Jak zapewnić pełną obsadę w sklepie nie łamiąc norm czasu pracy

- Sklep działa od godz. 9 do 18 od poniedziałku do piątku. Stosujemy podstawowy system czasu pracy, ale prowadzi to regularnie do powstawania nadgodzin. Czy poprawiłaby tu coś zmiana systemu? Jakie rozwiązania można zastosować poza zwiększeniem liczby personelu, aby zapewnić pełną obsadę w sklepie? – pyta czytelnik.

Rozwiązanie zależy m.in. od tego, czy przez wszystkie godziny niezbędna jest cała obsada sklepu, czy np. w środku dnia nie występuje spadek zapotrzebowania na pracę. W systemie podstawowym nie ma możliwości planowania pracy po 9 godzin ani regularnego zlecania godzin nadliczbowych. System równoważny co prawda pozwala na wydłużenia dzienne powyżej 8 godzin, ale trzeba w nim przewidywać krótsze dni pracy. Każde wyjście rozbija się więc o zbyt szczupły personel.

Czas pracy nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144 kodeksu pracy. Przepisy te dopuszczają stosowanie wydłużeń czasu pracy w zakresie doby oraz niekiedy również tygodnia.

Spośród systemów przewidzianych w kodeksie pracy czytelnik może w przedstawionej sytuacji stosować ten podstawowy lub równoważny.

W podstawowym...

Podstawowy system czasu pracy można określić jako najbardziej „tradycyjny" spośród wszystkich przewidzianych w kodeksie pracy. Jego istota polega na wykonywaniu pracy przez 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Podstawowy czas pracy stanowi odniesienie dla innych systemów występujących w przepisach kodeksu pracy.

Stosujemy tutaj w pełni zasadę wyrażoną w art. 129 k.p.: czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Jedną z cech istotnych tego systemu, odróżniających go od innych systemów, jest właśnie zasada 8-godzinnego dnia pracy. Odmienności innych regulacji dotyczących czasu pracy (np. równoważnego czasu pracy) opierają się właśnie na umożliwieniu odstępstw od tej zasady i określeniu wydłużenia liczby godzin do przepracowania na dzień (do maksymalnie 12). W podstawowym systemie nie mogą występować sytuacje, w których praca w poszczególnych dobach będzie przekraczała 8 godzin, przy odpowiednim skróceniu czasu pracy w innych dniach. Takie przekroczenie stanowić będzie pracę w godzinach nadliczbowych (nadgodziny dobowe).

Ważne! Praca w nadgodzinach jest dopuszczalna w razie:

- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

- szczególnych potrzeb pracodawcy.

Pierwsza grupa obejmuje sytuacje siłą rzeczy nieznane z wyprzedzeniem. Druga dotyczy potrzeb nieperiodycznych, specjalnych, nieregularnych, powiązanych z określoną sytuacją. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 26 maja 2000 r. (I PKN 667/99), są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością. Można oczywiście znać te potrzeby z wyprzedzeniem i przekazać o tym informację pracownikowi wcześniej. Niemniej nie obejmują one sytuacji, w których w harmonogramie przewiduje się po prostu większą liczbę godzin do przepracowania. Niedopuszczalne byłoby planowanie codziennie jednej nadgodziny (z powodu pracy sklepu przez 9 godzin).

W systemie podstawowym możliwe byłoby ustalenie pracy jedynie 8 godzin na dobę. W odniesieniu do funkcjonującego przez 9 godzin sklepu oznaczałoby to konieczność angażowania załogi w następujący sposób:

- część osób w godz. 9–17, część od 10 do 18, lub

- zatrudnianie wszystkich pracowników na 8 godzin z zastosowaniem godzinnej przerwy nie wliczanej do czasu pracy z art. 141 k.p. (o tej przerwie poniżej) lub

- zatrudnianie pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze, co pozwoliłoby na swoiste dopełnienie godzin pracy przez pracujących krócej w ciągu doby.

...i równoważnym

System równoważnego czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużania dobowego czasu powyżej 8 godzin. Wydłużenia dobowe trzeba jednak zrekompensować krótszą pracą w innych dniach lub dniami wolnymi w ciągu przyjętego okresu rozliczeniowego. Nadal obowiązuje taki sam wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że w tym systemie wolno planować pracę personelu po 9 godzin, ale nie każdego dnia.

Przykład

Pracownik pracuje w systemie równoważnym przez cztery dni po 9 godzin, piątego dnia ma zaplanowane 4 godziny.

Można także np. ustalić dla pracownika 8 dni oznaczonych jako dni pracy (czyli w podanej sytuacji od poniedziałku do piątku) po 9 godzin i dziewiąty dzień wolny. W obu przypadkach czas pracy zostałby „wyrównany" we wskazanych okresach kilkudniowych.

Ważne! W systemie równoważnym nie ma możliwości planowania w każdym dniu pracy ponad 8-godzinnej. Taki sposób dotyczy jedynie poszczególnych dni przy konieczności przewidywania krótszej pracy w innych dniach lub większej liczby dni wolnych. Zastosowanie tego systemu nie odblokuje dopuszczalności planowania pracy przez 6 dni w każdym tygodniu po 9 godzin w każdym dniu.

U czytelnika można zastosować oba podane systemy. W obu przypadkach niezbędne będzie ułożenie harmonogramów czasu pracy dla zaangażowanych. W każdym podstawową kwestią byłaby ocena poziomu zatrudnienia oraz zapotrzebowania na pracę w poszczególnych częściach dnia pracy.

Z godzinną przerwą

Kodeks pracy pozwala stosować nie więcej niż godzinną (ale także krótszą), niezaliczaną do czasu pracy i niewynagradzaną przerwę w pracy (art. 141 k.p.). Może się ona odnosić do każdego pracownika, bez względu na wymiar etatu, w jakim jest zatrudniony i liczbę godzin do przepracowania w danym dniu. Z jednej strony pozwala ona podwładnym na dłuższy odpoczynek w ciągu dnia oraz załatwienie swoich spraw (np. w urzędach).

Z drugiej strony pracodawcy ułatwia plastyczne ułożenie zatrudnienia przy zmniejszeniu zapotrzebowania na pracę w określonych godzinach.

Faktycznym celem przerwy ma być spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych przez pracowników. Stosując ją wolno też pośrednio zapewnić łatwiejsze ułożenie pracy w powiązaniu ze zmiennym na przestrzeni doby zapotrzebowaniem na usługi firmy.

Przerwę wprowadza się w regulaminie pracy, a w przy zatrudnieniu poniżej 20 pracowników – w umowie o pracę .

Nie wolno stosować w ciągu doby więcej niż jednej dodatkowej przerwy. Nie ma przy tym znaczenia długość poszczególnych przerw.

Przerwy tej udziela się niezależnie od przerw zagwarantowanych przepisami. Chodzi tu o tzw. przerwę śniadaniową (przysługująca każdemu pracownikowi, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin), dodatkową dla niepełnosprawnych pracowników czy w pracy przy monitorach ekranowych lub na karmienie dziecka piersią.

Przepisy nie przewidują ograniczeń, jeśli chodzi o stosowanie 60-minutowej przerwy w poszczególnych systemach czasu pracy. Może być ona stała dla wszystkich, ale też przypadać w różnych godzinach dla poszczególnych osób. W związku z tym, że przerwa nie musi przypadać w tym samym czasie dla całej załogi, w ten sposób „zagospodaruje" ona nawet dłuższą część dnia.