Etatowiec, któremu powierzono mienie, ponosi za nie pełną odpowiedzialność. Tak stanowi art. 124 kodeksu pracy. Warunkiem ustanowienia odpowiedzialności materialnej jest prawidłowe powierzenie mienia pracownikom, którzy mają być objęci takim obciążeniem. Muszą mieć świadomość, za jakie mienie i o jakiej wartości będą odpowiadać.
Z inwentaryzacją
Powierzenie następuje na mocy przeprowadzonego spisu w naturze (inwentaryzacji), którego należy dokonać z udziałem tych pracowników lub wskazanych przez nich osób. W zasadzie powierzenie powinno nastąpić na piśmie, choć kodeks pracy nie zawiera takiego zastrzeżenia. Zatem prawidłowe powierzenie mienia to takie, które pozwala ustalić stan zerowy, czyli punkt wyjścia do późniejszych rozliczeń. Spis początkowy i końcowy powinny umożliwić wyliczenie ewentualnego braku (niedoboru w mieniu). Inwentaryzację przeprowadza pracodawca wspólnie z pracownikiem. Spisuje się z niej protokół, który podpisują obie strony. Nie musi jej poprzedzać żaden szczególny dokument.
Rzeczywista zgoda
Orzecznictwo wskazuje ponadto, że pracownik, któremu powierzono mienie w prawidłowy sposób, odpowiada za nie na podstawie art. 124 k.p., choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tego obciążenia. Istotna jest bowiem rzeczywista zgoda pracownika na przyjęcie tej odpowiedzialności, wynikająca wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażona na tyle wyraźnie, aby nie budziła wątpliwości.
Ponadto powierzenie mienia ma nastąpić w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających jego ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymanie go w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie zwrócił dobra lub wyliczył się z nich. Tak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 9 stycznia 2014 r. (I PK 178/13).
Na firmie dochodzącej od pracownika odszkodowania na podstawie przepisów o odpowiedzialności materialnej za szkodę wyrządzoną w mieniu powierzonym ciąży obowiązek wykazania tego ubytku i jego wysokości. Jeżeli mienie powierzono w sposób prawidłowy, czyli wiadomo, jaki towar i w jakiej wysokości przekazano pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia (w zasadzie prawidłowość tę zapewnia spis z natury), to dowód powstania szkody i jej wysokość z reguły nie nasuwa większych trudności. W szczególności przeprowadzona w takich warunkach inwentaryzacja pozwala stwierdzić, czy powstała szkoda (niedobór) i ile ona wynosi.
