fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Nie za każdy nocleg przysługuje pracownikowi ryczałt

Fotolia
Pracownik, który podczas podróży służbowej przebywa na terenie Polski krócej niż 6 godzin w przedziale godzin od 21 do 7, nie ma prawa do ryczałtu za ten nocleg.

- Pracownik pojechał w podróż służbową samochodem z Lublina do Berlina. Z przedstawionego oświadczenia wynikało, że nocował w Szczecinie, gdzie przejazd zakończył o godz. 2.00. Kolejne dwie noce spędził w Berlinie, przy czym drugiej nocy wyjechał o godz. 4.00 w drogę powrotną. Nie przedstawił rachunków za noclegi, nie miał również zapewnionych noclegów przez pracodawcę. Czy należy wypłacić mu ryczałty za wszystkie trzy noce? Czy w odniesieniu do tego wyjazdu wszystkie ryczały trzeba liczyć według stawki dla Niemiec? – pyta czytelniczka.

Ryczałt należy wypłacić za oba noclegi w Berlinie. W odniesieniu do noclegu na terenie Polski świadczenie to nie przysługuje, bo nocleg nie trwał co najmniej 6 godzin przypadających w przedziale czasowym pomiędzy 21.00 a 7.00. Ponieważ czas podróży zagranicznej liczy się od chwili przekroczenia granicy, nieprawidłowe byłoby przyjęcie dla noclegu na terenie Polski stawek przyjętych dla Niemiec.

Zwrot kosztów

Za nocleg podczas podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż:

- w delegacji krajowej – 20-krotność stawki diety (dieta wynosi 30 zł, zatem limit to 600 zł),

- w delegacji zagranicznej – w granicach ustalonych na ten cel limitów dla poszczególnych państw określonych w załączniku do rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167).

Brak dokumentów

W razie nieprzedłożenia dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów noclegu (faktura, rachunek, oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania) oraz niezapewnieniu przez pracodawcę nieodpłatnego noclegu, pracownik ma prawo do ryczałtu noclegowego. Ryczały noclegowe przysługują w wysokości:

- 150 proc. diety w delegacjach krajowych,

- 25 proc. limitu noclegowego określonego w rozporządzeniu dla państwa, w którym miał miejsce nocleg – w razie wyjazdu zagranicznego.

Ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że pracownik rzeczywiście poniósł te koszty (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06, Pr.Pracy 2007/ 6/29). Ryczałtu nie pozbawia więc darmowy nocleg u rodziny czy znajomych. W zakresie wykluczenia prawa do ryczałtu nie bierze się bowiem pod uwagę jedynie tego, że pracownik nie ponosił kosztów noclegu, ale że było to dodatkowo związane z określonymi działaniami pracodawcy lub podmiotu mającego związek z pracodawcą (kontrahenta, firmy współpracującej, instytucji zapraszającej itp.). „Bezpłatny" nocleg pozbawiający prawa do ryczałtu nie oznacza zawsze literalnie każdej bezpłatności dla pracownika, ale tylko „taką bezpłatność", do której przyczynił się w jakiś sposób pracodawca (bezpośrednio lub pośrednio).

Minimalny czas

Istotnym warunkiem w odniesieniu do ryczałtu noclegowego w delegacjach krajowych (zastrzeżenia tego nie ma przy wyjazdach zagranicznych) jest to, że aby go wypłacić, nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. W konsekwencji pracownik, który zakończył przejazd (ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu) o godz. 2.00, nie spełnił warunku minimum czasu trwania noclegu dla uzyskania ryczałtu. Wypłacenie ryczałtu za noclegi „krajowe" bez uwzględnienia tego zastrzeżenia czasowego oznacza wypłacenie świadczenia nieprzewidzianego przez przepisy rozporządzenia, czyli świadczenia niepodlegającego zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.

Takie ograniczenie czasowe nie występuje w odniesieniu do wyjazdów zagranicznych. Wystarczające jest, byśmy mówili o fakcie odbywania noclegu poza czasem przejazdu, który to nocleg w części przynajmniej zahacza o noc.

Przekroczenie granicy

Czas podróży zagranicznej odbywanej środkami komunikacji liczy się:

1) dla podróży lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

2) dla podróży lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

3) dla podróży morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej, dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną (wyrok SN z 29 listopada 2000 r., I PKN 108/00, OSNP 2002/ 13/306).

Przy podróży lądowej stosunkowo często występują przejazdy po terenie Polski. Stanowią one oczywiście podróż służbową, ale krajową, a nie zagraniczną. Stąd wszystkie świadczenia za ich czas naliczane są według regulacji odnoszących się do delegacji krajowych. Nieprawidłowe byłoby zatem – w sytuacji, gdyby nocleg w Szczecinie spełniał minimum czasowe – naliczenie ryczałtu według stawki przyjętej dla Niemiec.

Warto podkreślić, że przy wyjeździe zagranicznym stawka limitu noclegowego oraz – co w praktyce może być bardziej istotne – ryczałtu noclegowego odnoszona jest do kraju, w którym nocleg ma miejsce. Przy przejeździe tranzytowym państwo docelowe decyduje jedynie o wysokości diety. Pozostałe świadczenia trzeba naliczać według stawek przypisanych do kraju, w którym dany wydatek jest ponoszony. Przy rozliczaniu delegacji należy pobrać od pracownika oświadczenie dotyczące kraju, w którym miał miejsce nocleg.

Autor jest prawnikiem

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA