fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Ewidencja czasu pracy: nadgodziny i dyżury jak na tacy

Adobe Stock
Ewidencja czasu pracy prowadzona na nowych zasadach powinna pozwolić zrekonstruować przebieg każdego dnia roboczego w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Tegoroczne zmiany dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej objęły m.in. ewidencjonowanie czasu pracy. W porównaniu do poprzedniej regulacji, rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) poszerzyło katalog gromadzonych przez pracodawców informacji i dokumentów związanych z czasem pracy. Jak zatem w praktyce powinna obecnie wyglądać ta część dokumentacji kadrowej?

Czytaj też:

Nowa kategoria

Podstawową nowością było już samo wprowadzenie kategorii tzw. dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Uprzednia karta ewidencji czasu pracy to teraz po prostu ewidencja. Obok niej w skład tej kategorii wchodzą jeszcze:

- określone wnioski pracownicze, np. dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania dziecka w wieku do 14 lat, czy ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy,

- dokumenty związane np. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy czy wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych,

- zgody, np. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem w wieku do 4 lat na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej czy delegowanie poza stałe miejsce pracy.

Ewidencja ta ma szczegółowo odzwierciedlać rozdysponowanie czasu przepracowanego w danym okresie. Zwykle jest to miesiąc, chociaż bywają ewidencje prowadzone na dłuższe okresy. Przepisy dają pracodawcy w tym aspekcie wolną rękę. Ustawodawca nadal nie zdecydował się także stworzyć wzoru ewidencji. To oznacza, że dopóki ewidencja zawiera wymagane informacje, ich uszeregowanie leży w swobodnej gestii pracodawcy.

Uproszczone zasady

Aktualne pozostały ustanowione w kodeksie pracy wyjątki dopuszczające uproszczenia w ewidencji czasu pracy w odniesieniu do niektórych grup pracowników, a mianowicie:

- pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

- pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

- pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe,

- pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej.

W stosunku do tych grup nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zwalnia to pracodawcę z rejestrowania zarówno konkretnych godzin pracy takich osób, jak i samej ich liczby. Jednak w pozostałym zakresie ewidencję należy prowadzić jednolicie dla wszystkich zatrudnionych.

Dłużej w archiwach

Organizując ewidencję czasu pracy warto mieć na względzie nie tylko czytelność danych, ale także obowiązek ich późniejszego przechowywania. Zmiana okresu trzymania dokumentacji pracowniczej objęła bowiem także dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Tym samym ewidencję czasu pracy oraz pozostałe wnioski, dokumenty i zgody należy przechowywać już nie przez 3 lata, jak dotąd uznawano, ale przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Zdaniem autorki

Klaudia Szczupak, prawnik w Konieczny, Wierzbicki Kancelaria Radców Prawnych Spółka Partnerska

Wprowadzone uszczegółowienie zakresu ewidencji czasu pracy zdaje się być podyktowane podstawowym założeniem, jakie leży u podstaw prowadzenia ewidencji. Jak wprost wskazują przepisy k.p., pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dane gromadzone w ewidencji umożliwiają m.in. obliczenie dodatku za nadgodziny, dodatku za pracę w porze nocnej, ale także zabezpieczają przed naruszaniem limitów minimalnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego, co ma istotne znaczenie chociażby w kontekście pracowniczych dyżurów „pod telefonem". Z powyższych względów ewidencję nie tylko trzeba, ale też warto na bieżąco aktualizować. Prowadzona rzetelnie stanowi odpowiednią podstawę do szeregu rozliczeń pomiędzy pracodawcą a pracownikami. Warto przy tym pamiętać, że pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy na każde żądanie pracownika. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji, stanowi natomiast wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA