Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167) nie zobowiązuje tu bezpośrednio pracodawcy do wyrażenia zgody na pokrywanie wydatków przewyższających ryczałt. Nie narzuca obowiązku pokrywania wyższych kosztów przemieszczania się komunikacją miejscową niż kwota ryczałtu. To decyzja pracodawcy. Przy jej podejmowaniu należy jednak pamiętać, że pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych ze zleconą mu delegacją (art. 775 § 1 k.p.), a koszty realizacji poleceń służbowych pokrywa pracodawca i nie może tych wydatków przerzucać na podwładnego.
Przewidziana w rozporządzeniu stawka ryczałtu w wielu przypadkach jest zbyt mała. Często nie wystarcza nawet na zakup dwóch biletów komunikacji miejskiej. Jeżeli zatem pracownik musi się przemieszczać i dokumentuje wysokość poniesionych wydatków bezpośrednio powiązanych z realizowanym zadaniem służbowym, to pracodawca może, a nawet powinien, wyrazić zgodę na ich zwrot.
Jako zasadę należy jednak przyjąć konieczność uzgadniania takich wydatków przed wyjazdem lub kontaktowania się z pracodawcą przed ich dokonaniem. Jedynie w drodze wyjątku szef powinien uznawać wydatki, o których dowiedział się po fakcie – tj. wówczas, gdy znacznie utrudnione było ich uzgodnienie przed poniesieniem.
Należy też zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię. Delegacja polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 k.p.). Podróż służbowa rozpoczyna się więc po opuszczeniu miejscowości określonej jako miejscowość rozpoczęcia delegacji. Dojazd w jej obrębie (np. z mieszkania pracownika na dworzec) nie jest jeszcze delegacją, a co za tym idzie – nie można rozliczyć kosztów tego przejazdu w zakresie świadczeń z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji zwrotu wartości biletów komunikacji lokalnej z miejscowości „startu" nie można traktować jako wolnego od obciążeń podatkowo-składkowych.
Inaczej byłoby, gdyby pracownik dojechał komunikacją miejską do innej miejscowości, z której ruszyć ma w dalszą podróż np. pociągiem. Mamy wówczas do czynienia nie tyle z przejazdami komunikacją miejscową, ile z pierwszym środkiem transportu podczas delegacji.
