Zasady delegowania cudzoziemca za granicę a zaświadczenie z ZUS

Czytaj także: Delegowanie cudzoziemców do świadczenia pracy na terytorium innego państwa członkowskiego UE

- W praktyce delegowanie za granicę cudzoziemców legalnie zatrudnionych w Polsce wciąż budzi wątpliwości pracodawców. Te zasady nie są dla nich jasne.

Katarzyna Gospodarowicz radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM): Oczywiście, że nie są jasne. Wysyłanie naszych krajowych pracowników jest procesem złożonym, a co dopiero delegowanie cudzoziemców. W tej sytuacji trzeba zastosować kilka aktów prawnych, w tym sięgnąć również do przepisów państwa, w którym czasowo pracę będzie świadczył nasz podwładny.

- W takim razie od czego zacząć?

Od upewnienia się, że cudzoziemiec legalnie świadczy u nas pracę. Niby jest to oczywiste, ale jak pokazuje praktyka, nie do końca zrozumiałe dla wszystkich pracodawców. Po pierwsze, pracownik musi posiadać legalną podstawę zatrudnienia. Jest to oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, które jest wpisywane do rejestru prowadzonego przez powiatowe urzędy pracy, bądź zezwolenie na pracę wydawane przez wojewodę.

- Jaka jest różnica między tymi tytułami?

Zasadnicza to taka, że oświadczenie jest adresowane wyłącznie do obywateli sześciu państw, tj. Ukrainy, Republiki Białorusi, Federacji Rosyjskiej, Republiki Gruzji, Republiki Armenii, Republiki Mołdawii. Praca na oświadczeniu nie może być wykonywa przez okres dłuższy niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby podmiotów powierzających cudzoziemcowi wykonywanie pracy. Z kolei zezwolenie na pracę jest wydawane wszystkim obcokrajowcom na okres nie dłuższy niż 3 lata. Oczywiście może być przedłużane.

- Czy zawsze konieczne jest legalizowanie zatrudnienia?

Są sytuacje, gdy faktycznie nie ma potrzeby ubiegania się o jeden z tych dokumentów. Są to tzw. zwolnienia z obowiązku uzyskiwania zezwolenia na pracę, m.in. wymienione w art. 87 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ale również w rozporządzeniu w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Najczęściej będziemy mieli do czynienia z sytuacją zwolnienia, gdy pracownik posiada Kartę Polaka, zezwolenie na pobyt stały, ale również w przypadku studentów czy absolwentów stacjonarnych studiów wyższych.

- Co z legalnością pobytu? Czy ona jest również ważna dla pracodawcy?

Oczywiście. Choć legalność pobytu sprawdzamy w drugiej kolejności po skontrolowaniu legalności zatrudnienia, to jest to równie ważne. Pracodawcę zobowiązuje do tego ustawa o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Z jej art. 2 i 3 wynika nie tylko obowiązek żądania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, ale również przechowywania przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii tego dokumentu. Co więcej, wypełnienie tego obowiązku zwalnia pracodawcę z odpowiedzialności za ewentualne nielegalne zatrudnienie cudzoziemca, gdy okaże się, że ten jednak nie posiadał prawa do pobytu w Polsce.

- Wróćmy zatem do delegowania. Na jakich zasadach można wysłać zagranicę cudzoziemca?

To, czy pracodawca będzie mógł delegować swoich pracowników do świadczenia pracy na terytorium innego państwa członkowskiego UE, zależy głównie od spełnienia warunków przewidzianych przez inne państwo. Trzeba zatem sięgnąć do wewnętrznych regulacji tego kraju. Nasza ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy umożliwia czasowe delegowanie do Polski bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Ale przykładowo jadąc do Niemiec pracownicy muszą uzyskać tzw. wizę Vander Elst w Ambasadzie Niemiec w Warszawie.

- Jakie najczęściej problemy czekają na cudzoziemców przy ubieganiu się o wizę celem delegowania, np. wizę Vander Elst?

W praktyce problem zaczyna się już na etapie przygotowywania dokumentów do wniosku wizowego. Warto poświęcić trochę czasu, aby dobrze sporządzić ten wniosek i uniknąć konieczności jego uzupełniania w przyszłości, co wiąże się oczywiście z dłuższym czasem oczekiwania na wizę. Jednak tym, z czym ostatnio borykają się polskie firmy wysyłające swoich cudzoziemców do Niemiec, jest okres oczekiwania na wydanie wizy, a w zasadzie na termin złożenia wniosku. Obecnie rejestracja terminów odbywa się w formie elektronicznej. Z uwagi na dużą liczbę aplikacji, na wizytę trzeba poczekać około miesiąca. Później wiza wydawana jest już zaledwie w kilka dni.

- Na jak długo można delegować cudzoziemca zagranicę?

Przepisy nie wskazują na dopuszczalny okres delegowania. Te same zasady mają zastosowanie do obywateli polskich, jak również cudzoziemców. Wskazuje się, że są to maksymalnie 24 miesiące związane z podleganiem polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych w czasie pracy zagranicą.