Każdy pracownik ma prawo do regeneracji i wypoczynku od pracy. Służą temu liczne przepisy gwarantujące przerwy od pracy, odpoczynki – dobowe, tygodniowe, jak i prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Zasadą jest, że pracownik powinien go wybrać w całości w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Jednak taki ideał często ciężko osiągnąć, co wynika z rozmaitych okoliczności. Nie da rady wykluczyć np. długich absencji chorobowych czy powodów organizacyjnych dotyczących zakładu, które uniemożliwiły pełny odpoczynek, jaki przysługiwał pracownikowi w roku kalendarzowym.
Niewykorzystany w nim urlop, niezależnie od przyczyn jego niewybrania, nie przepada ani nie podlega redukcji. Wole dni, w których pracownik nie wypoczywał, przechodzą na kolejny rok. W przeciwieństwie jednak do nowego urlopu zaległość wakacyjna nie może przypadać w dowolnym terminie w ciągu pełnych 12 miesięcy. Z art. 168 kodeksu pracy wynika, że urlopu niewykorzystanego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy udzielić do 30 września następnego roku kalendarzowego. Udzielenie urlopu leży w gestii pracodawcy, ale co do zasady jednostronne skierowanie pracownika na wolne jest zabronione. Oznacza to, że strony powinny porozumieć się co do daty wykorzystania zaległości, tak aby szef miał możliwość udzielenia wypoczynku najpóźniej do końca trzeciego kwartału.
Nie można jednak wykluczyć, że pracownik nie będzie zainteresowany wykorzystaniem zaległego urlopu w czasie korespondującym z obowiązkowym terminem jego udzielenia. Powodem może być np. chęć kumulowania wypoczynku, aby go przenieść na sezon zimowy czy nawet na kolejny rok kalendarzowy. Jak postąpić z tym, komu nie spieszy się z wypoczywaniem? Czy i jak można zmobilizować pracownika do wybrania wakacyjnej zaległości?
Co do zasady przepisy kodeksu pracy nie przewidują zmuszania czy jednostronnego wyznaczania przez pracodawcę terminu wykorzystania urlopu. Sytuacją wyjątkową jest udzielenie go w okresie wypowiedzenia – wówczas pracownik musi wziąć urlop zgodnie z poleceniem przełożonego. Czy jednak pracodawca, mimo iż nie wynika to z przepisów, nie ma sposobu zmobilizowania podwładnego do wybrania urlopu zaległego? W stosunku do opornego taka możliwość, a nawet konieczność istnieje. Pomoże tu wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05). Wynika z niego, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wtedy, gdy ten nie wyraża na to zgody. Zgodnie z tym stanowiskiem SN, uwzględniając przepis zobowiązujący pracodawcę do udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września, wolno przyjąć, że można pracownika na niego wysłać nawet bez jego akceptacji. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na odpowiedzialność za nieudzielenie zaległego uprawnienia w ustawowym terminie.
Chcąc prawidłowo wypełnić wymóg związany z udzieleniem zaległego urlopu, pracodawca powinien zapewnić pracownikowi rozpoczęcie korzystania z niego przynajmniej w ostatnim dniu września. Dla poprawności jego udzielenia nie ma znaczenia, że wypoczynek prawie w całości przypadnie w październiku. Liczy się to, że formalnie został udzielony do końca września.
