykonujących pracę za granicę na terytorium UE reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2014 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (DzUrz UE L 2004.166.1). Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia osoba, która wykonuje obowiązki jako pracownik najemny w państwie członkowskim na rzecz pracodawcy prowadzącego tam normalnie swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy na jego rzecz, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego. Warunkiem jest jednak, aby:

- czas takiej pracy nie przekraczał 24 miesięcy oraz

- osoba ta nie została wysłana, aby zastąpić inną delegowaną osobę.

Oznacza to, iż w okresie oddelegowania polskiego pracownika do pracy za granicą będzie on nadal podlegał polskiemu ubezpieczeniu społecznemu, jeżeli:

- czas oddelegowania nie będzie przekraczał 24 miesięcy,

- nie zostanie on wysyłany w celu zastąpienia innej osoby, która zakończyła już swój okres oddelegowania oraz

- praca będzie wykonywana na rzecz podmiotu, który oddelegowuje pracownika, przez cały okres oddelegowania.

W przypadku niespełnienia łącznie tych warunków pracodawca musi zgłosić oddelegowanego pracownika do ubezpieczeń społecznych w państwie, do którego go wysyła.

Podleganie ustawodawstwu danego państwa członkowskiego, w którym siedzibę ma pracodawca, wiąże się nie tylko z obowiązkiem opłacania składek, ale również z pobieraniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku macierzyńskiego czy opiekuńczego.

Celem państwo spoza Unii

Zasady wysyłania pracowników do państwa spoza Unii Europejskiej reguluje art. 291 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem umowa o pracę z osobą skierowaną do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający jeden miesiąc powinna określać czas wykonywania pracy za granicą oraz walutę, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie. Pracodawca ma też obowiązek poinformować pracownika na piśmie o świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju, obejmujących zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania, a także o warunkach jego powrotu do kraju.